Amazon WorkDocs

Colaboración en contenidos segura y simplificada

Amazon WorkDocs es un servicio completamente administrado y seguro de creación de contenido, almacenamiento y colaboración. Con Amazon WorkDocs, puede crear, editar y compartir contenido de manera sencilla y, como se almacena de manera centralizada en AWS, puede acceder a él desde cualquier lugar o dispositivo. Por medio de Amazon WorkDocs, es fácil colaborar con otras personas, compartir contenido, ofrecer comentarios enriquecedores y editar documentos de manera colaborativa. Puede utilizar Amazon WorkDocs para retirar del servicio la infraestructura de recursos compartidos de archivos heredada y trasladar esos recursos a la nube. Mediante Amazon WorkDocs, puede realizar una integración con los sistemas existentes y cuenta con una completa API para desarrollar sus propias aplicaciones con grandes cantidades de contenido. Amazon WorkDocs se basa en AWS, por lo que su contenido se encuentra protegido en la infraestructura en la nube más grande del mundo.

Con Amazon WorkDocs, no hay pagos o compromisos iniciales. Solo pagará por las cuentas de usuario activas y el almacenamiento que use.

Introduction to Amazon WorkDocs (2:05)

Beneficios

Migre sus servidores de archivos y reduzca los costos de manera significativa

Amazon WorkDocs es un servicio completamente administrado con el que se pueden dejar de usar los costosos recursos compartidos de archivos de red y trasladar el contenido a la nube sin dificultades. Con los precios de pago por uso de Amazon WorkDocs, solo paga por las cuentas de usuario activas de su sitio. Mediante Amazon WorkDocs Drive, puede lanzar contenido directamente desde el explorador de archivos de Windows, el Finder de Mac o Amazon WorkSpaces, sin consumir su valioso espacio en disco local.

Comparta recursos de manera segura y en tiempo real con equipos internos y usuarios externos

Amazon WorkDocs le permite compartir recursos con equipos fácilmente e invitar a usuarios externos para realizar colaboraciones de forma integral en la organización. Puede usar la función Activity Feed (Fuente de actividad) en tiempo real para rastrear las acciones de colaboración en todo el sitio por archivo, carpeta o nombre de usuario. Con Amazon WorkDocs, puede reducir las largas cadenas de email gracias a las capacidades para realizar comentarios, resaltar contenido y solicitar opiniones. Con la búsqueda detallada, también puede encontrar comentarios de colegas en los documentos.  

Proteja su contenido en la nube

Con Amazon WorkDocs, puede almacenar el contenido en la infraestructura global en la nube más grande del mundo, creada para satisfacer los requisitos de los clientes que necesitan la mayor seguridad. El contenido está cifrado tanto en tránsito como en reposo. Puede revisar el seguimiento de las actividades de los usuarios y administradores para saber quién accede a qué. Con Amazon WorkDocs, también puede cumplir requisitos de conformidad porque el servicio respeta las directrices de HIPAA, RGPD, PCI DSS e ISO y se evaluó con los informes 1 a 3 del SOC. 

Incorpore contenido en aplicaciones y procesos

Con Amazon WorkDocs, es más sencillo agregar características con gran cantidad de contenido a las aplicaciones web y móviles porque puede utilizar este servicio como un repositorio de contenido. Con Amazon WorkDocs, puede utilizar las capacidades en los niveles de usuario y administrador del AWS SDK para lograr una integración con sus herramientas empresariales, como las aplicaciones antivirus y de detección de software malicioso.

Direccione sus documentos mediante un flujo de trabajo de aprobación

Con el flujo de trabajo de aprobación de Amazon WorkDocs, ahora puede direccionar documentos y otros archivos almacenados en WorkDocs para realizar aprobaciones. El flujo de trabajo de aprobación envía automáticamente los archivos, asigna tareas de revisión a los responsables de la aprobación y envía recordatorios y notificaciones. También puede realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes de aprobación y de aquellas cuya aprobación está pendiente.

Amplíe las capacidades de escritorio en la nube

Amazon WorkDocs Drive es una aplicación nativa de escritorio que combina la facilidad de trabajar con el explorador de archivos de Windows y el Finder de Mac con la escala de Amazon WorkDocs. Con Amazon WorkDocs Drive, todos sus archivos están disponibles bajo demanda desde su dispositivo sin necesidad de consumir valioso espacio en disco en su equipo o MacOS. Puede usar Amazon WorkDocs Drive como su unidad principal del usuario y para evitar el uso de recursos compartidos de red para almacenar contenido.

¿Qué es Amazon WorkDocs?

What-is-workdocs

Casos de uso

Reemplace los costosos recursos compartidos de archivos heredados

El uso compartido de archivos de red heredados y las soluciones de administración de contenido empresarial (ECM) locales son costosas, complejas y tienen una estructura monolítica. Muchas empresas líderes están buscando maneras de incorporar alternativas modernas, seguras, eficientes y rentables basadas en la nube. Con Amazon WorkDocs, puede migrar fácilmente contenido existente de recursos compartidos de archivos a la nube y los usuarios pueden continuar accediendo a la totalidad del contenido compartido individual y del equipo desde sus sistemas de archivos de escritorio nativos mediante WorkDocs Drive o a través de la aplicación móvil o la interfaz de usuario web.

