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Amazon Zocalo – Dokumentspeicherung und Dokumentweitergabe für Unternehmen

Das Weitergeben und Kommentieren von Dokumenten in Unternehmen ist ein Problem, das in der Praxis häufig so aussieht: Ein Mitarbeiter erstellt ein Dokument, versendet es als Email-Anhang an seine Kollegen und eventuell externe Partner, bekommt die Überarbeitungen in verschiedenen Varianten, pflegt all diese Kommentare in ein Dokument ein, versendet dieses wiederum und fügt wiederum die Kommentare zusammen. Das führt zu übervollen Posteingängen, nicht abgestimmten Versionen und viel Arbeit für die Mitarbeiter. Um diesem Problem zu begegnen haben wir eine zentrale Dokument-Austauschplattform geschaffen, die nicht nur die Posteingänge entlastet sondern auch den Dokumentüberarbeitungs- und Austauschprozess besser strukturiert. Unsere Unternehmenskunden haben uns nach solch einer integrierten Plattform mit sicherem, regionsspezifischem Speicherplatz gefragt

Amazon Zocalo

Zocalo0Heute stellen wir Amazon Zocalo vor. Zocalo ist ein voll verwalteter, sicherer Dokumentspeicherungs- und –weitergabedienst, der für die Anforderungen von Unternehmen entworfen wurde. Wie Sie sehen werden bietet Zocalo den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zu Dokumenten, unabhängig von Ort, Gerät und Beziehung des Benutzers zum Unternehmen. Als Eigentümer des Dokuments können Sie es für spezifizierte Benutzer innerhalb oder außerhalb des Unternehmens freigeben, und Sie können diese Benutzer um Kommentare (bei Bedarf mit Deadline) bitten.

Zocalo gibt Ihnen jederzeit und überall einfachen Zugang zu den Dokumenten, unabhängig vom verwendeten Gerät. Zocalo bietet versionierten Review und Kommentierung von Dokumenten für viele Dokumentarten. Sicherheitsbewusste Administratoren können den Zugriff auf Dokumente kontrollieren und auditieren.

Durch zentrale Benutzerverwaltung (bei Bedarf mit Ihrem bestehenden Active Directory verbunden) und die umfassende Kontrolle über die Dokumentweitergabe vermeidet Zocalo die versehentliche Überschreitung von Grenzen. Alle Dokumente werden in einer von Ihnen ausgewählten AWS Region gespeichert und auf dem Übertragungsweg verschlüsselt. Der Dokumenten-Eigentümer kann zusätzlich bei Bedarf das Herunterladen der Dokumente als zusätzlichen Schutz verbieten.

Die Zocalo-Clientanwendung kann auf Computer mit Windows 7 oder MacOS (ab 10.7) installiert werden. Der Benutzer gibt dort einen Ordner für die lokale Synchronisation an. Jedes dort hinzugefügte Dokument wird automatisch über eine verschlüsselte Verbindung auf Zocalo hochgeladen und von dort mit Ihren anderen Geräten synchronisiert. Sie können auch von Ihrem iPad, Kindle Fire oder Android Tablet auf Zocalo zugreifen.

Im Folgenden werde ich Zocalo aus drei Gesichtspunkten betrachten: Als Dokumenten-Eigentümer, als Reviewer und als Zocalo Administrator.

Zocalo für Benutzer

Wenn Sie bereits ein Zocalo-Konto haben (siehe Zocalo für Administratoren für Details über Benutzer und Kennwörter) können Sie sich einfach auf der Zocalo-Seite Ihres Unternehmens anmelden:

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Nachdem ich mich angemeldet und ein paar Dokumente hochgeladen habe sieht die Homepage so aus:

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Ich kann nach Bedarf Ordner erstellen und Dokumente per Drag&Drop hochladen. Wenn ich ein Dokument anklicke sehe ich die Vorschau:

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Sie können Dokumente mit bis zu 5GB Größe hochladen. Alle Dokumententypen sind unterstützt, eine Vorschaudarstellung funktioniert für Microsoft Office Dokumente, PDFs, Bilder und Textdateien. Ich habe den Entwurf mit Mark und Brian geteilt und sie gebeten, Kommentare zu geben:

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Zocalo zeigt mir den Status:

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Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben kann ich in Zocalo Ordner anlegen und meine Dokumente darin speichern. Die Berechtigungen können auf Ordner-Ebene gesetzt werden und betreffen dann alle Dokumente in dem Ordner. Dadurch kann ich leicht Gruppen von Dokumenten für ein Projekt oder eine Abteilung freigeben.

