Dropbox Şirketi HelloSign, Otomatik Olarak Dijital Formlar Oluşturan HelloWorks Özelliğini Amazon Textact'i Kullanarak 1 Haftada Oluşturdu

2019'dan beri bir Dropbox şirketi olan HelloSign, iş operasyonlarını kolaylaştıran ve müşterilerin yazıcı veya faks makinesine ihtiyaç duymadan e-imza toplamasını sağlayan bir dijital iş akışı platformu sunuyor. HelloSign'ın ürünlerinden biri olan HelloWorks'te müşteriler, PDF dosyalarını birden çok kişinin hızlı ve kolay şekilde doldurabildiği, mobil cihazlarla uyumlu web formlarına dönüştürebiliyor. Ancak HelloSign'a güvenen şirketlerin, 2019'a kadar e-imza toplamak için dijital formları önce PDF'lerden manuel olarak oluşturması gerekiyordu ve bu işlem genellikle en az bir saat sürüyordu. Bu zahmetli süreç, istenmeyen yıpranma düzeylerine katkıda bulunuyordu.

HelloSign, HelloWorks'teki form oluşturma sürecini basitleştirmek ve hızlandırmak için Amazon Web Services'ın (AWS) desteğine başvurdu. HelloSign, formlardan ve tablolardan veri saptamak, anlamak ve ayıklamak için basit optik karakter tanımanın ötesine geçerek taranan belgelerden metin ve verileri otomatik olarak ayıklayan bir tam olarak yönetilen makine öğrenimi hizmeti olan Amazon Textract'i kullanarak HelloWorks'te hızlıca bir otomatik oluşturma özelliği geliştirdi. Artık müşteriler, PDF dosyalarını tarayarak bunları mobil cihaz uyumlu, özelleştirilebilir akıllı formlara otomatik olarak dönüştürebiliyor. Bu çok daha verimli yeni iş akışı, HelloSign'ın yeni müşterilerden aldığı form oluşturma hacmini üç katına çıkarmaya yardımcı oldu ve müşteri memnuniyetini artırdı.

2010'da kurulan HelloSign şirketi üç üründen oluşan bir ürün yelpazesi sunuyor: e-imzaları uygulamalara entegre eden HelloSign, elektronik faks hizmeti olan HelloFax ve form oluşturmak için mobil cihaz uyumlu bir e-imza çözümü olan HelloWorks. İşletmeler, PDF'lerden dijital formlar oluşturmak ve ardından bu formları imza için çok sayıdaki son kullanıcıya göndermek için HelloWorks'ü kullanıyor. Son kullanıcılar bu formları mobil cihazlarda bile kolayca doldurabiliyor. Bu özellik, form doldurma oranlarını artırırken ilgili süreç, insan hatasını ve gereksiz işlem yükünü azaltıyor. W-9, W-4 veya I-9 gibi devlet formları, web uygulamasında en yaygın olarak kullanılan formlar.

HelloWorks ekibi, bazı müşterilerin form oluşturma sürecine başlayıp neden tamamlamadıklarını araştırırken, dijital bir formu manuel olarak planlama ve tasarlama sürecinin pek çok kullanıcı tarafından pratik bulunmayacak kadar fazla zaman ve çaba gerektirdiğini belirledi. HelloWorks ürün yöneticisi Benny Kao şunları söylüyor: "Müşterilerin bir PDF yüklemesi, PDF'teki tüm alanları yeniden oluşturması ve ardından tüm çıktı verilerini eşlemesi gerektiğinden bu formları oluşturma süreci külfetli bir işti. Müşterilerin bir formu yeniden oluşturmak için bir saatleri olmuyor veya henüz tamamlanmamış bir form olduğunu unutuyorlar." Böylece ekip, form oluşturma sürecini basitleştirmeye odaklandı.

HelloSign platformunun tamamı zaten AWS üzerinde yer almaktaydı ve sektör lideri ölçeklenebilirlik, veri erişilebilirliği, güvenlik ve performans sunan bir nesne depolama hizmeti olan Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) gibi hizmetleri kullanıyordu. HelloWorks'te kıdemli yazılım mühendisi Skyler Parr şunları söylüyor: "DevOps ekibimiz, AWS'yi kullanmaya zaten aşinaydı. Başka bir sağlayıcıyı seçmek, küçük ekibimiz için çok daha fazla iş anlamına gelecekti." HelloWorks ekibi bir hackathon sırasında gelir beyan formlarının işlenmesine yönelik bir kavram kanıtı geliştirdi ve bunu, kısa süre sonra bir prototip uygulama takip etti. HelloSign'da kıdemli yazılım mühendisi Fernanda Mora şunları söylüyor: "Amazon Textract ile ilk entegrasyon, Temmuz 2019'daki bir Hackweek projesinde gerçekleştirildi. Bu ilk kavram kanıtını başarılı şekilde uyguladıktan sonra tüm gereksinimlerinizi karşıladığından emin olmak için bir prototip geliştirdik ve ardından Mart 2020'de beta sürümü üzerinde çalışmaya başladık. Beta, Haziran 2020 itibarıyla kullanıcı tabanımıza aşamalı olarak ve o ayın sonunda tamamen kullanımda olacak şekilde piyasaya sürüldü."

