Les Services Professionals AWS réduisent de 25 % les dépenses totales infonuagiques de Stoodi.

Créé en 2013, Stoodi est une startup du secteur de l'éducation, née dans le nuage AWS, qui comprend le groupe Cogna (la plus grande entreprise d'éducation du Brésil) et qui vise à aider les étudiants à accéder à l'enseignement supérieur. Les ressources préparatoires de la startup pour les examens d'admission à l'enseignement supérieur ainsi que pour l'examen national d'études secondaires du gouvernement (ENEM), qui est le principal paramètre utilisé pour entrer dans certaines universités, ont été utilisées par plus de 8 millions d'étudiants depuis sa création. L'opération Stoodi est née au sein du nuage AWS , mais sa croissance accélérée pendant la pandémie exigeait une opération du nuage plus efficace, garantissant stabilité, disponibilité et sécurité. Pour y parvenir, Stoodi a fait appel aux Services Professionals AWS, ce qui a permis de réduire ses coûts annuels d'AWS de 25 % en un an et d'investir dans l'amélioration de la stabilité et de la sécurité de ses produits.

Depuis 2013, Stoodi a basé sa plateforme et l'ensemble de ses opérations sur le nuage AWS. Au cours de cette période, la startup du groupe Cogna a aidé environ 8 millions d'étudiants à se préparer aux examens de l'ENEM et aux examens d'admission aux universités. La demande de services Stoodi a considérablement augmenté pendant la pandémie, puisque 2 millions d'étudiants ont eu recours à Stoodi rien qu'en 2021.

Le responsable de Stoodi, Ricardo Sudário, rappelle que la plateforme a atteint un volume de services six fois supérieur à sa moyenne historique d'étudiants actifs. “Pour offrir un enseignement de qualité aux étudiants de tout le Brésil, en particulier à ceux qui en ont le plus besoin, nous devions disposer d'un service extrêmement accessible”, dit-il, soulignant qu'à l'époque, Stoodi avait décidé d'offrir un accès gratuit à son contenu aux étudiants qui ne pouvaient pas payer.

Pour maintenir la qualité de l'accès, la stabilité de la plateforme et la sécurité des données, le service informatique de Stoodi a décidé d'améliorer la gestion de son environnement en nuage, ce qui lui a permis de réduire les coûts sans affecter la qualité. “Compte tenu de notre défi de croissance accélérée, nous avons compris qu'il était nécessaire de disposer d'une équipe spécialisée en AWS pour nous aider dans la gestion et l'optimisation financières, et pour garantir la sécurité de la plateforme. Avec les récentes attaques contre d'autres entreprises annoncées dans les médias, il est encore plus crucial pour nous de continuer à suivre les meilleures pratiques de sécurité mises en œuvre et testées”, explique-t-il.

Pour garantir que les objectifs soient atteints rapidement et avec assurance, une évaluation effectuée par l'équipe de Sudario a établi que l'équipe des Services Professionals AWS serait le meilleur choix. “Le fait que Cogna et d'autres sociétés du groupe avaient déjà travaillé avec l'équipe d'AWS Professional Services, avec de bons résultats, a également pesé dans notre décision”, explique-t-il.

La solution proposée par l'équipe des services professionnels consistait à mettre en place un Centre d’excellence cloud (CCoE) axé sur l'amélioration de la sécurité de l'environnement, l'optimisation des coûts et la gestion financière. Ce qui a le plus attiré mon attention au cours de ce processus, c'est la rapidité avec laquelle nous avons pu mettre les choses en place et les faire fonctionner. Cela a pris environ un mois entre la définition du champ d'application et la mise en place d'une équipe chargée des premières tâches », se souvient M. Sudário. L'entreprise a constaté des gains de valeur en quelques semaines seulement, grâce au processus d'amélioration continue.

Les dirigeants nous rappellent que l'un des postulats du projets était qu'il n'y ait pas de changements soudains dans l'expérience des étudiants et de l'équipe. “Nous voulions une méthode de transition plus productive et nous avons analysé avec soin notre situation actuelle et ce que nous voulions réaliser”, déclare-t-il. Pour atteindre cet objectif, les processus de base ont été suivis et améliorés grâce aux meilleures pratiques du marché, à la formation et à l'évolution de certains processus.

