Amazon WorkDocs

Collaborazione e gestione di file semplificate

Amazon WorkDocs è un servizio di collaborazione e gestione di file sicuro e completamente gestito, completo di kit SDK estensibile, in esecuzione in AWS. 

Con Amazon WorkDocs, tutti i file sono memorizzati in un solo servizio. Gli utenti possono condividere file, fornire feedback e accedere ai file in WorkDocs da qualsiasi dispositivo. Il servizio crittografa i dati inattivi e in transito e offre controlli di gestione avanzati, integrazione con active directory e visibilità quasi in tempo reale su file e operazioni degli utenti. Il kit SDK WorkDocs permette di avvalersi degli strumenti di AWS già noti per integrare WorkDocs con altri prodotti e servizi AWS, soluzioni esistenti, applicazioni di terze parti o applicazioni aziendali. Non è più necessario preoccuparsi di distribuire aggiornamenti o patch, mentre per ricalibrare le risorse in base a numero di utenti e storage necessario bastano pochi clic. Le tariffe di WorkDocs sono contenute e a consumo, basate su numero di utenti e storage; non sarà addebitato alcun costo per le chiamate API. Non sono previsti impegni anticipati né contratti a lungo termine.

Vantaggi

Sicurezza e conformità

Amazon WorkDocs permette di proteggere i file da minacce sia interne sia esterne senza sacrificare la conformità alle normative.
 

È possibile accedere con Active Directory per poter sfruttare caratteristiche quali gruppi di sicurezza, Single Sign-On (SSO) e autenticazione a più fattori, nonché per monitorare le attività degli utenti e le operazioni sui file quasi in tempo reale. È anche possibile controllare a quali applicazioni di terze parti gli utenti possono accedere con OAuth 2.0 e utilizzare AWS CloudTrail per salvare le chiamate API in un log. WorkDocs è idoneo ai fini HIPAA, conforme allo standard PCI DSS e soddisfa i requisiti di conformità ISO; i file memorizzati in WorkDocs sono crittografati sia inattivi sia in transito. Con WorkDocs, i file sono sempre sotto controllo. AWS non è abilitato a visualizzare o utilizzare i file dei clienti per qualsiasi scopo che non sia rendere i file disponibili ai clienti e ai loro utenti finali, secondo quanto stabilito dalle normative. È possibile specificare in quale regione AWS memorizzare i file per soddisfare i requisiti normativi. WorkDocs viene eseguito sulla più grande infrastruttura cloud globale al mondo, progetta per soddisfare i requisiti delle organizzazioni più esigenti a livello di sicurezza.

Collaborazione e condivisione avanzate

Con Amazon WorkDocs, le funzioni di collaborazione sono accentrate in un unico servizio, perciò sarà gli utenti non dovranno più preoccuparsi di tenere traccia delle e-mail, degli appunti presi durante le riunioni o delle diverse versioni di un file.

Sarà possibile condividere i file utilizzando un semplice collegamento ipertestuale, invitare altre persone a collaborare e richiedere o fornire feedback avanzato. Inoltre, gli utenti potranno scegliere se rendere i collegamenti pubblici o permettere l'accesso solo all'interno dell'azienda. Sarà possibile disattivare i collegamenti o rimuovere gli utenti invitati in qualsiasi momento. L'amministratore potrà controllare a chi è consentita la creazione di collegamenti pubblici e intervenire in tempo reale. Gli utenti potranno invitare utenti interni o esterni all'organizzazione a collaborare usando semplicemente il loro nome utente o il loro indirizzo e-mail. Quando viene invitato un esterno, al primo accesso dovrà creare un account utente guest per entrare in WorkDocs. Per gli utenti guest non sono previsti costi aggiuntivi; inoltre potranno essere convertiti in utenti standard in qualsiasi momento. I feedback possono essere commenti generali su un documento o note su parti specifiche di un file. Sarà possibile notificare il commento a un utente specifico nel formato @nomeutente, aggiungere commenti privati, usare la formattazione nei commenti, rispondere a una conversazione in thread, risolvere i commenti e filtrarli. 

Accesso da qualsiasi dispositivo

Gli utenti potranno accedere a tutti i loro file in Amazon WorkDocs da qualsiasi dispositivo, sia online sia offline.

Per gestire i file è possibile utilizzare il client Web, l'app per dispositivi mobili e il client di sincronizzazione di WorkDocs, WorkDocs Drive oppure applicazioni di terze parti con OAuth 2.0. I file potranno essere aperti con pochi clic utilizzando le app di default del computer o del dispositivo mobile, e le modifiche salvate in WorkDocs. Inoltre, è possibile utilizzare WorkDocs Drive per estendere le funzionalità di WorkDocs su computer desktop. WorkDocs Drive consente l'accesso on demand a tutti i propri file senza doverli memorizzare in locale, fornendo opzioni aggiuntive quali collegamenti per la condivisione, inviti agli utenti, salvataggio dei file preferiti per la consultazione offline e apertura di file nel client Web per facilitare la collaborazione. WorkDocs Drive è disponibile per gli utenti di Amazon WorkSpaces e, solo in anteprima limitata, per Microsoft Windows. I commenti e le modifiche vengono automaticamente sincronizzati tra più dispositivi mediante una connessione crittografata.