Uso compartido y colaboración en equipos internos y externos

Con Amazon WorkDocs, tanto los usuarios finales como los equipos pueden almacenar fácilmente sus archivos dentro de WorkDocs. Además, es posible acceder a su contenido de forma sencilla desde todos los dispositivos. Amazon WorkDocs ofrece un uso compartido seguro que se puede auditar que está destinado a usuarios finales y equipos. Puede compartir sus archivos tanto dentro como fuera de su organización mediante el uso de AD for AuthN y AuthZ con permisos configurables y controles estrictos relacionados con el contenido disponible o no disponible para los usuarios. Los equipos también pueden compartir comentarios y solicitar opiniones en sus diferentes documentos y archivos.

Flujos de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo de aprobación de contenido son clave para que muchas organizaciones puedan automatizar procesos empresariales mediante el aumento de su nivel de coherencia y eficiencia. Amazon WorkDocs permite administrar flujos de trabajo de aprobación de archivos para que los usuarios puedan crear un flujo de trabajo correspondiente y direccionar archivos almacenados en WorkDocs a uno o más usuarios para que sean aprobados. El flujo de trabajo de aprobación permite a los usuarios crear flujos de trabajo para realizar un seguimiento y administrar sus procesos de aprobación de documentos de manera automatizada. 

Extensiones para aplicaciones y experiencias de contenido integrado

Con frecuencia, los clientes necesitan una integración directa entre sus sistemas, aplicaciones empresariales y repositorios de contenido existentes. Desean configurar sus experiencias de contenido mediante API sólidas. Automatización y extensibilidad: Amazon WorkDocs permite a las organizaciones lograr automatización y extensibilidad mediante SDK amplios para obtener un desarrollo personalizado y acceso al almacenamiento en la nube.

Casos prácticos de clientes

Uso compartido de contenido integrado, seguro y ágil para equipos internacionales

Samsung Engineering es una compañía internacional de EPC (ingeniería, adquisiciones, construcción) que ofrece soluciones integrales en todas las áreas de la planta, desde estudios de factibilidad hasta finanzas, diseño, compra, construcción y operaciones y mantenimiento. Desarrolla negocios activos en los mercados fabriles nacionales y mundiales, basándose en la tecnología, la experiencia y los excelentes recursos humanos incorporados.

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“Nuestros empleados deben compartir con frecuencia archivos grandes a nivel mundial, por eso estábamos buscando una opción más segura y eficiente para compartir contenido entre equipos en el extranjero. Utilizamos las API de Amazon WorkDocs para crear una característica integrada de intercambio de archivos que disminuyó en gran medida el tiempo que nuestros equipos pasan cargando, compartiendo y descargando archivos. Amazon WorkDocs nos ha ahorrado mucho tiempo y, por lo tanto, ha mejorado enormemente la eficiencia de nuestros equipos de trabajo”.

Sr. Seungwoo Ha, gerente de productos sénior, Samsung Engineering

Colaboración entre grupos ágil, rentable y de escala ajustable

La Universidad Estatal de Arizona es una institución líder en educación de nivel superior en Estados Unidos. Pone especial énfasis en la investigación, la innovación, la experiencia única de los estudiantes y el programa de atletismo de élite. La Universidad Estatal de Arizona (ASU) utiliza los servicios de AWS para admitir a casi 119 000 estudiantes que asisten a la institución. ASU ha integrado Amazon WorkDocs para ofrecer a sus usuarios una solución de almacenamiento en la nube para publicar contenido de forma segura.

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“Comenzamos a usar Amazon WorkDocs para almacenar y compartir archivos de forma segura, como consultas, conjuntos de datos e informes. La capacidad de ver versiones históricas y la facilidad de acceso lo convierten en una excelente herramienta de colaboración para editar documentos con varias personas. Amazon WorkDocs facilita el establecimiento de permisos para usuarios y grupos específicos, lo que nos ayuda a mantenernos organizados y administrar los permisos. Integramos Amazon WorkDocs cuando usamos Amazon WorkSpaces. Nuestros usuarios obtienen un escritorio en la nube completo con WorkSpaces y pueden guardar y compartir los archivos en WorkDocs. Los dos servicios funcionan bien en conjunto y ayudan al personal de ASU a mantenerse productivo”.

John Rome, director de TI suplente en la Universidad Estatal de Arizona (ASU)

Halliburton es uno de los mayores proveedores de productos y servicios a nivel mundial para la industria energética. Con aproximadamente 50 000 empleados de 140 nacionalidades y operaciones en alrededor de 70 países, la compañía atiende al sector del petróleo y el gas dedicado a la exploración y producción durante todo el ciclo de vida del yacimiento.

