O que é DMS?
O sistema de gerenciamento de documentos (DMS) é um repositório de documentos eletrônicos com funções que facilitam o trabalho entre e em documentos. Os recursos de um DMS podem incluir armazenamento, pesquisa, controle de versão e fluxos de trabalho. As organizações adotam o DMS para a obtenção de mais eficiência, segurança e rastreabilidade no trabalho com um grande número de documentos.
Por que o DMS é importante?
Organizações dos setores público e privado podem acumular e armazenar dezenas de milhares de documentos em suas operações diárias. Os documentos podem se acumular em vários processos de negócios, incluindo projetos de marketing, gerenciamento de fornecedores, faturas e dados de recursos humanos da empresa. A escala dos documentos em uma empresa torna o gerenciamento de documentos uma importante consideração para a organização. Graças aos avanços da tecnologia, não precisamos mais lidar com soluções de gerenciamento que utilizam papel, estruturas de pastas digitais simples e práticas de nomenclatura de arquivos para organização de documentos.
Gerenciamento de documentos simplificado
Os sistemas operacionais oferecem um gerenciamento integrado limitado de documentos, como a exploração da estrutura de arquivos e as propriedades básicas de arquivos. No entanto, as soluções integradas de gerenciamento de documentos podem dificultar a navegação ou pesquisa das principais informações buscadas pelos usuários.
Os sistemas de gerenciamento de documentos (DMSs) fornecem uma maneira mais fácil de armazenamento, organização, classificação e pesquisa de documentos eletrônicos por usuários e equipes em toda a organização.
Outros benefícios
Os benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos incluem:
- Processos centralizados e padronizados de administração de documentos
- Redução do tempo gasto em pesquisas, favorecendo a produtividade
- Eliminação da necessidade de envio de mensagens aos membros da equipe para localizar arquivos
- Evidência histórica no gerenciamento de arquivos
- Controle preciso do gerenciamento de acessos dos usuários
Quais são os recursos de um DMS?
Os recursos do sistema de gerenciamento de documentos (DMS) podem variar, dependendo do produto ou da implementação da pilha de produtos. A seguir, fornecemos alguns recursos comuns do DMS.
Armazenamento
A solução normalmente inclui armazenamento de documentos, disponibilizando os arquivos para acesso, edição, pesquisa e gerenciamento pelos usuários. O armazenamento de documentos deve estar disponível sob demanda.
Metadados
Cada documento dentro do sistema terá metadados associados definidos em suas respectivas propriedades. Esses metadados geralmente incluem o proprietário do documento, os editores e os usuários com acesso a somente leitura, além das datas de criação e modificação do documento. Outros campos também podem ser incluídos, como nome do projeto, datas úteis, status e outras opções personalizadas. Por exemplo, o texto completo contido em uma imagem pode ser armazenado em seus metadados. Os metadados são usados para fins de pesquisa e filtragem.
Versionamento
O versionamento preserva as cópias dos documentos à medida que eles são alterados. Dessa forma, sempre há uma versão histórica anterior para referência. Ele evita que informações críticas sejam apagadas e que cópias antigas ou partes de documentos possam ser restauradas.
Colaboração
Um dos objetivos de um DMS é ter um sistema funcional que permita que vários usuários criem, modifiquem, gerenciem e pesquisem documentos simultaneamente. Cada sistema lida com a colaboração de forma diferente, dependendo da configuração. Alguns sistemas permitem que vários usuários modifiquem o mesmo documento ao mesmo tempo.
Processos automatizados
Alguns DMSs têm fluxos de trabalho, como processos de aprovação e processos automáticos de arquivamento, integrados ao núcleo do sistema. Outros permitem que administradores de sistema ou usuários aprovados criem esses processos automatizados conforme as necessidades. Ao incluir o gerenciamento do fluxo de trabalho em um DMS, os usuários podem economizar tempo e as empresas podem conservar recursos.
Segurança
O sistema de gerenciamento de documentos requer configurações de segurança para armazenamento seguro, gerenciamento de identidade e acesso (IAM), políticas de exclusão de documentos e permissões elevadas para criação e gerenciamento de fluxos de trabalho.
