Apa itu MFTS?
Apa itu Transfer File Terkelola?
Transfer file terkelola (Managed File Transfer/MFT) adalah proses mentransfer file besar atau sensitif secara aman dan efisien antara sistem dan pengguna dalam lingkungan korporasi. Transfer file diperlukan untuk tugas-tugas, seperti memproses pesanan, mengirimkan formulir, dan pekerjaan digital lainnya, yang umum dalam transaksi bisnis-ke-bisnis. Solusi transfer file terkelola (managed file transfer solution/MFTS) memungkinkan transfer file dilakukan, baik di dalam maupun antar-organisasi, dengan cara yang terkontrol, aman, dan terpusat. Solusi ini memungkinkan Anda mengotomatiskan proses bisnis kompleks yang melibatkan pertukaran file, sekaligus mengurangi biaya komunikasi.
Apa saja kasus penggunaan transfer file terkelola?
Layanan MFT dapat menjadi solusi efektif untuk mengelola transfer file besar atau sensitif dalam skala besar.
Penyerapan data
Banyak kasus penggunaan untuk perangkat lunak MFT bergantung pada kemampuannya untuk terlebih dahulu menyerap data ke dalam danau data organisasi Anda sebelum dapat digunakan oleh sistem terintegrasi atau dibagikan secara aman dengan mitra. Sebagai contoh, MFTS digunakan untuk:
- Menyerap data tidak terstruktur, seperti JSON, XML, atau log dari basis data nonrelasional untuk kueri dan analisis lebih lanjut.
- Memindahkan set data besar dan data tidak terstruktur untuk pemrosesan batch.
- Memuat data terstruktur dari sistem berbasis SQL untuk pelaporan, dasbor, dan beban kerja transaksional.
- Mentransfer data pelatihan ke model AI generatif.
- Mengumpulkan dan mentransfer file dan log sistem dari server, aplikasi, atau perangkat ke alat analitik.
Pertukaran dokumen yang diatur
MFTS membantu organisasi berbagi dokumen secara aman dengan tim internal resmi atau mitra eksternal sambil mempertahankan jejak audit lengkap untuk kepatuhan terhadap peraturan. Tingkat kontrol ini memungkinkan bisnis untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh peraturan di berbagai sektor, termasuk kesehatan (HIPAA), farmasi dan manufaktur (GDPR), serta layanan keuangan (SOX).
Distribusi konten
Berbeda dengan alat berbagi file tradisional, MFTS dapat menawarkan distribusi konten yang andal dalam skala besar kepada pelanggan, tim jarak jauh, dan mitra dengan risiko minimal kehilangan data atau akses tidak sah. Contohnya mencakup materi, seperti pembaruan perangkat lunak, media video, atau data pemasaran.
Integrasi ERP
MFTS dapat membantu menjaga sistem Enterprise Resource Planning (ERP) Anda agar tetap terhubung dengan pemasok, penyedia logistik, dan departemen internal. Teknologi ini dapat membantu mengotomatiskan pemrosesan file, seperti pesanan pembelian, pemberitahuan pengiriman, dan laporan inventaris.
Integrasi perangkat
Perangkat lunak MFT memfasilitasi transfer data telemetri dan data yang dihasilkan perangkat lainnya dari perangkat edge IoT dan sistem tertanam ke sistem pusat untuk pemantauan, analisis, dan tindakan. Kemampuan ini sangat penting untuk sejumlah industri, seperti manufaktur, logistik, dan kesehatan, yang membutuhkan wawasan real-time. Ia juga berguna ketika Anda ingin memindahkan data dari lokasi jarak jauh atau dengan konektivitas rendah secara lebih andal.
Apa saja manfaat transfer file terkelola?
MFTS memungkinkan Anda melakukan proses transfer file yang lebih andal dan hemat biaya dalam skala besar.
Peningkatan keamanan data
MFTS membantu mencegah pelanggaran data dan transfer yang gagal, yang dapat merugikan organisasi Anda, baik secara finansial maupun reputasi. Pemantauan real-time, enkripsi ujung ke ujung, dan kebijakan validasi transfer otomatis membantu memastikan data sensitif tetap aman dan utuh selama proses transfer file.
Peningkatan efisiensi
MFTS mengotomatiskan tugas transfer file manual yang berulang. Misalnya, di bidang pengiriman dan logistik, MFTS dapat mengotomatiskan pertukaran harian faktur dan pemberitahuan pengiriman antara sistem gudang, pemasok, dan pusat distribusi mereka. Hal ini memastikan pembaruan real-time pada tingkat inventaris dan status pesanan, yang membantu Anda mengelola stok dengan lebih efisien. Ini juga dapat menurunkan biaya TI dan operasional.
