Deutscher Gesundheitsversorger vereinheitlicht IT an 26 Standorten und digitalisiert und optimiert Prozesse mit AWS und Gesundheitsforen Leipzig GmbH

Die Pflegebranche ist aufgrund der alternden Bevölkerung ein schnell wachsender Wirtschaftszweig in Deutschland. In praktisch jeder größeren Stadt gibt es Anbieter von ambulanten und häuslichen Pflegediensten, die immer mehr Arbeitsplätze schaffen. Jedes dieser Unternehmen muss jedoch seine eigenen Systeme für Patientenverwaltung, Abrechnung, Qualitätsmanagement, Finanzen und Personalwesen unterhalten. Diese Funktionen bedeuten Kostenineffizienzen für Leistungserbringer, die häufig zu Fusionen und Übernahmen führen. Dies führt zur Gründung größerer Organisationen, die lokale Pflegedienste an mehreren Standorten mit zentralisierten Verwaltungssystemen betreiben.

Vor diesem Hintergrund und in Erwartung einer zunehmenden Marktkonsolidierung wurde die Hera Residenzen Pflege GmbH in Leipzig gegründet. Nach der Übernahme von 26 lokalen Pflegedienstleistern ist es heute einer der am schnellsten wachsenden ambulanten und häuslichen Pflegedienstleister in Deutschland. Das Unternehmen beschäftigt derzeit 950 Mitarbeiter und plant weiteres Wachstum.

Um das weitere Wachstum zu unterstützen, benötigte Hera Residenzen eine solide und skalierbare IT-Grundlage, um die zentrale Verwaltung zu hosten und den schnellen und reibungslosen Onboarding-Prozess der neu erworbenen Pflegedienstleister in die zentrale Infrastruktur der Gruppe zu ermöglichen. Darüber hinaus benötigte das Pflegepersonal Zugriff auf alle aktuellen Patienteninformationen und Anwendungen, die es benötigt. Die Infrastruktur musste außerdem ausreichend Flexibilität und Agilität bieten, um die langfristigen Wachstumsambitionen eines Unternehmens mit weit verteilten Geschäftsbereichen zu unterstützen.

Hera Residenzen sprach mit mehreren IT-Dienstleistern, darunter die AWS Partner Gesundheitsforen Leipzig GmbH, ein etablierter, mehrstufiger Dienstleister für den Gesundheitssektor. Gesundheitsforen arbeitet seit 2017 mit AWS zusammen. Zusätzlich zu Lösungen wie „Datalytics DRG|Pepp.Grouper“, einer Business-Intelligence-Anwendung für Krankenversicherungen, hat das Unternehmen kürzlich eine Cloud-native Rechnungsprüfungsanwendung für Krankenhäuser und ambulante Pflegedienstleister auf den Markt gebracht, die auf AWS läuft.

Gesundheitsforen erwog mehrere verschiedene Konfigurationen der Lösung, sowohl vor Ort als auch in der Cloud. „Die Absicht war, alle administrativen und organisatorischen Systeme in der zentralen Infrastruktur der Holding zu bündeln, damit sich die Pflegekräfte vor Ort auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können“, sagt Marko Gulde, Leiter der Softwareentwicklung bei Gesundheitsforen.

Das Unternehmen wollte nicht nur die lokalen Dateiserver ersetzen, auf denen die täglichen Bürodienstleistungen in den Filialen abgewickelt wurden, sondern auch eine zentrale Instanz für die Medifox-Pflegedokumentationssoftware einrichten, die die Daten aller Pflegekunden der Gruppe verwalten sollte. „Die Idee war, die Dienste so zu zentralisieren, dass in den lokalen Niederlassungen nicht mehr als Desktop-Computer und Drucker erforderlich wären“, sagt Gulde.

Die IT-Architekten der Gesundheitsforen und das Management von Hera Residenzen erkannten schnell, dass die Anforderungen an eine flexible Skalierung, ein einfaches Onboarding neuer Partner und die standortunabhängige Verfügbarkeit wichtiger Anwendungen am besten mit einer Cloud-basierten Infrastruktur erfüllt werden konnten. „Mit ihren Aktivitäten in ganz Deutschland ist Hera Residenzen ein idealer Anwendungsfall für eine Cloud-First-Strategie“, sagt Axel Schmidt, Geschäftsführer der Gesundheitsforen.