Pesquisa do DMS
A pesquisa básica inclui pesquisa de texto simples com recursos de filtragem, mas os sistemas normalmente incluem recursos mais sofisticados. Os recursos de pesquisa de um DMS devem ser robustos para atender aos requisitos organizacionais. A pesquisa pode incluir correspondências aproximadas, filtragem por intervalo de metadados e restrições baseadas no usuário.
A pesquisa moderna integra a IA para permitir que os usuários insiram consultas em linguagem natural. A IA, por exemplo, pode responder de forma inteligente, gerando resumos de documentos e respostas diretas a partir do texto do documento, juntamente com referências a documentos relevantes.
Quais são as principais considerações ao escolher um DMS?
Cada organização tem necessidades diferentes para seu sistema de gerenciamento de documentos (DMS). Veja a seguir as principais considerações na seleção de uma solução de gerenciamento de documentos.
Segurança e conformidade
O DMS deve funcionar dentro das políticas de segurança e conformidade da empresa. Por exemplo, o sistema deve oferecer suporte ao gerenciamento de identidade e acesso (IAM), ao armazenamento seguro na região, à criptografia, ao mascaramento de informações de identificação pessoal (PII) e ao controle de versões históricas para cumprir os requisitos do setor.
Pesquisa avançada
A principal consideração que a pesquisa deve abordar é a usabilidade. Por exemplo, uma pesquisa que retorna apenas correspondências exatas para uma frase em um nome de arquivo tem usabilidade limitada. Em vez disso, procure uma funcionalidade flexível de pesquisa de texto completo que permita que os usuários encontrem rapidamente o que estão procurando. A pesquisa baseada em IA deve ser integrada sempre que possível e permissível de acordo com as determinações de segurança e conformidade.
Personalização
Os DMSs comerciais prontos para uso e com licenças de software para empresas são restritos em relação à personalização. Por exemplo, o software pode não permitir a integração com as soluções de IAM atuais, ter armazenamento fixo ou ter recursos limitados para automação de fluxos de trabalho dentro do software. O DMS personalizável fornece uma solução sustentável que pode ser desenvolvida de acordo com os requisitos do usuário, da organização e de segurança.
Controle
O sistema de gerenciamento de documentos deve ter a capacidade de adicionar vários graus de controle. As permissões de acesso baseadas no usuário devem estar em conformidade com a estrutura organizacional, o princípio de privilégio mínimo e as permissões de acesso existentes para arquivos. Permissões complexas são definidas por um administrador de segurança. Administradores, grupos e permissões de acesso baseadas em funções, incluindo clientes, devem ser definíveis e aplicáveis em todo o DMS.
Gerenciamento de documentos baseado em nuvem
Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem permitem que os usuários realizem trabalhos remotos, garantindo a confiabilidade e a disponibilidade da solução. As arquiteturas baseadas em nuvem eliminam a necessidade de compra, manutenção e gerenciamento de hardware. A escolha de uma configuração baseada em nuvem em vez de um DMS on-premises viabiliza formas modernas de trabalho e acesso.
DMS vs. CMS
O sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) pode ser definido como uma solução que organiza documentos, imagens, mídia e arquivos para publicação. O objetivo principal de um CMS é organizar o conteúdo para publicação na Web. No entanto, os CMSs também podem ser usados em portais internos, outros canais de publicação de mídia e documentação técnica. O CMS sem interface gráfica permite a publicação em qualquer frontend ou IU.
Os CMSs são semelhantes aos sistemas de gerenciamento de documentos; no entanto, seu objetivo principal é a publicação de conteúdo, e não o uso interno. As organizações que buscam um componente de publicação em seu gerenciamento de documentos podem escolher um CMS ou adicionar uma camada de interface de usuário ao DMS com conexões de API futuras, se necessário.
Como a AWS oferece suporte ao gerenciamento de DMS?
A AWS ajuda as organizações a criar, armazenar e gerenciar seus sistemas de gerenciamento de documentos (DMS) baseados em nuvem com uma variedade de serviços, ferramentas e suporte personalizáveis.
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O Amazon Kendra permite que os desenvolvedores integrem recursos de pesquisa ao DMS, possibilitando que os usuários finais descubram informações armazenadas em todos os tipos de documentos em toda a organização.
O AWS Identity and Access Management oferece o gerenciamento do acesso e das permissões dos usuários nos arquivos do DMS e arquitetura corporativa na AWS
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