Gesundheitsforen schafft für Hera Residenzen die Voraussetzungen für schnelles Wachstum auf AWS

Die Hera Residenzen Pflege GmbH ist ein dynamisch wachsendes Unternehmen im Bereich der ambulanten Pflege. Dank Amazon Web Services (AWS) konnte es Konsolidierungseffekte erzielen, die Effizienz seiner Prozesse steigern und den administrativen Teil der Arbeit seines Pflegepersonals digitalisieren. Implementationspartner war die Gesundheitsforen Leipzig GmbH, ein langjährig bewährter Dienstleister im Gesundheitswesen und AWS Partner. Sie schuf hierfür auf AWS eine solide und skalierbare zentrale IT-Infrastruktur, auf der heute ein wesentlicher Teil der administrativen Prozesse der Holding und des Pflegepersonals läuft. 

Angesichts der älter werdenden Bevölkerung in Deutschland hat sich die Pflege zu einem schnell wachsenden Wirtschaftszweig entwickelt. Ambulante Pflegedienste entstehen in praktisch jedem größeren Ort und schaffen eine steigende Zahl neuer Arbeitsplätze. Doch jedes dieser meist kleineren Unternehmen muss einen eigenen Verwaltungsapparat für die Patientenverwaltung, Abrechnung, Qualitätsmanagement, Finanz- und Personalwesen tragen. Eine Konsolidierung des Marktes ist bei solchen Konstellationen unausweichlich. Durch Fusionen und Übernahmen entstehen irgendwann größere Unternehmen, die an mehreren Standorten lokale Pflegedienste betreiben und von den Synergien einer zentralen Verwaltung profitieren.

Vor diesem Hintergrund und in Erwartung dieser Entwicklung wurde 2019 die Hera Residenzen Pflege GmbH in Leipzig gegründet. Durch die Akquisition von inzwischen 26 lokalen Pflegediensten ist es heute eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen im Bereich der ambulanten Pflege in Deutschland. Hera Residenzen beschäftigt aktuell ca. 950 Angestellte, Tendenz steigend.

Um das starke Wachstum zu unterstützen und eine skalierbare zentrale Verwaltung zu realisieren, benötigte Hera Residenzen ein solides, skalierfähiges IT-Fundament. Dieses sollte ein schnelles und reibungsloses Onboarding der neu akquirierten Pflegedienste in die zentrale Infrastruktur der Gruppe ermöglichen, aber auch dem Pflegepersonal einen zeitgemäßen Zugriff auf alle Informationen bieten, die sie für ihre Tätigkeit brauchen. Zudem sollte die Infrastruktur genügend Möglichkeiten bieten, um langfristig den geschäftlichen Anforderungen eines dezentral agierenden Unternehmens zu genügen.
 

Um dies zu realisieren, wandte sich Hera Residenzen neben anderen Systemhäusern an die Gesundheitsforen Leipzig GmbH, einem seit vielen Jahren im Gesundheitswesen etablierten Dienstleister, der Lösungen wie 'Datalytics DRG|PEPP.Grouper' anbietet. Außerdem arbeiten die Gesundheitsforen seit 2017 mit Amazon Web Services (AWS) zusammen, sind seit 2022 zertifizierter Service-Partner und seit 2023 verifizierter Solution-Partner und haben Ende 2023 eine Lösung zur Gruppierung von Leistungsfällen zur Unterstützung der Abrechnungsprüfung für Krankenhäuser und ambulante Leistungserbringer auf AWS gebaut.

In der Konzeption berücksichtigten die Gesundheitsforen mehrere Lösungsvarianten, sowohl on-premises als auch Cloud-basiert. "Die Absicht war, alle administrativen und organisatorischen Systeme in die zentrale Infrastruktur der Holding zu bündeln, damit sich die lokalen Pflegedienste auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können", sagt Marko Gulde, Leiter Softwareentwicklung bei den Gesundheitsforen.

Insbesondere für die Pflege-Dokumentationssoftware Medifox wollte man ein zentrales System schaffen, in dem die Daten aller Pflegekunden verwaltet werden. Hinzu kamen die dazugehörigen Fileserver und Dienste, die zum Tagesgeschäft gehören. "Die Idee war, die Dienste so zu zentralisieren, dass in der lokalen Filiale nicht mehr als ein Arbeitsplatzrechner und ein Drucker stehen muss", so Gulde.