Auditabilitas dan kepatuhan terhadap peraturan
Sejumlah industri, seperti industri keuangan, kesehatan, dan manufaktur harus mematuhi peraturan yang menetapkan kontrol ketat atas penanganan data sensitif. Peraturan utamanya meliputi:
- Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran (PCI DSS)
- Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA)
- Undang-Undang Sarbanes-Oxley (SOX)
- Peraturan Perlindungan Data Umum (General Data Protection Regulation/GDPR).
MFTS membantu organisasi memenuhi standar yang ditetapkan oleh peraturan ini melalui fitur keamanan datanya yang kuat. Layanan ini membantu memastikan bahwa setiap transfer file dapat dilacak, diamankan, dan diverifikasi.
Integrasi multi-platform
Transfer file yang terkelola memusatkan dan mengotomatiskan kemampuan protokol transfer file yang aman dan mapan, serta terintegrasi dengan lancar dengan sebagian besar lingkungan TI korporasi. MFTS dapat terhubung ke alat kolaborasi apa pun, seperti ERP, CRM, atau platform cloud, yang digunakan organisasi Anda.
Bagaimana cara kerja solusi transfer file terkelola?
Solusi transfer file terkelola (MFTS) menyediakan platform terpusat untuk mengelola pergerakan data dalam skala besar antara aplikasi klien dan sistem pusat Anda. MFTS biasanya mendukung satu atau lebih protokol, enkripsi ujung ke ujung, berbagai opsi autentikasi, dan pencatatan audit, yang semuanya membantu memberikan visibilitas dan tata kelola yang lebih baik atas transfer file.
Sebaliknya, metode transfer file lama sering kali tidak memiliki satu atau lebih kemampuan ini, serta bersifat terdesentralisasi sehingga setiap pengguna harus mengelola koneksi mereka masing-masing. Hal ini dapat menyebabkan keterlambatan operasional dan bahkan risiko kepatuhan terhadap peraturan di industri yang diatur.
Fitur
Fitur utamanya mencakup:
Otomatisasi alur kerja
Transfer terjadwal, tindakan yang dipicu berdasarkan peristiwa sistem, pra- dan pasca- pemrosesan otomatis, serta integrasi dengan aplikasi bisnis lainnya.
Manajemen terpusat
Visibilitas real-time terhadap aktivitas transfer file dari semua pengguna dan klien perangkat lunak.
Kontrol keamanan
Enkripsi, autentikasi pengguna, dan pencatatan terperinci untuk kepatuhan dan audit
Fleksibilitas deployment
Dukungan untuk deployment cloud-native dan cloud hibrida agar sesuai dengan kasus penggunaan di berbagai industri yang diatur, seperti layanan keuangan, kesehatan, dan farmasi.
Protokol transfer file
Banyak protokol yang paling umum digunakan tersedia melalui MFTS.
File Transfer Protocol
FTP adalah salah satu protokol paling awal untuk melakukan transfer file jaringan. Meskipun masih tergolong cepat dan didukung secara luas, FTP tidak mengenkripsi data selama transfer. Karena itu, FTP paling cocok untuk berbagi data yang tidak sensitif.
File Transfer Protocol Secure
FTPS menambahkan enkripsi TLS/SSL ke protokol FTP asli sehingga mengamankan kredensial pengguna sekaligus data yang ditransfer. FTPS sering digunakan jika kompatibilitas dengan sistem lama diperlukan, tetapi keamanan yang kuat masih dibutuhkan.
Secure File Transfer Protocol
SFTP menggunakan protokol SSH (Secure Shell) untuk mengenkripsi perintah transfer file dan data yang dikirim. Meskipun namanya mirip, SFTP tidak kompatibel dengan FTPS. SFTP adalah pilihan yang cocok jika Anda membutuhkan keamanan yang kuat, memastikan kompatibilitas dengan infrastruktur keamanan jaringan, dan mengelola file besar secara efektif.
Applicability Statement 2
AS2 adalah protokol yang digunakan untuk pertukaran data bisnis yang aman dan terautentikasi, khususnya dokumen Electronic Data Interchange (EDI). Protokol ini menggunakan protokol web HTTPS untuk enkripsi dan tanda tangan digital untuk memberikan bukti pengiriman MDN (Message Disposition Notifications). AS2 banyak digunakan dalam ritel dan layanan kesehatan untuk transfer file yang patuh peraturan di antara mitra bisnis.
