Apa itu DMS?
Apa itu DMS?
Sistem manajemen dokumen (DMS), adalah repositori dokumen elektronik dengan fungsi untuk mempermudah pekerjaan antar-dokumen dan di dalam dokumen. Fitur DMS dapat mencakup penyimpanan, penelusuran, kontrol versi, dan alur kerja. Organisasi memilih menggunakan DMS untuk meningkatkan efisiensi, keamanan, dan keterlacakan ketika bekerja dengan jumlah dokumen yang banyak.
Mengapa DMS penting?
Organisasi di sektor swasta dan publik dapat mengumpulkan dan menyimpan puluhan ribu dokumen dalam operasi sehari-hari mereka. Dokumen dapat terakumulasi dalam berbagai proses bisnis, termasuk proyek pemasaran, manajemen vendor, faktur keuangan, dan data sumber daya manusia perusahaan. Skala dokumen di seluruh bisnis ini membuat manajemen dokumen menjadi pertimbangan bisnis yang penting. Berkat kemajuan teknologi, kita tidak perlu lagi berurusan dengan solusi manajemen berbasis kertas, struktur folder digital sederhana, dan praktik penamaan file untuk mengatur dokumen.
Menyederhanakan manajemen dokumen
Sistem operasi menawarkan manajemen dokumen bawaan yang terbatas, seperti penelusuran struktur file dan properti file dasar. Namun, solusi manajemen dokumen bawaan ini sering kali sulit digunakan oleh pengguna untuk menavigasi atau menemukan informasi inti yang mereka cari.
Sistem manajemen dokumen (DMS) menyediakan cara yang lebih mudah bagi pengguna dan tim untuk menyimpan, mengatur, menyortir, dan menelusuri dokumen elektronik di seluruh organisasi.
Manfaat lainnya
Manfaat dari sistem manajemen dokumen meliputi:
- Proses penanganan dokumen yang terpusat dan terstandardisasi
- Waktu penelusuran yang lebih singkat sehingga produktivitas meningkat
- Menghilangkan kebutuhan untuk mengirim pesan kepada anggota tim untuk menemukan file
- Bukti historis dalam manajemen file
- Kontrol detail terhadap manajemen akses pengguna
Apa saja kemampuan DMS?
Kemampuan sistem manajemen dokumen dapat bervariasi tergantung pada produk atau implementasi tumpukan produk. Berikut ini adalah beberapa fitur umum dalam DMS.
Penyimpanan
Solusi DMS biasanya mencakup penyimpanan dokumen agar file selalu tersedia untuk diakses, diedit, ditelusuri, dan dikelola oleh pengguna. Penyimpanan dokumen ini harus tersedia sesuai permintaan.
Metadata
Setiap dokumen dalam sistem akan memiliki metadata terkait yang ditentukan dalam propertinya. Metadata ini biasanya mencakup pemilik dokumen, editor, dan pengguna dengan akses baca-saja, serta tanggal pembuatan dan modifikasi dokumen. Metadata juga dapat mencakup bidang lain, seperti nama proyek, tanggal kerja, status, dan bidang khusus lainnya. Misalnya, gambar yang berisi teks dapat memiliki teks lengkap dokumen yang disimpan dalam metadatanya. Metadata digunakan untuk tujuan pencarian dan pemfilteran.
Penentuan Versi
Penentuan versi menyimpan salinan dokumen setiap kali ada perubahan sehingga selalu ada riwayat versi sebelumnya untuk referensi. Dengan demikian, informasi penting tidak akan terhapus, dan salinan atau bagian dokumen lama dapat dipulihkan.
Kolaborasi
Salah satu tujuan DMS adalah memiliki sistem fungsional yang memungkinkan banyak pengguna untuk secara bersamaan membuat, memodifikasi, mengelola, dan menelusuri dokumen. Setiap sistem menangani kolaborasi dengan cara berbeda, tergantung pada konfigurasinya. Beberapa sistem memungkinkan beberapa pengguna untuk memodifikasi dokumen yang sama secara bersamaan.
Proses otomatis
Beberapa DMS memiliki alur kerja, seperti proses persetujuan dan proses arsip otomatis, yang dibangun ke dalam inti sistem. Sistem lain memungkinkan administrator sistem atau pengguna dengan izin tertentu untuk membuat proses otomatis ini sesuai kebutuhan. Dengan menyertakan manajemen alur kerja dalam suatu DMS, pengguna dapat menghemat waktu, dan bisnis dapat menghemat sumber daya.
Keamanan
Sistem manajemen dokumen memerlukan konfigurasi keamanan untuk memastikan penyimpanan yang aman, manajemen identitas dan akses (IAM), kebijakan penghapusan dokumen, dan izin yang ditingkatkan untuk pembuatan dan pengelolaan alur kerja.
Penelusuran DMS
Penelusuran dasar biasanya mencakup penelusuran plaintext dengan kemampuan pemfilteran. Akan tetapi, sistem DMS biasanya menyertakan fitur penelusuran yang lebih canggih. Kemampuan penelusuran DMS harus kuat untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Penelusuran dapat mencakup kecocokan dekat, pemfilteran berdasarkan rentang metadata, dan pembatasan berbasis pengguna.
