Do ponto de vista do desempenho de preço, a AWS se destacou porque oferecia um serviço melhor a custos mais baixos. A AWS oferece ferramentas específicas que avaliam nosso ambiente atual antes de determinar a solução com melhor custo-benefício
Marco van den Berg Diretor de TI

Fundado em 1960 e localizado em Los Baños, nas Filipinas, o International Rice Research Institute (IRRI) desenvolve variedades de arroz que podem resistir a secas, enchentes, doenças e outros eventos potencialmente nocivos. O IRRI é uma organização sem fins lucrativos com uma equipe de mais de mil funcionários distribuídos entre 17 países produtores de arroz na Ásia e na África. Ele também é membro do Consultative Group for International Agricultural Research (CGIAR), um consórcio que visa erradicar a fome e a pobreza em países em desenvolvimento.

Até 2012, o IRRI usou sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) configurados localmente para concluir atividades administrativas. No entanto, esses sistemas locais não estavam integrados e, portanto, impediam que os parceiros do CGIAR obtivessem uma visão única sobre as operações agrícolas no mundo. O IRRI e outras organizações membros decidiram criar um sistema de ERP compartilhado para reduzir custos, colaborar mais estreitamente e permitir atividades coordenadas de treinamento e desenvolvimento de software. "Se um dos nossos benfeitores desejar um tipo específico de relatório de progresso sobre um dos projetos de pesquisa, e uma organização membro desenvolver um módulo que possa disponibilizá-lo, essa funcionalidade poderá ser oferecida para outros órgãos participantes", comenta Marco van den Berg, Diretor de TI do IRRI.

Era necessário que o sistema unificado estivesse disponível e acessível para os parceiros e os escritórios em todo o mundo. "O IRRI tem escritórios em 18 países, com uma equipe de 150 pessoas em Bangladesh e outra de 120 na Índia. Nossa equipe precisava de acesso para atualizar recursos humanos financeiros e sistemas de gestão de projetos para permitir que funcionássemos de modo eficiente", explica van den Berg. O sistema também tinha que ser compatível com uma infraestrutura flexível e ágil para possibilitar o desenvolvimento rápido de novos recursos e precisava ser facilmente expansível para novas regiões e organizações.

Em 2012, os parceiros do CGIAR consideraram vários fornecedores para disponibilizar uma infraestrutura hospedada para oferecer o sistema de ERP compartilhado. A equipe concluiu sua avaliação no início de 2013 e descobriu que a Amazon Web Services (AWS) superava a concorrência quando o assunto era preço e desempenho. "Do ponto de vista do desempenho de preço, a AWS se destacou porque oferecia um serviço melhor a custos mais baixos. A AWS oferece ferramentas específicas que avaliam nosso ambiente atual antes de determinar a solução com melhor custo-benefício", diz van den Berg.

Para o projeto do sistema de ERP, o IRRI e os outros parceiros implantaram um novo ambiente na AWS para testar uma nova versão de software, uma nova versão de banco de dados ou uma atualização do sistema operacional. Os parceiros configuraram e financiaram uma equipe de serviços compartilhados composta por arquitetos e especialistas da AWS e iniciaram a implementação em 2013.

A equipe e os parceiros adotaram uma abordagem dividida em etapas para manter o projeto gerenciável. A WorldFish, uma organização internacional, cuja base fica em Penang, na Malásia, que pesquisa como a pesca e a aquicultura podem reduzir a fome, iniciou suas atividades primeiramente no sistema de ERP combinado e, em seguida, no IRRI e no International Potato Center em Lima, no Peru. A equipe usou uma abordagem de "criação assistida" que descobriu similaridades entre as três organizações para a padronização de sistemas e processos, com soluções complementares desenvolvidas para atender aos requisitos individuais dos parceiros. "A mudança para o sistema de planejamento de recursos empresariais combinado exigia que o IRRI substituísse todos os recursos humanos financeiros antigos e migrasse os dados históricos para lá", comenta van den Berg. "Os três primeiros parceiros iniciaram suas atividades no novo sistema no final de 2014."