Nach einiger Zeit haben meine Kollegen ihre Kommentare gegeben. Ich kann durch einen Klick auf Activity die Kommentare und Review-Ergebnisse meiner Kollegen sehen:

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Es können sowohl globale Kommentare gegeben werden als auch Anmerkungen für bestimmte Textabschnitte, die nach Seiten gruppiert angezeigt werden:

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Ein Klick auf einen Kommentar den Zielbereich im Dokument und eine Verbindung dorthin. Jeder Reviewer hat dabei eine eigene Farbe:

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Der nächste Schritt ist dann das Lesen aller Kommentare, die Überarbeitung des Dokuments und das Hochladen einer neuen Version:

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Wenn das Dokument im Microsoft Word Format ist kann ich mir auch eine Version mit allen Kommentaren herunterladen:

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Es gibt noch viel mehr, aber dieser Post wird bereits recht lang. Sie können Zocalo selbst mit dem Zocalo Limited Preview testen.

Zocalo für Reviewer

Jetzt möchte ich den Freigabe- und Review-Prozess von der anderen Seite zeigen. Ich kann die Dokumente, die für mich zum Review freigegeben wurden leicht in der Übersicht sehen:

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Durch einen Klick auf das Dokument kann ich es lesen und Kommentare abgeben Zocalo zeigt mir wie das Kommentieren funktioniert in einem Popup:

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Ich markiere einfach einen Bereich im Dokument und gebe meinen Kommentar ein:

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Nachdem ich mit dem Kommentieren fertig bin sende ich die Kommentare an den Dokumenten-Eigentümer, der sie wie schon gezeigt (hoffentlich) in die nächste Version des Dokuments integriert:

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Auch beim Überarbeiten von Dokumenten gibt es viele weitere Details, auf die ich hier in der Kürze nicht eingehen kann.

Schauen wir uns nun die Administration an

Zocalo für Administratoren

Jedes Zocalo-Konto muss mindestens einen Administrator haben Der Administrator ist für die Erstellung und Verwaltung der Benutzerkonten, die Sicherheitseinstellungen, die Speicherplatzgrenzen und die Überwachung des Dienstes zuständig.

Der Administrator beginnt mit der Einrichtung der Zocalo-Umgebung in der  AWS Management Console:  

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Sie können Quick Start für eine vereinfachte Einrichtung oder Full Setup für die Einrichtung einer Verbindung zu einem bestehenden Active Directory wählen:

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Ich habe Quick Start verwendet und ein paar Parameter eingegeben:

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Nach einigen Minuten wurde ich per Email informiert, dass meine Umgebung bereit ist:

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Ich habe ein Passwort eingerichtet und war nun der Administrator meiner eigenen Zocalo Site:

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Nach der Anmeldung sehe ich das Dashboard:

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Im Dashboard kann ich Speicherplatz für meine Zocalo-Benutzer einrichten. Standardmäßig erhalten neue Benutzer 200 GB Speicherplatz als Teil ihres Benutzerkontos. Der Administrator kann zusätzlichen Speicherplatz zuweisen, der pro GB und Monat abgerechnet wird.

Der Administrator kann die Dokumentenfreigabe der Site einstellen – unbegrenzte Freigabe für Externe, Freigabe nur für bestimmte Domänen (z.B. von Geschäftspartnern) oder keine externe Freigabe:

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Die Liste der Domänen kann so eingestellt werden:

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Ich kann auch einstellen, wen die Benutzer zu Zocalo einladen dürfen: jede Domäne, bestimmte Domänen, oder die externe Freigabe kann auf Administratoren beschränkt werden:

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Der Administrator kann die Benutzeraktivitäten und die Speicherplatznutzung seiner Benutzer überwachen. Auch ein Audit Log der Dokumentaktivitäten kann erstellt werden. 

Preise und Verfügbarkeit

Um Zocalo zu testen können Sie am Zocalo Limited Preview teilnehmen.

Zocalo kann eng mit Amazon WorkSpaces zusammenarbeiten. Jeder Workspaces-Benutzer erhält automatisch 50 GB Zocalo-Speicherplatz sowie die Zocalo Webapplikation, die Tablet-Apps und die Kommentarmöglichkeiten ohne zusätzliche Kosten. Der Zocalo-Administrator kann den Speicherplatz für 2 US$ pro Monat und Benutzer auf 200 GB erhöhen.

Wenn Sie Workspaces nicht nutzen kostet Zocalo 5 US$ pro Monat inklusive 200 GB Speicherplatz pro Benutzer. Weiterer Speicherplatz wird pro Gigabyte und Monat abgerechnet. Mehr Infos auf der Pricing-Seite

Zocalo ist in den AWS Regionen Europe (Ireland), US East (Northern Virginia) und US West (Oregon) verfügbar. Alle in Zocalo gespeicherten Dokumente werden verschlüsselt innerhalb der gewählten AWS Region gespeichert.

Gruß,

Steffen