¿Existe alguna lista de comprobación que me ayude a crear y planificar mi primera reunión?

GitHub ha publicado unas directrices para eventos para desarrolladores excelentes que le ayudan desde un mes antes del evento hasta el día en que se celebra. Para ver la lista de comprobación al completo, visite su Programa de organizadores de Meetup.

¿Por dónde comienzo?

En primer lugar, necesita averiguar en qué plataforma se hospedará el grupo. Hay diferentes opciones entre las que elegir, pero la mayoría de los líderes de grupos de usuarios prefieren Meetup.com. Se trata de la forma más rápida de conectarse con otros líderes de grupos de usuarios y de encontrar a miembros de grupos cercanos. Es importante recordar que el tipo de plataforma que seleccione afectará al estilo de la comunicación y a la facilidad de configuración. Elija la opción que más le convenga. También puede crear una comunidad en Google+ o Facebook.

¿Cómo elijo un líder?

Si se ha inscrito y ha creado un grupo, el líder es usted. No obstante, debería plantearse expandir el grupo directivo para incluir a otros miembros que puedan ayudarle a hacer frente a sus responsabilidades. Uno de los aspectos más importantes de un grupo de usuarios con éxito es un equipo directivo entusiasta. Los organizadores o los líderes del grupo deben tener motivación y una amplia gama de recursos. Si está ocupado y no puede organizar una reunión, los coorganizadores (o el equipo directivo) pueden intervenir y asumir el control.

¿Qué es lo que caracteriza a un buen líder?

Las personas con gran determinación y automotivación suelen ser buenos líderes de grupos de usuarios. A la hora de buscar coorganizadores que formen parte del grupo directivo, es mejor elegir coorganizadores con diferentes aptitudes. Un coorganizador con amplios conocimientos técnicos de AWS puede ayudar a encontrar y crear magníficas presentaciones. También se necesita una persona organizada, de confianza e innovadora con un conocimiento total de los mecanismos del email y los foros del sitio. También es buena idea contar con alguien que pueda ayudar a promover con éxito los eventos entre el personal y los canales sociales. Por ejemplo, si está muy especializado en el primer ámbito, piense en completar el equipo directivo con miembros que destaquen en otros ámbitos.

¿Dónde puedo encontrar contenido?

Para crear buenos grupos de usuarios y atraer miembros comprometidos, se necesitan unos programas y un contenido sólidos. Con varios servicios web y numerosas implementaciones, tendrá una variedad de contenido para elegir. Para empezar, pregunte a los miembros del grupo por ideas de contenido y propuestas de oradores. Tras haberse decantado por una idea, realice una encuesta al grupo para saber si alguien es experto en el tema y si estaría interesado en hablar sobre la cuestión. Si no encuentra a nadie, pida a los miembros del grupo que hagan sugerencias o que presenten a posibles oradores.

Un orador puede ser un miembro de la comunidad con una aplicación interesante o gran experiencia en un área determinada, un proveedor de servicio, un representante de AWS u otro proveedor de tecnología o servicios web. Los buenos grupos programan a los oradores de antemano y los preparan compartiendo con ellos sus necesidades e intereses. Asegúrese de tener un plan de reserva por si un orador cancela en el último minuto.

Los gurús de AWS estarán encantados de acudir y hablar sobre nuevas características y otros avances de AWS. Si desea hablar con un experto técnico de AWS en la próxima reunión a la que asista, contáctese con el equipo de expertos en evangelists@amazon.com

¿Cómo puedo elegir un espacio de reunión?/¿Dónde debe reunirse mi grupo?

La coordinación de las reuniones online es una buena opción, pero aún así necesita reservar un lugar físico para el grupo. El líder del grupo de usuarios es responsable de buscar, localizar y reservar un lugar para la reunión. Algunos lugares son gratuitos, pero otros requieren el pago de una cuota. Contáctese con el propietario de una instalación antes de notificar el lugar al grupo en la invitación a la reunión.

Busque para la reunión una ubicación de confianza donde haya un proyector y conexión a Internet. Pregunte a los miembros si disponen de una sala de conferencias que se pueda usar o pregunte en los clubs de la comunidad, negocios locales o restaurantes que tengan una sala independiente. También puede contactar con grupos de usuarios locales para preguntarles dónde se reúnen.

Programe las reuniones mensuales y publique los temas con antelación para organizarse mejor. Y lo más importante: ¡diviértase!

Si no está seguro de cómo comenzar, eche un vistazo a las siguientes sugerencias.

•       Instalaciones compartidas, como WeWork o Office Nomands

•       Consulte a los miembros del grupo si es posible celebrar el evento en sus oficinas

•       Consulte si hay salas de reuniones públicas disponibles en su oficina

•       Instalaciones universitarias o en colegios

•       Instalaciones comunitarias públicas

¿Cómo puedo crear una comunidad?

Los miembros se unen a los grupos por diversas razones. Las razones más comunes son para obtener conocimientos prácticos de cómo implementar tecnologías específicas, o bien, para establecer relaciones y para que su negocio prospere. Los buenos grupos comunican sus objetivos y son transparentes en cuanto a sus propósitos. Para crear una comunidad sólida, establezca una relación de confianza con el grupo y mantenga una comunicación periódica. Herramientas como Meetup.com han demostrado ser las más populares para administrar y promover reuniones y para comunicarse con los grupos.

Una de las formas más rápidas de promover el grupo es hacer publicaciones en feeds de Twitter, Facebook o Google+. Puede encontrar entusiastas similares entre sus contactos o estos pueden presentarle a otros que compartan los mismos intereses. La calidad es tan importante como el tamaño, así que céntrese en recabar contenido para la reunión a fin de que puedan reunirse con carácter regular.

¿Cuándo debo programar la primera reunión?

 

Depende de lo que sea mejor para el grupo. Antes de programar una reunión, comience una conversación o realice una encuesta y pregunte a los miembros del grupo qué fecha y hora les viene mejor. Debe baremar algunas opciones y seleccionar la opción más popular entre el grupo. Si programa reuniones regulares, los miembros del grupo podrán planear la asistencia a una reunión de antemano. Esto le ayudará a aumentar el número de asistentes y a reducir la presión o la confusión.

Es importante enviar un recordatorio antes del evento y, sobre todo, si se ha producido algún cambio en el evento. Dé a la comunidad tiempo para que respondan al email y muestre disposición para responder a cualquier pregunta que pueda surgir. Por último, cuando el evento haya finalizado, pida comentarios sobre el evento, a fin de que pueda continuar mejorando las reuniones.

Cuando ya tenga todo a punto y haya creado un grupo, después de haber formado el equipo directivo y de haber programado la primera reunión, no olvide contactarse con el equipo de la comunidad de AWS para que podamos agregar el grupo a la página oficial del grupo de usuarios. Contacte con nosotros y le ayudaremos a promocionar el evento y a facilitar orientaciones adicionales. ¡Nos encanta ver crecer la comunidad de AWS!