O que é processamento de documentos inteligente?
O processamento de documentos inteligente (IDP) está automatizando o processo de entrada manual de dados a partir de documentos em papel ou imagens de documentos para integrar-se a outros processos de negócios digitais. Por exemplo, considere um fluxo de trabalho de processo de negócios que emite automaticamente pedidos aos fornecedores quando os níveis de estoque estão baixos. Embora o processo seja automatizado, nenhum pedido é enviado até que o fornecedor receba o pagamento. O fornecedor envia uma fatura por e-mail e a equipe de contas insere os dados manualmente antes de concluir o pagamento, introduzindo pontos de verificação manuais que criam gargalos ou erros. Em vez disso, os sistemas IDP extraem automaticamente os dados da fatura e os inserem no formato exigido no sistema contábil. Você pode usar o processamento de documentos para automatizar o gerenciamento de documentos com o uso de machine learning (ML) e várias tecnologias de inteligência artificial (IA).
Quais os benefícios do processamento de documentos inteligente?
O IDP oferece uma série de benefícios para as empresas. Veja a seguir algumas das principais vantagens.
Escalabilidade
O processamento manual de documentos pode resultar em erros humanos, reduzindo a eficiência da sua empresa. Ele também introduz limites na quantidade de documentos que você pode processar por vez. Com as soluções IDP, você pode digitalizar documentos em grande escala com precisão. As soluções de ML/AI processam documentos sem erros. Você pode gerenciar demandas operacionais pesadas com maior precisão e eficiência.
Cultura de eficiência
A automação do processamento e análise de documentos reduz os custos indiretos. Você pode automatizar qualquer tarefa repetitiva central para suas operações e superar gargalos, eliminando os custos decorrentes da entrada e do processamento manuais de dados. Você pode aproveitar o IDP para aumentar a produtividade e simplificar os fluxos de trabalho em suas operações comerciais.
Satisfação do cliente
Com o IDP, você pode lidar com os documentos do cliente com mais rapidez. Você pode usar o IDP para automatizar tarefas como integração de clientes, reservas e pagamentos que envolvam documentação. Os chatbots podem usar dados dos documentos do cliente para responder às perguntas dos clientes de uma maneira mais personalizada. Fornecer respostas e serviços aos clientes aprimora mais rapidamente o relacionamento com eles.
Quais são os casos de uso do processamento de documentos inteligente?
O processamento de documentos inteligente é útil para empresas em diversos setores.
Saúde
O IDP melhora o gerenciamento dos registros de saúde. O setor de saúde deve manter registros de pacientes imaculados em todos os pontos de contato com um hospital ou instituição médica. As empresas de saúde usam o IDP para extrair dados dos registros dos pacientes e organizar melhor os documentos médicos. O setor de seguros de saúde também usa o IDP para verificar reclamações e reduzir a papelada manual nesse campo.
Finanças
O setor financeiro usa o IDP para automatizar vários aspectos do gerenciamento de despesas e do processamento de faturas. As empresas podem otimizar a geração de relatórios de despesas extraindo dados de despesas, formulários e recibos comerciais. Os departamentos financeiros podem gerenciar pagamentos de funcionários e prestadores de serviços com rapidez e eficiência. Por exemplo, uma solução IDP pode extrair números de documentos financeiros e processar dados para pagamentos futuros.
Jurídico
As empresas do setor jurídico podem usar o IDP para analisar contratos. As equipes jurídicas usam o processamento de linguagem natural (PLN) para analisar os termos e obrigações de um contrato legal. Eles podem extrair dados de documentos legais e registros judiciais para criar processos legais mais robustos.
Logística
As empresas que trabalham com logística precisam rastrear remessas, autorizações de trânsito e outros documentos vitais. As empresas usam o IDP para processar documentos para reduzir a chance de um erro humano criar um erro crítico. O IDP ajuda na extração, validação e classificação de dados, para que as empresas do setor de logística possam acelerar as funções logísticas.
Recursos humanos
Atendentes de recursos humanos (RH) usam o IDP para extrair informações importantes do currículo de um candidato. Um sistema IDP economiza tempo e garante que as equipes de RH se concentrem em escolher entre os melhores candidatos. O setor de RH também usa o IDP ao gerenciar a folha de pagamento, a alocação de licenças e outras funções de RH.
A imagem a seguir mostra como o IDP pode extrair informações importantes do recibo de pagamento de um funcionário, como salário bruto acumulado no ano e licença médica auferida.
Quais são as tecnologias usadas no processamento de documentos inteligente?
O IDP usa uma variedade de tecnologias para processar diferentes tipos de documentos.
Reconhecimento óptico de caracteres
Optical Character Recognition (OCR – Reconhecimento óptico de caracteres) é o processo que converte uma imagem de texto em um formato de texto legível por máquina. Você pode usar o OCR para digitalizar documentos em papel e convertê-los em imagens com dados de texto pesquisáveis. O OCR é vital para o processamento de documentos porque converte formulários em papel, recibos, faturas, contratos, documentos legais e muito mais em documentos digitalizados.