“En nous appuyant sur l'équipe principale que nous avons constituée (Centre d'excellence cloud, CCoE), nous avons conçu et mis en œuvre un fonctionnement nettement plus efficace, appuyé par l'équipe des Services Professionnels d’AWS. Ce changement s'est fait en douceur car nous avons également réussi à maintenir l'engagement des équipes tout au long du projet. Ils ont vu la valeur et l'utilité de tout ce que nous avons construit », se souvient-il, en mentionnant la participation des équipes à la planification financière et à l'ingénierie. Les personnes travaillant dans ces domaines ont été intégrées dans le CCoE, avec AWS Professional Services, afin de mettre en œuvre des améliorations dans l'utilisation des services d'AWS, telles que : Amazon QuickSight; Amazon Athena; AWS IAM Identity Center; AWS Secrets Manager; AWS CloudTrail; AWS Config; AWS Organizations; AWS Key Management Service (AWS KMS); Amazon Inspector; Amazon GuardDuty; AWS WAF; AWS Backup, AWS Budgets; AWS Cost Explorer; AWS Cost Anomaly Detection; et AWS Cost & Usage Report, entre autres.

L'une des évolutions de l'exploitation en nuage promue par le CCoE a été la construction de tableaux de bord opérationnels basés sur l'architecture mentionnée ci-dessous et axés sur la gestion financière de l'environnement, ce qui implique une visibilité, une transparence et un contrôle accru des dépenses liées au nuage. “Les tableaux de bord, les avertissements et les processus définis par l'équipe m'aident à identifier rapidement une dépense imprévue, ou lorsque le budget prévu est sur le point d'être atteint”, souligne M. Sudário.

Selon M. Sudário, l'un des résultats du projet a été de fournir des tableaux de bord de suivi et des indicateurs exploitables à toutes les parties concernées. “Il fallait donc faire appel à l'équipe de planification financière pour comprendre leurs difficultés, ce qui a ouvert un nouvel horizon de maturité de travail”, déclare-t-il.

Parmi les avantages découlant des actions de l'équipe des services professionnels, il souligne l'amélioration de la position de sécurité en matière de protection et de détection des menaces et des vulnérabilités, sans oublier la mise en œuvre d'outils qui aident à gérer automatiquement ces résultats de sécurité, ce qui apporte plus d'efficacité et de productivité à l'équipe.

Outre un contrôle, une visibilité et une transparence accrus de la gestion financière, le CCoE a également procédé à plusieurs améliorations financières significatives, telles qu'une réduction de 73 % des coûts du service Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) comme le montre l'image ci-dessous ; une réduction de 28 % des coûts du service Amazon Relational Database Service (Amazon RDS) une réduction de 15 % des coûts du service Amazon Elastic Block Store (Amazon EBS)et une réduction de 22 % des coûts du service Amazon Elastic Load Balancing (Amazon ELB).

“Ces réductions et d'autres ont permis de réaliser des économies de 25 % sur les coûts totaux d'AWS, qui ont été partiellement réinvesties dans la mise en place de nouveaux services et de nouvelles solutions pour améliorer la sécurité”, souligne-t-il.

En ce qui concerne les clients de Stoodi, les améliorations de la sécurité de la plateforme permettent une plus grande stabilité des services offerts, et les améliorations de la gestion financière ont permis plus d'investissements pour optimiser les produits de l'entreprise. “Nous avons également constaté une amélioration de la productivité de l'équipe, désormais plus concentrée sur l'évolution de notre produit, ce qui a une incidence directe sur nos clients et nos activités”, indique fièrement M. Sudário.

Outre le développement continu de l'exploitation et de son architecture grâce au Centre d'excellence cloud (CCoE) qui a été mis en place, Stoodi prévoit de faire évoluer le stockage et le traitement des données pour améliorer encore la prise de décision sur les produits et services. Nous réévaluons régulièrement les possibilités d'économies et de réduction des coûts sans préjudice de la qualité que nous offrons. Le travail est sans fin, mais le processus est aujourd'hui bien mieux rodé. Nous continuerons ainsi. D'autre part, il y a des domaines que nous aimerions développer, comme l'extension de l'utilisation de l'IA à d'autres composants de notre plateforme, ce qui exige un environnement de données plus robuste », prédit-il.