Penelusuran modern sudah mengintegrasikan AI untuk memungkinkan pengguna memasukkan kueri dalam bahasa alami. AI dapat merespons dengan cerdas, misalnya, dengan membuatkan ringkasan dokumen dan jawaban langsung dari dalam teks dokumen, bersama dengan referensi ke dokumen yang relevan.
Apa saja pertimbangan utama dalam memilih DMS?
Setiap organisasi memiliki kebutuhan yang berbeda untuk sistem manajemen dokumennya. Berikut adalah pertimbangan utama dalam memilih solusi manajemen dokumen.
Keamanan dan kepatuhan
Suatu DMS harus sesuai dengan kebijakan keamanan dan kepatuhan perusahaan yang berlaku. Misalnya, sistem harus mendukung manajemen identitas dan akses (IAM), penyimpanan aman di dalam wilayah, enkripsi, penyamaran informasi pengenal pribadi (PII), dan riwayat penentuan versi untuk kebutuhan industri.
Penelusuran lanjutan
Pertimbangan utama yang harus ditangani oleh fitur penelusuran adalah kegunaan. Sebagai contoh, penelusuran yang hanya menampilkan hasil dengan kecocokan persis untuk frasa dalam nama file memiliki keterbatasan kegunaan. Sebagai gantinya, pilihlah fungsi penelusuran teks penuh yang fleksibel sehingga pengguna dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka cari. Penelusuran berbasis AI sebaiknya diintegrasikan jika memungkinkan dan diizinkan berdasarkan kewajiban keamanan dan kepatuhan.
Kustomisasi
DMS komersial siap pakai dengan lisensi perangkat lunak untuk bisnis biasanya memiliki keterbatasan dalam hal kustomisasi. Sebagai contoh, perangkat lunak tersebut mungkin tidak mengizinkan integrasi dengan solusi IAM saat ini, memiliki kapasitas penyimpanan tetap, atau memiliki kemampuan terbatas dalam mengotomatiskan alur kerja dalam perangkat lunak. DMS yang dapat dikustomisasi menyediakan solusi yang dapat dikelola dan berkembang sejalan dengan kebutuhan pengguna, organisasi, dan keamanan.
Kontrol
Sistem manajemen dokumen harus memiliki kemampuan untuk menambahkan berbagai tingkat kontrol. Izin akses berbasis pengguna harus sesuai dengan struktur organisasi, prinsip hak akses paling rendah, dan izin akses yang ada untuk file. Izin yang lebih rumit biasanya ditentukan oleh administrator keamanan. Administrator, grup, dan izin akses berbasis peran, termasuk pelanggan dan klien, harus dapat ditentukan dan diberlakukan di seluruh DMS.
Manajemen dokumen berbasis cloud
Sistem manajemen dokumen berbasis cloud memungkinkan pengguna melakukan pekerjaan jarak jauh sekaligus memastikan keandalan dan ketersediaan solusi. Arsitektur berbasis cloud menghilangkan kebutuhan akan pembelian, pemeliharaan, dan manajemen perangkat keras. Memilih konfigurasi berbasis cloud daripada DMS on-premise memungkinkan cara kerja dan akses yang lebih modern.
DMS vs. CMS
Sistem manajemen konten (CMS) adalah solusi yang mengatur dokumen, gambar, media, dan file untuk dipublikasikan. Tujuan utama CMS adalah untuk mengatur konten untuk publikasi di web. Namun, CMS juga dapat digunakan untuk portal internal, saluran publikasi media lainnya, dan dokumentasi teknis. CMS headless memungkinkan publikasi ke frontend atau UI apa pun.
CMS mirip dengan sistem manajemen dokumen; akan tetapi, tujuan utamanya adalah publikasi konten, bukan penggunaan internal. Organisasi yang membutuhkan komponen publikasi dalam manajemen dokumen mereka dapat memilih CMS atau menambahkan lapisan antarmuka pengguna ke DMS mereka dengan koneksi API pada masa mendatang jika diperlukan.
Bagaimana AWS dapat mendukung manajemen DMS?
AWS membantu organisasi membuat, menyimpan, dan mengelola sistem manajemen dokumen berbasis cloud mereka dengan berbagai layanan, alat, dan dukungan yang dapat disesuaikan.
Layanan basis data cloud AWS dan penyimpanan cloud AWS menawarkan skalabilitas, ketersediaan data, dan kinerja terdepan di industri untuk menyimpan data dan file dengan aman. Anda mendapatkan fitur bawaan, seperti penentuan versi, penyimpanan regional, enkripsi, dan banyak lagi.
Amazon Kendra memungkinkan pengembang untuk mengintegrasikan kemampuan pencarian ke dalam DMS sehingga pengguna akhir dapat menemukan informasi yang disimpan di semua jenis dokumen di seluruh organisasi.
AWS Identity and Access Management memungkinkan Anda mengelola akses dan izin pengguna di seluruh file DMS serta arsitektur korporasi di AWS
AWS DataSync memungkinkan Anda untuk memigrasikan data dokumen on-premise ke AWS dengan aman, mudah, dan dengan tetap menjaga integritas data, izin, dan akses.
Mulailah membangun sistem manajemen dokumen Anda di AWS dengan membuat akun gratis sekarang juga.