Existem vários tipos de OCR, cada um com aplicações diferentes:
- O software de OCR simples usa algoritmos de correspondência para comparar imagens de texto com modelos de padrão de imagem de texto e fonte
- O software de reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) usa o software ML para processar diferentes atributos de imagem, como curvas e linhas, para processar texto
- O reconhecimento inteligente de palavras usa princípios semelhantes ao ICR, mas se concentra no processamento de palavras inteiras em vez de trabalhar em caracteres individuais
- O reconhecimento óptico de marcas usa um algoritmo de correspondência para identificar sistemas de texto, logotipos e marcas d'água
Processamento de linguagem natural
O PLN é uma tecnologia de ML que permite que os computadores analisem, interpretem e entendam a linguagem humana. O software de PLN processa dados de texto e voz para analisar o sentimento, o conteúdo ou a intenção. O PLN usa várias tecnologias, incluindo ML, linguística computacional e modelos de aprendizado profundo, para processar a linguagem humana. A seguir estão algumas dessas tecnologias:
- A linguística computacional envolve análise semântica e sintática para criar estruturas que capturam a essência da linguagem humana
- A tecnologia de ML permite que os modelos de PLN melhorem sua compreensão de metáforas, mudanças na estrutura das frases, gramática, coloquialismos, sarcasmo e outros elementos da fala humana
- As redes neurais de aprendizado profundo permitem que os computadores reconheçam, classifiquem e identifiquem padrões complexos em dados de amostra
O PLN é especialmente útil ao trabalhar com documentos não estruturados e dados não estruturados, como gravações ao vivo ou fala humana.
Leia sobre o processamento de linguagem natural
Leia sobre aprendizado profundo
Automação de processos robóticos
A Robotic Process Automation (RPA – Automação de processos robóticos) é uma forma de tecnologia que facilita a criação e a implantação de software que automatiza as ações humanas. Você pode automatizar fluxos de trabalho de negócios com o software de RPA. Por exemplo, um usuário pode registrar como processa um documento. O software RPA então repete as mesmas etapas, eliminando a necessidade de trabalho manual de processamento de documentos. Você pode usar a RPA para automatizar qualquer processo, da extração de dados à captura de dados e muito mais.
Como funciona o processamento de documentos inteligente?
O IDP pode interpretar, classificar e extrair dados de vários tipos de documentos, desde dados estruturados até textos não estruturados, como e-mails ou relatórios. A seguir está uma visão geral do processo.
Classificação de documentos
A primeira etapa do IDP é capturar e classificar documentos. Isso envolve a importação de documentos em papel e digitais para o sistema. As ferramentas de processamento de documentos usam a IA para reconhecer e categorizar diferentes tipos de documentos digitalizados, como faturas, pedidos de compra ou contratos legais. Essa classificação é crucial para determinar as etapas de processamento subsequentes para cada tipo de documento.
Extração de dados
Após a classificação, o sistema extrai dados relevantes dos documentos. Usando OCR e PLN, os sistemas IDP identificam com precisão informações específicas, como datas, valores ou nomes.
Após a extração, o sistema também realiza a validação dos dados para garantir a precisão. Por exemplo, o sistema pode cruzar dados extraídos com bancos de dados existentes ou usar regras predefinidas para verificar se há erros.
Processamento de dados
Após a validação, os dados extraídos são processados de acordo com sua finalidade. Por exemplo, os dados da fatura podem ser encaminhados para processamento de pagamentos e os detalhes do contrato podem ser enviados para uma plataforma legal. O sistema IDP se integra a outros sistemas de negócios, como ERP e CRM, para um fluxo de dados contínuo e ações automatizadas com base nos dados processados.
Aprendizagem contínua
Uma característica fundamental dos sistemas IDP é a capacidade de aprender e melhorar com o tempo. Usando algoritmos de ML, os sistemas aprendem com os erros anteriores e se adaptam às mudanças nos formatos dos documentos para aumentar a precisão. O processo de aprendizado contínuo garante que o sistema permaneça eficaz mesmo com a evolução das necessidades comerciais e dos tipos de documentos.
Relatórios e análises
Os sistemas IDP podem rastrear métricas como tempo de processamento, taxas de erro e volumes de throughput. Eles podem ser processados posteriormente pela análise de negócios para obter insights que ajudem a identificar gargalos, melhorar os fluxos de trabalho e tomar decisões baseadas em dados para obter eficiência geral.
Como a AWS pode ajudar no processamento de documentos inteligente?
A Amazon Web Services (AWS) oferece dois serviços para atender aos seus requisitos de IDP.
O Amazon Textract facilita a extração automática de manuscritos, elementos de layout, texto impresso e dados de qualquer documento. O Amazon Textract usa ML para ler, processar e entender qualquer tipo de documento sem a necessidade de interação manual. Com o Amazon Textract, você pode:
- Extrair informações vitais de documentos comerciais com um alto grau de precisão
- Escalar seu pipeline de processamento de documentos para que você tenha a flexibilidade necessária para se adaptar às demandas do mercado
- Automatizar o processamento de dados em um ambiente seguro que atenda aos padrões de conformidade
O Amazon Comprehend é um serviço de PLN que usa ML para descobrir informações e conexões valiosas em texto. É um serviço totalmente gerenciado e continuamente treinado para que você não tenha que gerenciar a escala dos recursos, a manutenção do código ou a manutenção dos dados de treinamento. Com o Amazon Comprehend, você pode:
- Descobrir informações valiosas do texto em qualquer formato de documento
- Simplificar o pipeline de processamento de documentos extraindo sentimentos, textos, frases ou tópicos dos documentos
- Identificar e editar informações de identificação pessoal (PII) de documentos particulares
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