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“A cada miembro de la comunidad se le proporciona almacenamiento privado para acceder directamente a su contenido en [Amazon] WorkSpaces, equipos portátiles y dispositivos móviles. Los miembros de la comunidad descubrieron en [Amazon] WorkDocs una solución valiosa y la utilizan con frecuencia para compartir información y colaborar entre los diferentes dominios”.
 
Deepak Gandhi, gerente PaaS iEnergy y OEC, Halliburton

Sustitución de recursos compartidos de archivos de red

Signet Maritime Corporation es una compañía plural que presta servicios de logística y transporte marino a nivel internacional. Signet se especializó en el manejo de cargamentos, en los servicios de remolque, en la administración de embarcaciones y en el diseño de navíos. Trabaja principalmente en las regiones de América, África y Medio Oriente.

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“Nuestro recurso compartido de archivos de red anterior causaba muchos problemas a los usuarios. Gracias a la migración a Amazon WorkDocs, los usuarios pueden almacenar, compartir y trabajar documentos en forma colaborativa desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, lo que mejoró sustancialmente el nivel de productividad y redujo los costos operativos generales”.
 
Joshua A. Johnson, gerente de TI, Signet Maritime Corporation

Almacenamiento de contenido en la nube

Gateway Engineers es una firma consultora y de ingeniería civil que presta servicios completos: desde el diseño a la administración de un proyecto, desde la idea hasta la finalización. La compañía estuvo a la vanguardia de la innovación en la industria de la ingeniería. Actualmente, la compañía administra de manera efectiva y eficiente miles de proyectos al año para un grupo diverso de clientes de todo el mundo.

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“Nuestro recurso compartido de archivos de red anterior causaba muchos problemas a los usuarios. Tenían problemas para conectarse a ellos, lo que provocaba retrasos a los equipos porque no podían obtener acceso a los archivos que necesitaban. Amazon WorkDocs facilita el acceso de todos a los archivos desde cualquier dispositivo y permite la colaboración con características de intercambio flexibles y comentarios completos”.
 
Dragan J. Lazic, gerente de TI, Gateway Engineers

Integración con sistemas empresariales

STRATUS Solutions, Inc. provee servicios de ingeniería especializados al Departamento de Defensa de EE.UU., a los servicios de inteligencia, a otros organismos gubernamentales y al sector privado. STRATUS se enfoca en el diseño, el desarrollo, la implementación, la validación, la verificación y la administración técnica de sistemas de red.

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“Nos sorprendió el nivel de rendimiento, seguridad y facilidad de uso de [Amazon] WorkDocs. La sólida API nos permitió automatizar por completo la implementación en nuestro (…) cliente casi de la noche a la mañana, con lo que se redujeron los tiempos y la cantidad de trabajo en general. (…) Sin dudas, [Amazon] WorkDocs se diseñó pensando en la seguridad, lo cual facilita mucho nuestro trabajo”.
 
Dede Dascalu, CEO, Stratus Solutions

Repositorio de contenido

Condé Nast es una de las principales compañías multimedia reconocidas por producir contenido de la más alta calidad para las audiencias más influyentes del mundo. La cartera de la compañía, que atrae a más de 100 millones de consumidores mediante sus marcas líderes en el sector en los formatos impreso, digital y audiovisual, incluye algunas de las publicaciones más emblemáticas del sector multimedia: Vogue, Vanity Fair, Glamour, BRIDES, SELF, GQ, GQ Style, The New Yorker, Condé Nast Traveler, Allure, AD, Bon Appétit, Epicurious, WIRED, W, Golf Digest, Golf World, Teen Vogue, Ars Technica, The Scene, Pitchfork y Backchannel.

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“Tenemos usuarios en varios continentes y estábamos en la búsqueda de una solución que les permitiera almacenar sus archivos y acceder a ellos desde cualquier parte del mundo. Con [Amazon] WorkDocs, nuestros usuarios pueden almacenar sus archivos en un único servicio y obtener acceso a ellos desde cualquier lugar”.
 
Demetrios Vasiadis, gerente de Tecnologías de Recursos Digitales, Condé Nast

 

Uso compartido y colaboración rentables, seguros y de rápida implementación

Habilitación del comercio digital: el objetivo de Delhivery es convertirse en la compañía de procesamiento de pedidos para el comercio digital más grande y rentable de la India. Delhivery introduce el alcance, la velocidad y la capacidad de sus herramientas tecnológicas personalizables a las operaciones de logística online de sus clientes.

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“Me gustó mucho la simplicidad y la facilidad de uso de WorkDocs, que se ofrece a un costo muy razonable. No tuvimos que invertir tiempo en capacitar a nuestros usuarios acerca de cómo usar el producto y pudimos usar las características de uso compartido y colaboración rápidamente para atender nuestras necesidades.
 
Kapil Bharati, CTO, Delhivery

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