Amazon WorkDocs

Criação de conteúdo, colaboração e gerenciamento de arquivos com simplicidade

O Amazon WorkDocs é um serviço de criação de conteúdo, de colaboração e de gerenciamento de arquivos seguro e totalmente gerenciado que conta com um SDK extensível executado na AWS.

Com o Amazon WorkDocs, todos os arquivos são armazenados em um serviço. Os usuários podem criar conteúdo, compartilhar arquivos, fornecer feedback avançado e acessar arquivos no WorkDocs de qualquer dispositivo. O WorkDocs criptografa dados em trânsito e em repouso e oferece controles de gerenciamento avançados, integração ao Active Directory e visibilidade de ações de arquivos e de usuários praticamente em tempo real. O SDK do WorkDocs permite usar as mesmas ferramentas da AWS que você já conhece para integrar o WorkDocs a produtos e a serviços da AWS, a soluções já existentes, a aplicativos de terceiros ou a seus próprios aplicativos. Esqueça as preocupações com implantação de atualizações ou aplicação de patches. Você pode aumentar ou reduzir a escala de usuários e de armazenamento com apenas alguns cliques. O WorkDocs oferece uma definição de preço econômica com pagamento conforme o uso para usuários e armazenamento. As chamadas à API não são cobradas. Não há compromissos antecipados nem contratos de longo prazo.

Introdução ao Amazon WorkDocs

Benefícios

Segurar o conteúdo da loja na nuvem AWS

O Amazon WorkDocs ajuda a proteger arquivos contra ameaças internas e externas, bem como manter a conformidade normativa.
 

Você pode gerenciar o acesso com o Active Directory para aproveitar os grupos de segurança, o logon único (SSO) e a Multi-Factor Authentication (MFA), além de controlar as atividades de usuários e de arquivos praticamente em tempo real. Também é possível controlar quais aplicativos de terceiros os usuários podem acessar com o OAuth 2.0, além de usar o AWS CloudTrail para registrar em log as chamadas à API. O WorkDocs é qualificado pela HIPAA, compatível com o PCI DSS, cumpre os requisitos de conformidade da ISO e seus arquivos são criptografados em trânsito e em repouso. Com o WorkDocs, você é o dono dos arquivos. A AWS não acessa nem usa os arquivos dos clientes para nenhuma finalidade que não o fornecimento dos arquivos aos clientes e aos seus usuários finais e para cumprir requisitos legais. Você pode especificar quais regiões da AWS armazenam os arquivos dos usuários para ajudar a manter requisitos de localidade dos dados. O WorkDocs executa na maior infraestrutura de nuvem global do mundo, criada para atender aos requisitos mais rigorosos de segurança dos nossos clientes.

Criar, editar e compartilhar conteúdo

Com o Amazon WorkDocs, a criação de conteúdo e a colaboração é um serviço único e os usuários não precisam se preocupar em mudar de aplicativo para colaborar no conteúdo compartilhado.

Os usuários podem criar documentos, planilhas e apresentações e compartilhá-los com colegas de trabalho, que poderão alterá-los diretamente em um navegador web. Os usuários também podem editar colaborativamente arquivos do Microsoft Office no aplicativo web WorkDocs. Os usuários podem compartilhar arquivos usando um hiperlink simples, convidar outros usuários para contribuir e solicitar ou fornecer feedback avançado. Os usuários determinam se os links são públicos ou disponíveis apenas para outras pessoas da organização. Os usuários podem convidar qualquer pessoa dentro ou fora da organização para colaborar usando um endereço de e-mail. Se eles convidarem alguém de fora da organização, essa pessoa criará uma conta de usuário convidado na primeira vez que fizer login no WorkDocs. Não há cobrança para usuários convidados e você pode convertê-los em usuários completos a qualquer momento. Ao fornecer feedback no WorkDocs, os usuários podem adicionar comentários gerais ou sobre seções específicas de um arquivo. Os usuários podem notificar alguém sobre um comentário usando @nomeusuário, adicionar um comentário privado, usar formatação simples para aplicar estilo aos comentários, responder a comentários em uma conversa em threads e resolver e filtrar comentários. 

Acesse de qualquer lugar e em qualquer dispositivo

Os usuários podem acessar todos os arquivos no Amazon WorkDocs de qualquer dispositivo, online ou offline.