Managed file transfer servers
Untuk menerapkan MFTS, pertama-tama Anda perlu membuat server untuk alur kerja Anda, misalnya untuk ekstraksi data. Anda ingin dapat mengekstrak data transaksi keuangan dari CSV yang dikirimkan oleh pengguna di organisasi Anda. Anda biasanya dapat menyediakan server melalui antarmuka web MFTS Anda untuk mendukung protokol yang paling cocok dengan alur kerja ini.
Klien transfer file terkelola
Pengguna akhir terhubung ke server MFTS Anda menggunakan aplikasi desktop transfer file yang mandiri dan aman, aplikasi web, atau plugin. Dalam contoh kami, anggaplah ada seorang analis keuangan dalam organisasi Anda yang memiliki laporan transaksi pelanggan yang perlu dicatat untuk tujuan kepatuhan terhadap peraturan. Ia dapat mengirim file ke server melalui aplikasi klien. Secara internal, aplikasi tersebut mengirimkan file menggunakan protokol SFTP atau AS2.
Apa saja tantangan dalam menggunakan solusi transfer file terkelola?
Ada beberapa pertimbangan utama yang perlu diingat ketika memilih platform MFT untuk transfer file dan pemrosesan dalam organisasi Anda.
Meningkatnya tuntutan keamanan dan ancaman canggih
Saat beralih ke platform terpusat untuk semua transfer file korporasi, kita harus sangat waspada terhadap potensi ancaman, seperti ransomware, yang dapat menargetkan organisasi Anda. Tim Anda akan membutuhkan pemahaman yang kuat tentang kemampuan keamanan data MFTS yang Anda gunakan, termasuk opsi autentikasi, pemantauan aktivitas transfer, dan kemampuan pelaporan yang tersedia.
Pertukaran data di dunia yang selalu terhubung
Menggunakan satu platform berarti Anda perlu melacak semua pertukaran yang dilakukan antara tim internal, pelanggan, dan mitra bisnis di satu tempat. Anda perlu memastikan MFTS yang dipilih dapat mengakomodasi semua alur kerja dan protokol transfer file yang aman, serta mencegah terjadinya transfer yang gagal. Anda juga harus selalu mengikuti perkembangan terbaru seputar semua standar peraturan terkait.
Pemanfaatan set data yang beragam
Bisnis sering bekerja dengan berbagai sumber dan format data, baik secara internal maupun eksternal. Upaya untuk memperoleh pandangan yang komprehensif dan akurat atas semua transfer file, terutama di lingkungan hybrid atau cloud, dapat menjadi tugas yang menantang. Anda sebaiknya memilih MFTS yang membantu memastikan konsistensi, akurasi, dan aksesibilitas di semua aktivitas transfer.
Menurunkan biaya dan meningkatkan skalabilitas
Seiring dengan meningkatnya volume data, biaya yang terkait dengan pengelolaan aktivitas transfer file pun ikut meningkat. Saat menggunakan MFTS, pastikan Anda tetap waspada untuk mencari cara mengurangi biaya operasional sambil tetap meningkatkan skala dengan aman untuk memenuhi permintaan. Identifikasi area tempat Anda dapat mengotomatiskan alur kerja dan meminimalkan intervensi manual dalam pemrosesan data untuk meningkatkan efisiensi.
Bagaimana AWS dapat mendukung kebutuhan transfer file terkelola Anda?
AWS Transfer Family adalah layanan terkelola sepenuhnya yang menyediakan transfer file aman ke dalam dan ke luar layanan penyimpanan AWS. Layanan ini menawarkan dukungan yang dikelola sepenuhnya untuk mentransfer file melalui SFTP, AS2, FTPS, FTP, dan browser web, langsung ke dalam dan ke luar dari penyimpanan objek cloud (Amazon S3) atau penyimpanan file cloud (Amazon Elastic File System).
Anda dapat memigrasikan, mengotomatiskan, dan memantau alur kerja transfer file secara lancar sembari menjaga konfigurasi sisi klien yang ada untuk autentikasi, akses, dan firewall.
Jadi, tidak ada perubahan bagi pelanggan, mitra, dan tim internal Anda, atau aplikasinya. Namun, Anda dapat:
- Menskalakan untuk mendukung ribuan pengguna bersamaan dengan kontrol akses.
- Memicu tugas otomatis yang digerakkan oleh peristiwa dengan layanan kode rendah yang dikelola sepenuhnya.
- Memigrasikan alur kerja transfer file Anda ke cloud AWS tanpa memengaruhi koneksi dan integrasi yang ada.
Anda juga dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan pemrosesan file pascatransfer dan pemrosesan file hilir dengan memanfaatkan layanan terintegrasi, seperti AWS B2B Data Interchange dan AWS Step Functions.
Mulailah dengan transfer file terkelola di AWS dengan membuat akun gratis sekarang juga.