Hackathon sırasında, HelloWorks ekibi kendi verilerine uyması için Amazon Textract verilerini nasıl dönüştüreceğini keşfetti ve hizmetin HelloWorks'ün dahili sistemiyle birlikte çalışması için etkili bir plan oluşturdu. Sistem, Amazon Textract'i kullanarak yüksek müşteri hacimlerinde bile yüksek kaliteli kullanıcı deneyimi sağlayabiliyor. HelloWorks, web uygulamasından çıktıkları veya bir kesinti yaşadıkları takdirde kullanıcıların etkinliğe kaldıkları yerden devam etmesini sağlamak için tasarlanmıştır. Parr şunları söylüyor: "Mühendisler olarak, prototip oluşturma sürecinde hem kullanım kolaylığına hem de hizmet hızına dikkat ediyoruz. Amazon Textract'i kullanarak geliştirme süreci için iyi bir test döngüsüne sahip olabildik ve AWS'den hızlıca geri bildirim alabiliyoruz. Hizmeti sistemimize entegre etmeyi ve ihtiyaçlarımıza uymasını sağlayabildik."

Amazon Textract sayesinde HelloWorks, sistemine taranan neredeyse her formu çok az manuel müdahale veya ayarlamayla hızlı ve otomatik şekilde dönüştürebiliyor. Amazon Textract; W-2, 1099-MISC, 1040 ve hasta kayıt formları gibi, HelloWorks'ün akıcılık beklediği çoğu formla eğitildiğinden, entegrasyon sorunsuz şekilde gerçekleşti. Amazon Textract, ortalama HelloWorks müşterisinin bir form oluşturmak için ihtiyaç duyduğu en az bir saatlik süreyi, en hızlı 8 saniye ve en yavaş 75 saniye olacak şekilde ortalama 40 saniyeye düşürdü. Kao, "Müşteriler bir PDF yükleyip Tara'ya tıklayarak 40 saniye veya daha az bir süre bekliyor. Ardından tüm alanlar otomatik olarak PDF'ye eşleniyor" diye açıklıyor. "Yapmaları gereken tek şey, bileşenlerin doğru şekilde oluşturulup oluşturulmadığını ikinci kez kontrol etmek."

Amazon Textract, HelloWorks kullanıcılarının etkileşimini ve bu kullanıcıları elde tutma oranını artırdı. Mayıs 2020'deki dahili beta lansmanından beri binlerce sayfa tarandı. HelloWorks'te bir belge taradıktan sonra, niteliksel ankete yanıt veren müşterilerin yüzde 83'ü, aracın çok kullanışlı olduğunu belirtti. HelloWorks ayrıca Mart 2020'den Temmuz 2020'ye kadarki dönemde oluşturulan yeni formlardaki aydan aya artış oranının %26'ya ulaştığını gördü. Kao, "Ürün için kaydolan yeni şirket ekipleri sayısı ile oluşturulan yeni formlar arasındaki oranı üç katına çıkardık ve bunun büyük bir kısmını Amazon Textract'e borçluyuz" diyor. "Hizmeti kullanmak, en büyük engellerimizden birini aşmamıza yardımcı oldu: form oluşturmak için gerekli olan yatırımı azaltma." Ayrıca, oluşturulan form sayısındaki artış, gönderilen form ve imza sayısında da doğrudan benzer bir artışa olanak tanıdı.

Otomatik oluşturma özelliği, COVID-19 pandemisi sırasında HelloWorks müşterilerine özellikle büyük fayda sağladı. Küçük ve orta ölçekli birçok işletme, finansal destek için Paycheck Protection Program'a başvurduğunda finans teknolojisi şirketleri, program başvurularını yüksek hacimde hızlıca göndermek için HelloWorks'ü kullandı. Ek olarak, hastaneler HelloWorks'ü hasta kabulünü kolaylaştırmak için kullanırken, ambulans hizmetleri insanları COVID-19 testi için kaydetmek amacıyla kullandı.

HelloWorks ekibi gelecekte daha akıllı ve daha duyarlı bir kullanıcı deneyimi oluşturmak için web uygulamasını iyileştirmeyi umuyor. Kao, "Daha fazla kullanım örneğini ve kullanıcı arabiriminde daha fazla bileşeni desteklemeye odaklanacağız" diyor. Sonuç olarak, müşteriler kod yazmayı öğrenmek zorunda kalmadan çok daha fazla özelliğe erişim sağlayabilecek.

Amazon Textract'i kullanan ve AWS'nin desteğine güvenen HelloSign, müşterileri ve son kullanıcıları için iş sürecini basitleştiren ve hızlandıran kullanıcı dostu bir özelliği hızlıca oluşturdu. Parr, "Görüntüleri ve PDF'leri analiz edebilen çok fazla aracımız yok" diyor. "Bunu bizim yerimize yapabilecek bir AWS hizmetini kullandığımız için artık bu konuda endişelenmemiz gerekmiyor, ayrıca bu alana özel bir uzman işe almak zorunda kalmadan ürünümüzün yeteneklerini genişletebiliyoruz. Bu, ekibimizin küçük ve çevik kalmasını sağlamamıza yardımcı oluyor. AWS ekibiyle birlikte çalışmak ve sorularımıza yanıt alabilmek, süreci sorunsuz şekilde sürdürmemizi sağladı."