Os usuários podem usar o cliente web do WorkDocs, aplicativos móveis e o WorkDocs Drive e gerenciar arquivos por meio de aplicativos de terceiros com o OAuth 2.0. Eles podem abrir arquivos usando os aplicativos padrão dos computadores ou dos dispositivos móveis com apenas alguns cliques e salvar as alterações no WorkDocs. O WorkDocs Drive pode ser usado para estender o WorkDocs ao desktop dos usuários. O WorkDocs Drive permite acesso sob demanda a todos os arquivos dos usuários sem armazená-los localmente, além de oferecer opções de arquivo adicionais como links de compartilhamento, convite de usuários, arquivos favoritos, armazenamento de favoritos offline e abertura de arquivos no cliente web para colaboração. O WorkDocs Drive está disponível para usuários do Amazon WorkSpaces e está em demonstração limitada para o Microsoft Windows. O feedback e as alterações são sincronizados automaticamente com outros dispositivos mediante uma conexão criptografada.

Obtenha ferramentas avançadas de administração

O Amazon WorkDocs facilita a administração avançada com um console de gerenciamento fácil de usar que pode ser gerenciado de forma programática com APIs administrativas.

Você pode integrar um Active Directory para gerenciar o acesso dos usuários ou criar seu próprio diretório usando o console de gerenciamento do WorkDocs. Também é possível usar o Console de Gerenciamento da AWS para gerenciar a Multi-Factor Authentication (MFA) com o Active Directory e o console de gerenciamento do WorkDocs para cotas de armazenamento, grupos de permissão, permissões de compartilhamento e usuários. Você pode usar o SDK do WorkDocs para gerenciar tudo isso de forma programática usando soluções ou aplicativos existentes.

Integre com soluções existentes

O SDK do Amazon WorkDocs remove a complexidade da criação de recursos de colaboração e gerenciamento de arquivos em soluções e aplicativos por meio de sua API extensível.

Usando ações de APIs administrativas, você pode integrar o WorkDocs a soluções existentes como auditoria, antivírus, eDiscovery e prevenção de perda de dados. Usando ações de APIs de usuário, os aplicativos de terceiros podem gerenciar arquivos, comentar, notificar e compartilhar de forma programática. Você pode autenticar ações de APIs administrativas do WorkDocs usando o AWS Identity and Access Management (IAM) e autorizar ações de APIs de usuário usando o OAuth 2.0. O SDK do Amazon WorkDocs faz parte do AWS SDK e pode ser integrado a outros serviços da AWS. Você pode aproveitar facilmente os recursos da AWS de segurança, monitoramento, lógica de negócios, análises, armazenamento, inteligência artificial e desenvolvimento de aplicativos. Além disso, é possível começar a usar em minutos com as mesmas ferramentas da AWS que você já conhece.

Economize com o pagamento gradual

Com a definição de preço do Amazon WorkDocs, com pagamento conforme o uso, você paga apenas pelas contas de usuário ativas e pelo armazenamento que usar.

O preço inicial do WorkDocs é de 5 USD por usuário por mês na maioria das regiões e inclui 1 TB de armazenamento por usuário. Além disso, o WorkDocs oferece 50 GB de armazenamento gratuito para usuários do Amazon WorkSpace. É possível adicionar mais armazenamento para os usuários pagando as taxas locais do Amazon Simple Storage Service (S3). Os usuários convidados e as chamadas à API não são cobrados. O WorkDocs oferece um teste gratuito de 30 dias para até 50 usuários.

Referências de clientes

Delhivery

A Delhivery ajuda os clientes a aprimorar a experiência de compras online com um conjunto completo de serviços para gerenciar a cadeia de suprimentos de comércio eletrônico, das compras aos depósitos e às embalagens. A Delhivery usa o Amazon WorkDocs para compartilhar de forma segura informações confidenciais com executivos sênior da organização, bem como com algumas partes interessadas externas.

“Gostei da simplicidade do WorkDocs. Procurávamos uma solução para compartilhar interna e externamente informações confidenciais com segurança, que fosse fácil de usar e não exigisse uma integração de usuários demorada. Avaliamos outras soluções, mas a simplicidade e os recursos de auditoria, de segurança e de colaboração, bem como a definição de preço baixa com pagamento conforme o uso, foram fundamentais em nossa decisão de escolher o WorkDocs.”

– Kapil Bharati, diretor de tecnologia, Delhivery

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A IMDb é o principal site de filmes do mundo, com um público web e móvel combinado de mais de 250 milhões de visitantes mensais únicos.