O projeto enfrentou alguns desafios. Alguns parceiros dependiam muito dos equipamentos locais e de uma abordagem orçamentária baseada em despesas de capital. Era necessário que eles atualizassem as redes, a largura de banda e os processos orçamentários para apoiar o modelo de despesas operacionais baseado na nuvem.

O sistema de ERP é executado em uma Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC) para disponibilizar separação e segurança na infraestrutura compartilhada da AWS. A Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) disponibiliza recursos de computação para executar servidores web, de aplicações e de banco de dados. Já o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) e Amazon Elastic Block Storage (Amazon EBS) disponibilizam armazenamento e arquivamento em curto prazo para dados operacionais. O Amazon Glacier permite que as organizações arquivem dados em longo prazo. Os parceiros continuam a modificar e otimizar sua infraestrutura para reduzir custos, melhorar o desempenho e apoiar a expansão do sistema de ERP. "Conseguimos reduzir os custos de infraestrutura do sistema de planejamento de recursos empresariais várias vezes usando o serviço AWS Trusted Advisor", comenta van den Berg. "Além disso, estamos analisando o Amazon Route 53 para disponibilizar serviços de nomes de domínio e considerando executar nosso banco de dados no Amazon Relational Database Service (Amazon RDS)para melhorar a escalabilidade e o desempenho."

A empresa fez uma atualização recente e adotou o AWS Support com o plano Business Support, que conecta as empresas aos membros da equipe técnica da AWS para solucionar problemas e disponibilizar treinamento para as equipes. 

O IRRI e outros parceiros têm usufruído de vários benefícios ao executar o sistema de ERP combinado na AWS. Se os parceiros precisarem testar uma nova release ou versão de software, será possível ativar um ambiente de teste especializado em apenas duas horas. "É possível fornecer a algum membro da organização um servidor virtual e um sistema operacional em apenas alguns minutos em vez de esperar várias semanas para que um fornecedor disponibilize hardware", diz van den Berg.

Até então, os parceiros economizaram até 30% em custos gerais de infraestrutura de tecnologia ao executar o sistema de ERP combinado na AWS. Para o IRRI, a implantação desse sistema, um sistema de bibliotecas e outras aplicações na AWS disponibilizou fundos que agora estão alocados para atividades de pesquisa, como a análise genômica.

A acessibilidade também melhorou. O sistema de ERP baseado na nuvem pode ser acessado por membros da equipe do parceiro de qualquer localização em que esteja disponível uma conexão com a Internet. "Ao oferecer um sistema de planejamento de recursos empresariais baseado na nuvem na AWS, agora é possível apoiar melhor e fazer o engajamento com pessoas que estão viajando pelo mundo e que trabalham nos nossos escritórios nacionais. O serviço também está acessível e disponível independentemente de flutuações na disponibilidade de energia elétrica nas Filipinas ou de danos na infraestrutura causados pelos vários furacões que atingem a região todos os anos", diz van den Berg.

Os parceiros do CGIAR obtiveram uma disponibilidade de 99,999% para o sistema de ERP com a ajuda das ferramentas e da tecnologia da AWS, proporcionando à equipe a certeza de que dados empresariais essenciais estariam acessíveis quando fossem necessários.

Embora tenha sido difícil convencer o IRRI e outros parceiros do CGIAR quando à migração para a AWS, de acordo com van den Berg, as recompensas valeram a pena. "Nosso auditor pediu para conhecer o local em que se encontrava o servidor e eu disse a ele que não sabia onde ficava. Eles ficaram satisfeitos depois que disponibilizamos as certificações e as declarações pertinentes da AWS" diz van den Berg. A migração para a AWS também fez com que alguns parceiros investissem mais em largura de banda e conectividade, o que permitiu que fossem feitas melhorias nos projetos de pesquisa mais rapidamente.

Para o IRRI e outros parceiros, o projeto de ERP está longe ser concluído. O IRRI está usando as ferramentas e a tecnologia da AWS em um projeto para mapear e lançar a sequência completa de genomas para três mil tipos diferentes de arroz, como também para processar dados de satélite para determinar o status das culturas de arroz na Ásia. "Até o momento, a AWS apresentou um desempenho excelente e temos grandes expectativas quanto ao uso da plataforma para aumentar ainda mais a eficiência e lançar novos projetos no futuro", diz van den Berg.

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