Der Cloud-Ansatz wurde auch vom Management von Hera Residenzen bevorzugt, zumal das Unternehmen in Zukunft auch andere wichtige Anwendungen auf die zentrale Infrastruktur migrieren wollte. „Langfristige Aspekte und Flexibilität waren die wichtigsten Kriterien“, sagt Gulde. „Darüber hinaus könnten die Cloud-basierten Dienste so konfiguriert werden, dass sie in Bezug auf die vertragliche Bindung kostengünstiger und flexibler sind als eine Infrastruktur vor Ort.“

Das Projekt begann mit der Implementierung der Infrastruktur auf Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), die sichere und anpassbare Rechenkapazität für praktisch jede Arbeitslast bietet. Es verwendete auch Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), einen Objektspeicherdienst, mit dem von überall aus auf beliebige Datenmengen zugegriffen werden kann, und Amazon RDS for SQL Server als Plattform für die Medifox-Datenbank verwendet. Amazon WorkSpaces wurde für die Einrichtung einer virtuellen Desktop-Infrastruktur (VDI) zur Ausführung vollständiger virtueller Windows-Desktops ausgewählt. Mit VDI können Hera-Mitarbeiter Anwendungen vollständig in der Cloud bearbeiten.

Nach einem erfolgreichen Pilottest der neuen Umgebung mit einem lokalen Pflegedienstleister integrierte Gesundheitsforen alle anderen lokalen Anbieter in die zentrale Infrastruktur. Laut Gulde dauert der Onboarding-Prozess neu übernommener Unternehmen nur noch wenige Stunden, sobald die Kundendaten des übernommenen Anbieters für den Import vorbereitet wurden.

Alle Standorte von Hera Residenzen laufen jetzt auf AWS. „Wir haben jetzt die Daten aller 26 Pflegedienste in die Cloud übertragen“, sagt Silvio Bartmuss, IT-Leiter bei Hera Residenzen. „Dies ist besonders wichtig, damit die Pflegedokumentation den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen entspricht, aber auch, um die lokale Datenspeicherung zu reduzieren, während die Zentralverwaltung sofort auf alle benötigten Daten zugreifen kann.“

Neben Medifox läuft die Abrechnungssoftware auch auf AWS. „Der große Vorteil besteht darin, dass die zentrale Datenspeicherung ein besseres Reporting, Controlling und Qualitätsmanagement ermöglicht — weit über die Möglichkeiten von Medifox selbst hinaus“, sagt Andreas Mildner, geschäftsführender Gesellschafter von Hera Residenzen. „Diese drei Disziplinen bieten dem Management alle relevanten Entscheidungsparameter, und sie sind umso wichtiger, als das Unternehmen weiter wächst. “

Hera Residenzen erwägt nun, ihre IT-Umgebung auf AWS zu erweitern. „Die Controlling-Software wäre in dieser Hinsicht ein guter Kandidat“, sagt Bartmuss. „Wir betreiben für unsere Buchhaltung eine Datev-Cloud-Instanz mit einem Drittanbieter. Über die Schnittstelle zum Data Warehouse der steuernden Software können wir die Daten, die wir für unsere Berichterstattung benötigen, in AWS importieren. “

Andere Prozesse könnten ebenfalls zu AWS migriert werden. „Es wäre auch denkbar, unsere Qualitätsmanagement-Installation auf AWS zu verlagern, sodass alle Daten und Anwendungen von derselben Instanz aus verfügbar gemacht werden können“, sagt Mildner. „Diese Software wird verwendet, um die Qualität aller Feldprozesse des Unternehmens zu kontrollieren, von den Pflege- und Pflegeprozessen bis hin zu den Schulungen, die wir für unsere Mitarbeiter auswählen. “

Dank der zentralen Infrastruktur und des einfachen mobilen Zugriffs auf Medifox-Daten wurde die Verwaltungsarbeit des Pflegepersonals weitgehend digitalisiert. „Bisher musste das Pflegepersonal vor den Hausbesuchen ins Büro gehen und die Kundenakten für den Tag abholen“, sagt Mildner. „Heute können sie per Smartphone oder Tablet auf alle notwendigen Informationen zugreifen. Das einzige, was am Ende eines jeden Monats auf Papier erfolgen muss, ist die Unterschrift auf der Quittung für die erbrachten Dienstleistungen — und nur, weil das Gesetz dies so vorschreibt. “