“O WorkDocs é extremamente útil para a equipe de design. Podemos compartilhar e controlar versões com facilidade e organizar o feedback usando os comentários. A pasta de sincronização é um recurso essencial, não somente pelo upload de pastas mais rápido, mas também pelo backup dos nossos arquivos. Também gostamos muito da facilidade de revisão remota de documentos usando o aplicativo para iOS.” 

– Danielle Corey, diretora de design de experiência do usuário, IMDb Professional Services

CondéNast

A Condé Nast é uma empresa de comunicação sediada em Nova York com mais de 100 milhões de consumidores distribuídos entre suas marcas impressas, digitais e de vídeo. A empresa usa o Amazon WorkDocs para facilitar o acesso a arquivos em todo o mundo por meio de provedores de serviços de Internet com níveis de qualidade variados.

“Nossos usuários estão distribuídos em vários continentes. Procurávamos uma solução que permitisse a eles armazenar e acessar arquivos em qualquer parte do mundo. O WorkDocs permitiu que nossos usuários armazenassem arquivos em um único serviço e acessassem esses arquivos de qualquer lugar. Além disso, fizemos tudo isso sem compromissos adiantados nem contratos de longo prazo.” 

– Demetrios Vasiadis, gerente de tecnologias de ativos digitais, Condé Nast

Gateway Engineers

A Gateway Engineers é uma empresa de engenharia e de consultoria civil com serviços completos para projetar e gerenciar projetos da concepção até a conclusão.

“Nosso compartilhamento de arquivos em rede anterior criava muitos problemas para os usuários. Eles enfrentavam problemas na conexão aos arquivos e isso atrapalhava as equipes, pois não podiam acessar os arquivos necessários. O Amazon WorkDocs permite que qualquer pessoa acesse facilmente arquivos de qualquer dispositivo e colabore com recursos de compartilhamento flexíveis e feedback avançado.”

– Dragan J. Lazic, gerente de TI, Gateway Engineers

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A Signet Maritime Corporation é uma empresa internacional de serviços diversificados de logística e de transporte marítimo. A Signet Marine usa o Amazon WorkDocs para permitir que os funcionários compartilhem documentos e colaborem em projetos em seus escritórios e a bordo dos navios da empresa.

“Na Signet Maritime, temos uma força de trabalho internacional amplamente distribuída entre seis escritórios regionais e mais de 30 navios. Usando redes de baixa largura de banda, nossos funcionários precisam compartilhar documentos e colaborar em projetos de forma regular e confiável. Nosso compartilhamento de arquivos em rede anterior criava muitos problemas para os usuários. A mudança para o Amazon WorkDocs permitiu que os usuários armazenassem, compartilhassem e colaborassem em documentos de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, aumentando substancialmente a produtividade e reduzindo os custos operacionais gerais.”

– Joshua A. Johnson, gerente de TI, Signet Maritime

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A Stratus Solutions é um parceiro certificado da Amazon que presta serviços especializados de segurança, de infraestrutura e de desenvolvimento para organizações comerciais e de segurança nacional e usa o Amazon WorkDocs para facilitar a colaboração e o compartilhamento de documentos.

“Ficamos extasiados com a performance, a segurança e a usabilidade do WorkDocs. A API robusta nos permitiu automatizar totalmente a implantação do nosso cliente do Departamento de defesa praticamente do dia para a noite, reduzindo de modo geral o tempo e a mão de obra. Em comparação com outras soluções, ficamos muito impressionados com a precisão dos recursos de auditoria e o suporte automático à autenticação multifator disponível no WorkDocs. O WorkDocs foi claramente projetado considerando a segurança, o que facilita muito nosso trabalho.”

– Dede Dascalu, CEO da Stratus Solutions

halliburton

Fundada em 1919, a Halliburton é um dos maiores fornecedores de produtos e de serviços do setor de energia do mundo.

“O Amazon WorkDocs permite que a Halliburton hospede a OpenEarth™ Community, uma comunidade gratuita, global e aberta de cientistas, engenheiros e desenvolvedores de software comprometidos a produzir uma plataforma de software compartilhada para o setor de petróleo e gás, com o intuito de reduzir custos e acelerar o ritmo das inovações. Cada membro da comunidade conta com um armazenamento privado para acessar diretamente o conteúdo de seus WorkSpaces, laptops e dispositivos móveis. Os membros da comunidade descobriram que o WorkDocs é uma solução valiosa e usam o serviço frequentemente para compartilhar informações e colaborar entre domínios.”

