Como um líder financeiro simplificou a administração de contratos com a nuvem
Artigo | Tempo de leitura: 3 minutos
por Lou Perugini
Líder mundial, transformação financeira/diretor financeiro horizontal da AWS
A função do diretor financeiro está mudando. Hoje, a identificação de novas fontes de valor, a criação de estratégias para superar empresas digitais inovadoras e a promoção de mudanças em toda a organização são algumas das tarefas desse profissional. Para realizar mudanças em grande escala, primeiro os diretores financeiros precisam modernizar suas próprias operações e liberar sua equipe de tarefas rotineiras demoradas.
Em 2020, a equipe financeira global da AWS gastou mais de 150 horas por mês processando manualmente contratos de clientes fora do padrão para ratificar o reconhecimento de receita. O trabalho era entediante e, como a receita da AWS estava crescendo 40% ao ano, o número de contratos a serem revisados aumentava rapidamente. A equipe financeira estava com dificuldade para acompanhar esse crescimento, e ficou claro que precisavam de uma forma melhor para realizar o trabalho em vez de adicionar mais pessoas à equipe.
A resposta foi uma ferramenta de processamento inteligente de documentos.
O desafio: processamento manual de documentos
É comum que os departamentos financeiros, mesmo em empresas da Fortune 500, façam 90% do trabalho no Microsoft Excel e tenham equipes de pessoas que processam grandes volumes de documentos manualmente. Na AWS, analistas altamente qualificados carregavam cada contrato em um sistema para verificação e extração dos principais termos contratuais para carregá-los em planilhas do Excel.
Mike Pokorny, diretor da AWS Accounting, precisava de uma forma de acompanhar a carga de trabalho crescente e liberar os analistas para trabalhos de maior valor. Ele pediu ajuda à equipe do AWS ProServe.
A solução: processamento inteligente e automático de documentos
Em três semanas, a equipe desenvolveu e criou uma solução chamada Intelligent Document Processing for the CFO (IDP-CFO). A ferramenta converte automaticamente os contratos impressos em formato digital, extrai os principais termos contratuais e os organiza em um banco de dados.
A solução Intelligent Document Processing reduziu em 80% o tempo gasto pelos analistas na revisão de contratos e possibilitou várias outras melhorias:
- Reduziu o número de pessoas-hora de 150 para 30 horas por mês
- Diminuiu o número de analistas envolvidos de cinco para um
- Reduziu o tempo médio de processamento de um contrato em 80% para menos de 1 minuto
- Reduziu em 85% o número de contratos que precisavam de revisão manual
Estamos economizando centenas de horas por mês em pessoas, tempo e esforço que podemos reimplantar em outras áreas de nossa função de contabilidade para agilizar o crescimento da AWS.”
O mais importante é que, com a ferramenta, os analistas se livraram do trabalho rotineiro e manual, podendo dedicar mais tempo à análise financeira de maior valor e ajudar no crescimento da AWS Além disso, os analistas gostam de trabalhar com tecnologia de ponta. Como a ferramenta captura todos os dados importantes do contrato, eles podem usá-la para obter informações sobre os contratos, como quais termos têm maior probabilidade de levar à perda de oportunidades de receita.
Conseguimos realocar as pessoas para tarefas que elas preferem fazer, o que ajuda a nossa empresa.”
A IDP-CFO pode assumir qualquer tarefa de análise de documentos graças a dois recursos exclusivos não disponíveis em outras ferramentas:
Flexibilidade: a solução da AWS usa o processamento de linguagem natural (PLN) para identificar os termos contratuais e seus valores, independentemente da localização no contrato. Muitas vezes, os produtos concorrentes só conseguem encontrar os termos contratuais relevantes quando organizados de maneira específica, como em uma tabela.
Machine learning: o componente de ML permite que a ferramenta melhore continuamente na identificação de termos em diferentes documentos. Quando um documento é revisado manualmente, a tecnologia aprende com o que o humano fez para corrigir a exceção e aplica automaticamente esse aprendizado no futuro. Dessa forma, ela garante que os líderes financeiros não precisem se tornar especialistas em nenhuma tecnologia complexa para usar a ferramenta.
A ferramenta IDP-CFO pode ser usada para automatizar muitos processos contábeis, como contas a pagar, contas a receber, reconciliação de contas e integração de fornecedores e funcionários. Por exemplo, a Broadridge Financial Solutions, uma fintech que fornece a empresas públicas documentos financeiros e soluções de comunicação com acionistas, usou a ferramenta para automatizar um processo manual de análise de formulários de procuração. A IDP-CFO extrai dados de políticas sociais, ambientais e de governança, além de outros dados, para que a empresa possa prever desafios nas próximas reuniões de acionistas. Anteriormente, a Broadridge tinha uma equipe de 160 pessoas que passavam mais de 50.000 horas por ano coletando dados manualmente. Atualmente, com a ferramenta IDP-CFO, a empresa é capaz de gerar insights de mais de 5 milhões de dados de votação por procuração com mais de 10 anos, o que reduz significativamente as horas de trabalho.
Um dos primeiros passos na transformação financeira é digitalizar a documentação e automatizar o máximo possível. A IDP-CFO permite aos departamentos de finanças dar o primeiro passo e adentrar na era digital sem criar uma ferramenta própria nem adaptar outra que não seja tão eficaz.
Pegamos uma tarefa altamente manual e repetitiva e a automatizamos de uma forma que simplificou muito o nosso trabalho.”
Entre em contato com o seu gerente de contas da AWS se tiver interesse em saber mais.
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Sobre o autor
Lou Perugini, líder mundial, transformação financeira/diretor financeiro horizontal da AWS
Lou Perugini é líder mundial de mercado em transformação financeira e o diretor financeiro da Amazon Web Services. Ele é especializado em ajudar os diretores financeiros a entender a natureza transformadora da Nuvem AWS e como a nuvem pode ser usada como volante para proporcionar agilidade nos negócios e lidar com mudanças em alta frequência. Ele também ajuda os diretores financeiros a avaliar o valor da transformação e a se preparar para os impactos financeiros dos projetos de transformação.
Antes de ingressar na AWS, Lou trabalhou como diretor financeiro divisional de uma grande empresa de serviços de TI e tem ampla experiência no setor de serviços de TI e terceirização. Lou é contador (não praticante) com ampla experiência em contabilidade, planejamento e análise financeiros, operações de datacenter e operações de negócios.
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