Amministrazione avanzata

Con Amazon WorkDocs le funzioni di amministrazione più avanzate sono semplici da utilizzare grazie alla console di gestione, che può essere gestita in modo programmatico tramite apposite API.

È possibile integrare l'Active Directory esistente per gestire l'accesso degli utenti oppure creare una propria directory utilizzando la console di gestione di WorkDocs. La Console di gestione AWS permette di gestire l'autenticazione a più fattori con Active Directory, mentre con la console di gestione di WorkDocs è possibile controllare limiti di storage, autorizzazioni di gruppo, condivisione di autorizzazioni e utenti. Infine, è possibile utilizzare il kit SDK per gestire in modo programmatico tutto queste funzionalità tramite soluzioni o applicazioni esistenti.

Integrazione semplificata

Grazie alle API espandibili, il kit SDK Amazon WorkDocs libera dalla pressione di dover integrare caratteristiche di collaborazione e gestione di file in soluzioni e applicazioni esistenti.

Le operazioni API di amministrazione permettono di integrare WorkDocs con le soluzioni esistenti per ottenere audit, antivirus, eDiscovery e prevenzione dalla perdita di dati. Sfruttando le operazioni API, anche applicazioni di terze parti possono gestire file, commenti, notifiche e condivisione. Le operazioni API WorkDocs di amministrazione possono essere autenticate mediante AWS Identity and Access Management (IAM); le operazioni API degli utenti possono essere autorizzate tramite OAuth 2.0. Il kit SDK Amazon WorkDocs fa parte del kit SDK AWS e si integra con altri servizi AWS. In questo modo è semplice sfruttare tutte le qualità di AWS per protezione dei dati, monitoraggio, logica di business, analisi, storage, intelligenza artificiale e sviluppo di applicazioni, trovando immediatamente gli strumenti AWS già familiari.

Costi ridotti

Le tariffe di Amazon WorkDocs sono a consumo; saranno addebitati esclusivamente i costi degli account utente attivi e dello storage effettivamente in uso.

Nella maggior parte delle regioni, le tariffe di WorkDocs partono da 5 USD per utente al mese, e includono 1 TB di storage per utente. WorkDocs fornisce inoltre 50 GB di storage gratis a tutti gli utenti di Amazon WorkSpaces. Inoltre, è possibile aggiungere ulteriore spazio storage secondo le tariffe di Amazon Simple Storage Service (S3). Per gli utenti guest non sono previsti costi aggiuntivi, così come per le chiamate API. WorkDocs offre una prova di 30 giorni per un massimo di 50 utenti.

Clienti in evidenza

Delhivery

Delhivery fornisce ai propri clienti la possibilità di migliorare la propria offerta di shopping online con una set completo di servizi per la gestione della catena di fornitura di e-commerce, dall'approvvigionamento a gestione di magazzino e packaging. Delhivery si avvale di Amazon WorkDocs per condividere informazioni in modo sicuro con la dirigenza aziendale e con gli interlocutori esterni.

"Apprezzo molto la semplicità di WorkDocs. Cercavamo una soluzione che permettesse di condividere informazioni confidenziali con la massima sicurezza, sia all'interno sia all'esterno dell'azienda, che fosse intuitiva e che non richiedesse formazione specifica. Abbiamo preso in esame anche altre soluzioni, ma la semplicità di WorkDocs, le sue funzionalità di auditing, la sicurezza e le caratteristiche di collaborazione sono state decisive per la nostra decisione, insieme al prezzo a consumo."

– Kapil Bharati, CTO, Delhivery

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IMDb è il più grande database cinematografico al mondo, con oltre 250 milioni di visitatori unici mensili sia da computer desktop sia da dispositivi mobili.

"WorkDocs si è dimostrato molto utile per il team che si occupa della progettazione del sito. Ci ha permesso di condividere il materiale, tenere traccia delle diverse versioni dei file e di mantenere in ordine i commenti. La cartella di sincronizzazione, in particolare, è eccezionale: rende più rapido il caricamento di file e ne fornisce un backup. È fantastico quanto sia facile consultare i documenti in remoto con l'app per iOS." 

– Danielle Corey, Head of UX Design, IMDb Professional Services

CondéNast

Condé Nast è una casa editrice con sede a New York i cui prodotti, in formato cartaceo, digitale e video, raggiungono 100 milioni di consumatori in tutto il mondo. L'azienda usa Amazon WorkDocs per semplificare l'accesso ai file in tutto il mondo tramite una serie di livelli di qualità di ISP.