– Deepak Gandhi, gerente de PaaS iEnergy e OEC na Halliburton

Casos de uso

Edição colaborativa

Com a edição colaborativa, os usuários podem trabalhar em equipe para criar conteúdo e fazer alterações em arquivos do Microsoft Office sem precisar se preocupar com a mudança de aplicativos ou de formatos de arquivo. Os administradores de TI não precisam se preocupar com a implantação de software adicional nem com a compra e o gerenciamento de licenças de software. Com esse recurso, os usuários têm uma maneira adicional para criar e editar conteúdo diretamente no Amazon WorkDocs, por meio da integração ao Hancom Thinkfree Office Online.

Sincronização e compartilhamento de arquivos empresariais

Com o cliente de sincronização do Amazon WorkDocs, os arquivos armazenados no WorkDocs são sincronizados com os computadores dos usuários e disponibilizados para acesso offline. Todas as alterações efetuadas localmente são sincronizadas automaticamente com o WorkDocs e com outros dispositivos quando estão online. Os usuários do Windows e do Amazon WorkSpaces podem usar o WorkDocs Drive para acessar sob demanda todo o conteúdo do WorkDocs por meio de uma unidade montada que não armazena arquivos localmente.

Repositório de conteúdo para ECM

Você pode usar o Amazon WorkDocs como o repositório de conteúdo subjacente de uma solução de Enterprise Content Management (ECM – Gerenciamento de conteúdo empresarial). O SDK do WorkDocs pode integrar o WorkDocs a processos empresariais existentes para capturar, proteger, analisar, fazer backup e compartilhar conteúdo. Também é possível criar seu próprio ECM na AWS usando o WorkDocs. A criação de um ECM com o WorkDocs significa que você pode escalar perfeitamente o armazenamento e os usuários, sem se preocupar com problemas de performance ou com limitações de capacidade.

Colaboração em equipe

 O Amazon WorkDocs permite que as equipes colaborem e gerenciem arquivos com facilidade e segurança. Os usuários podem criar pastas compartilhadas e restringir o acesso ao grupo de usuários da equipe no Active Directory e a outros usuários convidados. Assim, todos os arquivos da equipe são armazenados em uma pasta compartilhada no WorkDocs e podem ser acessados de qualquer dispositivo, a qualquer momento. Eles podem editar arquivos usando os aplicativos padrão de computadores ou dispositivos móveis com apenas alguns cliques e salvar as alterações no WorkDocs.  Com o WorkDocs Drive, todos os arquivos do WorkDocs estão disponíveis no Explorador de Arquivos do Windows e os usuários podem compartilhar arquivos, convidar usuários, armazenar favoritos offline e abrir arquivos no cliente web. As equipes podem revisar e pesquisar as atividades da pasta para ver o que está acontecendo e ver todo o feedback bem ao lado dos arquivos.

Crie aplicativos avançados de conteúdo

Você pode usar o SDK do Amazon WorkDocs para simplificar a criação de aplicativos avançados de conteúdo e de colaboração. Com algumas linhas de código, você pode usar as chamadas à API do WorkDocs para administração de usuários, armazenamento, gerenciamento de permissões, compartilhamento, comentários, metadados, rotulagem e rastreamento de atividades. O SDK do Amazon WorkDocs faz parte do AWS SDK e permite aproveitar facilmente os recursos de segurança, monitoramento, lógica de negócios, armazenamento e desenvolvimento de aplicativos da AWS. O Amazon WorkDocs é um serviço totalmente gerenciado. Você não precisa se preocupar com o provisionamento de hardware nem com o gerenciamento da infraestrutura para comportar o conteúdo e a experiência de colaboração.

Substitua compartilhamentos de arquivos em redes legadas

Você pode usar o Amazon WorkDocs Drive como unidade doméstica sem armazenar arquivos localmente. O WorkDocs Drive transmite arquivos para o desktop sob demanda e você não precisa de compartilhamentos de arquivos em rede nem de dispositivos adicionais de armazenamento. Todos os arquivos do WorkDocs estão disponíveis no Explorador de Arquivos do Windows e os usuários podem compartilhar arquivos, convidar usuários, armazenar favoritos offline e abrir arquivos no cliente web.

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