A3Data implementa Gen AI AWS no Grupo Elfa e amplia vendas processadas em R$ 157 milhões

Com mais de 30 anos de atuação no mercado brasileiro, o Grupo Elfa é referência na distribuição de produtos e serviços dentro do ecossistema de saúde. Composto por 21 empresas, o grupo conta com mais de 2,5 mil colaboradores e atende cerca de 7 mil hospitais, 250 mil clínicas e 700 planos de saúde em todo o país. Para aprimorar a experiência de compra de mais de 800 mil produtos disponíveis, o grupo contou com o suporte da A3Data para o desenvolvimento de uma solução para automatizar os pedidos de cotação por e-mail. Baseada no Amazon Bedrock, a solução resultou em uma redução de 80% no tempo de processamento das cotações e em um incremento de R$ 157 milhões nas vendas processadas.

Com mais de 30 anos de atuação no mercado brasileiro, o Grupo Elfa é referência na distribuição de produtos e serviços dentro do ecossistema de saúde. O grupo é composto hoje por 21 empresas, empregando mais de 2,5 mil colaboradores, responsáveis pelo atendimento a cerca de 7 mil hospitais, 250 mil clínicas e 700 planos de saúde em todo o Brasil.

Seu portfólio abrange desde a distribuição de medicamentos e materiais médico-hospitalares até a oferta de serviços que conectam todos os stakeholders do ecossistema de saúde, da indústria ao paciente final. Em 2023, o grupo recebeu um aporte de 870 milhões da Pátria Investimentos, para investimento em suas operações, e um dos focos foi a melhoria na jornada do cliente, como a busca da multicanalidade na experiência de compra de seus mais de 800 mil produtos de saúde. “A comunicação por e-mail é uma das mais utilizadas por nossos clientes, mas estamos falando de um canal operado manualmente e com limitações de capacidade para processar milhares de pedidos recebidos mensalmente, em diferentes formatos”, explica o diretor executivo de TI do Grupo Elfa, Rafael Tobara.

De fato, o Grupo Elfa enfrentava desafios na operação comercial: milhares de pedidos de cotação chegavam por e-mail em formatos variados e não estruturados. Com uma equipe sobrecarregada, apenas 30% das oportunidades eram respondidas, o que gerava perda recorrente de receita. Com isso, o desafio era claro: escalar a capacidade de resposta mantendo precisão, governança e atendimento personalizado. Soluções anteriores, baseadas em regras fixas, não acompanhavam a complexidade dos pedidos e o grupo precisava de uma solução robusta, flexível e segura, capaz de ler, interpretar e estruturar e-mails e anexos automaticamente, integrando-se ao Salesforce.

Para ampliar a capacidade de processamento sem deixar de lado um canal já consolidado pelos clientes, o Grupo Elfa buscou a ajuda da A3Data que, em conjunto com a AWS, desenvolveu uma solução inteligente que automatizou o processo de recebimento dos pedidos de cotação por e-mail. A A3 Data foi escolhida por conta de seus mais de dez anos de experiência em projetos de Inteligência Artificial de alta complexidade. Além disso, a empresa já era parceira da Elfa em outras iniciativas de dados, com profundo conhecimento do negócio.

Também contou a favor o fato de a A3Data ser reconhecida como líder em IA no Brasil pelo ISG, parceira avançada da AWS e possuir competência formal em Gen AI pela AWS, que oferece escalabilidade, flexibilidade e governança por meio do Amazon Bedrock e é uma parceira já consolidada da Elfa em projetos de dados, com arquitetura alinhada ao ambiente atual da empresa e reconhecida como referência em segurança de infraestrutura.

A solução proposta pela A3Data é 100% hospedada na AWS, não só por já se adequar ao atual ecossistema tecnológico do grupo, mas também por contar com recursos de IA Generativa mais flexíveis, diversos e seguros com o uso do Amazon Bedrock. “Principalmente para modelos de LLM e análise inteligente de imagens, havia um risco de obsolescência tecnológica devido aos constantes lançamentos de mercado”, explica o CEO da A3Data, Rodrigo Pereira, lembrando que o uso do Amazon Bedrock reduza este risco, já que oferece várias possibilidades de modelos em um único ambiente.

Pereira conta ainda que a arquitetura escolhida está alinhada ao AWS Well-Architected Framework, o que garante sua eficiência, segurança, escalabilidade e confiabilidade. “Além disso, ela foi pensada para ser orientada a eventos e a serviços serverless, visando a simplicidade de manutenção e dinamicidade da solução, respectivamente”, explica.

O executivo da A3Data explica que, com a adoção da solução, o processo de recebimento de cotações por e-mail ficou dividido em quatro etapas. Na primeira, há o recebimento dos dados não estruturados dos e-mails, com o processamento dos mesmos, dos anexos enviados e seu armazenamento. Essa etapa é baseada em serviços como o Amazon DynamoDB e o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3).

Na segunda etapa há a classificação do conteúdo do e-mail, na qual a intenção do cliente na requisição por e-mail é compreendida. “Por se tratar de um canal de comunicação não estruturado, qualquer tipo de requisição pode chegar, como um pedido de compra, pedido de cotação ou pedido de informação, entre outros”, diz. Aqui, é fundamental o uso de serviços AWS como o AWS Lambda, o Amazon Bedrock; e o Amazon Simple Queue Service (Amazon SQS).

Na terceira etapa, os anexos dos e-mails são capturados, interpretados e classificados. Aqui, podem ser processados anexos como fotos, PDFs, planilhas ou qualquer outro material que precise ser processado. Esta etapa é baseada em serviços AWS Lambda; Amazon Textract; e Amazon SQS.

Por fim, na quarta e última etapa, os dados são consolidados de maneira estruturada, podendo ser processados e integrados automaticamente ao sistema de CRM (Customer Relationship Management) do grupo. Nesta etapa são essenciais serviços como o AWS Lambda; Amazon Bedrock; e Amazon SQS. Pereira destaca ainda que todas as etapas são monitoradas por meio do Amazon CloudWatch, incluindo métricas técnicas de performance e coleta e análise de logs da solução.

Tobara explica que a solução foi implementada inicialmente em uma prova de conceito, com testes realizados com 10% dos e-mails recebidos. Com os resultados positivos, a solução foi escalada, entrando em operação de fato em agosto de 2024. “O ciclo de desenvolvimento durou cinco meses, com obtenção de resultados já nas primeiras semanas de operação”, afirma.

Segundo o diretor de TI do grupo Elfa, nos primeiros sete meses de operação a solução possibilitou um incremento de R$ 157 milhões de vendas processadas em dez meses, com impacto direto no crescimento e rentabilidade da empresa. Outro ponto destacado pelo executivo foi a redução de 80% no tempo de processamento das cotações, que caiu de 5 minutos para apenas um minuto cada.

“Havia casos de cotações mais complexas, com mais de 100 itens, que podiam levar até uma hora para serem processadas e agora são totalmente processadas em três minutos. Uma redução de 95%”, comemora. O novo sistema trouxe ainda redução do risco de não atendimento e de falhas no processamento de pedidos de cotação; possibilidade de realização de cotações 24x7; e maior controle e governança do processo de cotação por e-mails. “A solução tem sido altamente assistida e melhorada continuamente, visando ainda superar os resultados atualmente demonstrados”, diz.

Com mais de 30 anos de atuação, o Grupo Elfa é referência na distribuição de produtos e serviços de saúde. Composto por 21 empresas, o grupo emprega mais de 2,5 mil colaboradores e atende a cerca de 7 mil hospitais, 250 mil clínicas e 700 planos de saúde.