"I nostri utenti sono distribuiti in diversi continenti; avevamo bisogno di una soluzione con cui potessero memorizzare i loro file e accedervi dovunque si trovassero. WorkDocs è stata una scelta obbligata: un servizio con cui possono eseguire entrambe le operazioni. Senza contare che non abbiamo dovuto sborsare nessun anticipo né firmare contratti a lungo termine." 

– Demetrios Vasiadis, Manager of Digital Asset Technologies, Condé Nast

Gateway Engineers

Gateway Engineers è un'azienda di ingegneria civile e consulenza che si occupa di progettazione e di gestione di progetti dal concepimento alla realizzazione.

"Il servizio di condivisione di file che usavamo prima ha creato un sacco di problemi agli utenti. A volte non riuscivano a collegarsi e il lavoro procedeva a rilento perché non potevano accedere ai file. Con Amazon WorkDocs è più semplice accedere ai file da qualsiasi dispositivo e collaborare, grazie alle caratteristiche di condivisione flessibili e alla possibilità di lasciare feedback.

– Dragan J. Lazic, IT Manager, Gateway Engineers

Casi d'uso

Lavoro di squadra

 Amazon WorkDocs semplifica la collaborazione e la gestione di file all'interno di un team. Gli utenti potranno creare cartelle condivise e limitare l'accesso solo al gruppo di utenti di Active Directory del loro team e ad altri utenti invitati direttamente. In questo modo, tutti i file su cui il team dovrà lavorare si troveranno in un'unica cartella in WorkDocs, accessibile in ogni momento da qualsiasi dispositivo. In pochi clic, sarà possibile modificare i file utilizzando le applicazioni predefinite su computer o dispositivi mobili, salvando le modifiche in WorkDocs.  Con WorkDocs Drive, tutti i file in WorkDocs sono disponibili in Esplora risorse di Windows; gli utenti potranno condividere file, invitare utenti, memorizzare i preferiti online e aprire file in un client Web. Infine ciascun componente del team potrà consultare le attività della cartella per avere un quadro della situazione e visionare tutti i commenti accanto ai file.

Sincronizzazione e condivisione file in azienda

Utilizzando il client di sincronizzazione di Amazon WorkDocs, i file memorizzati in WorkDocs vengono sincronizzati ai computer degli utenti e possono essere consultati offline. Le modifiche apportate in locale vengono automaticamente sincronizzate con WorkDocs e con gli altri dispositivi quando sono offline. Gli utenti di Windows e Amazon WorkSpaces possono inoltre avvalersi di WorkDocs Drive per accedere on demand ai loro contenuti tramite un'unità che non memorizza i file in locale.

Repository di contenuti per ECM

È possibile utilizzare Amazon WorkDocs come repository di contenuti per una soluzione ECM (Enterprise Content Management). Il kit SDK WorkDocs permette di integrare WorkDocs con i processi esistenti per acquisire, proteggere, analizzare, realizzare il backup e condividere i contenuti aziendali. Con WorkDocs, inoltre, è possibile creare una propria soluzione ECM in AWS. Questo significa creare un prodotto che ricalibra in modo ottimizzato le risorse di storage e utenti per ottenere sempre prestazioni e capacità ottimali.

Creazione di applicazioni per contenuti complessi

Il kit SDK Amazon WorkDocs può essere utilizzato per semplificare la creazione di contenuti e la collaborazione in applicazioni complesse. Sono sufficienti poche righe di codice per poter applicare le chiamate API WorkDocs a comandi di amministrazione, storage, gestione di autorizzazioni, condivisione, applicazione di commenti, metadati, etichettatura e monitoraggio delle attività. Il kit SDK Amazon WorkDocs fa parte del kit SDK AWS, perciò è più semplice sfruttare le qualità della piattaforma AWS per sicurezza, monitoraggio, logica di business, intelligenza artificiale, archiviazione e sviluppo di applicazioni. Amazon WorkDocs è un servizio completamente gestito che solleva dalla preoccupazione di dover acquistare prodotti hardware e gestire un'infrastruttura per supportare contenuti e collaborazione.

Sostituzione di sistemi di condivisione file legacy

Amazon WorkDocs Drive può essere utilizzato come unità principale, benché i file non vengano salvati in locale. Tutti i file in WorkDocs Drive sono infatti visualizzati sul desktop in streaming, quindi non è necessario condividere collegamenti o utilizzare ulteriori dispositivi di archiviazione. Tutti i file in WorkDocs sono disponibili in Esplora risorse di Windows; gli utenti potranno condividere file, invitare utenti, memorizzare i preferiti online e aprire file in un client Web.

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