Den IT-Architekten der Gesundheitsforen wie auch dem Management von Hera Residenzen wurde schnell klar, dass die gestellten Anforderungen einer flexiblen Skalierung, eines einfachen Onboardings neuer Partner und der standortunabhängigen Verfügbarkeit wesentlicher Anwendungen am besten über eine Cloud-basierte Infrastruktur zu erfüllen waren. "Hera Residenzen ist mit ihren deutschlandweit verteilten Standorten ein idealer Anwendungsfall für eine Cloud-first-Strategie", sagt Axel Schmidt, Geschäftsführer der Gesundheitsforen.

Die Cloud-Variante wurde auch vom Management der Hera Residenzen favorisiert, zumal das Unternehmen perspektivisch weitere wichtige Anwendungen in der zentralen Infrastruktur betreiben wollte. "Zukunftssicherheit und Flexibilität waren die ausschlaggebenden Kriterien", bestätigt Marko Gulde. "Hinzu kam, dass die Dienste, die man über die Cloud beziehen wollte, von der vertraglichen Bindung her günstiger und flexibler gestaltet werden konnten als eine On-Premises-Infrastruktur."

Die Umsetzung des Projekts begann Mitte 2021 mit der Einrichtung der grundlegenden Infrastruktur in der Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), die sichere und anpassbare Rechenkapazitäten für praktisch jede Workload bietet; Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), ein Objektspeicher, mit dem beliebige Datenmengen von überall abgerufen werden können; und Amazon RDS for SQL Server als Plattform für die Datenbank von Medifox. Hinzu kam Amazon WorkSpaces für den Aufbau einer Virtual-Desktop-Infrastruktur (VDI). Über diese werden komplette Windows-Desktops ausgespielt, sodass die Hera-Angestellten komplett in der Cloud arbeiten können.

Nachdem diese Umgebung mit einem Pflegedienst als Pilotkunden getestet wurde, integrierten die Gesundheitsforen alle anderen lokalen Pflegedienste nacheinander in die zentrale Infrastruktur. Das Onboarding neu akquirierter Unternehmen dauert heute laut Marko Gulde nur wenige Stunden – vorausgesetzt, die Kundendaten wurden zuvor für den Import aufbereitet.

"Wir haben inzwischen den Datenbestand aller 26 Pflegedienste auf die Cloud gebracht", sagt Silvio Bartmuß, Leiter IT bei Hera Residenzen. "Besonders für die Pflegedokumentation ist dies wichtig, damit die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden können, aber auch damit die lokale Datenhaltung zurückgefahren werden kann und der zentralen Verwaltung alle Daten zur Verfügung stehen, die sie braucht."

Außer Medifox läuft auf der AWS-Cloud auch die Abrechnungssoftware. "Der Riesenvorteil ist, dass durch die zentrale Datenhaltung ein besseres Reporting, Controlling und Qualitätsmanagement möglich ist – weit über das hinaus, was Medifox selbst bietet", sagt Andreas Mildner, Geschäftsführender Gesellschafter bei Hera Residenzen. "Diese drei Disziplinen liefern die entscheidungsrelevanten Parameter für die Geschäftsleitung und sind umso wichtiger, je stärker das Unternehmen weiterhin wächst."

In diesem Sinne denken Andreas Mildner und Silvio Bartmuß über einen Ausbau ihrer IT-Umgebung auf AWS nach. "Die Controlling-Software wäre diesbezüglich ein guter Kandidat", sagt Silvio Bartmuß. "Wir betreiben eine Datev-Cloud bei einem Drittanbieter für unsere Buchhaltung. Diese hat eine Schnittstelle zum Data Warehouse der Controlling-Software und über diese können wir die Daten, die wir für unser Reporting nutzen, in die AWS-Cloud importieren."

"Denkbar wäre auch, das Qualitätsmanagement in die AWS-Cloud zu holen, um alle Daten und Anwendungen über denselben Ort bereitstellen zu können", sagt Andreas Mildner. "Über diese Software werden alle Prozesse des Unternehmens geprüft, von der Arbeit des Pflegepersonals vor Ort bis hin zu Schulungsmaßnahmen, die wir implementieren."

Dank der zentralen Infrastruktur und der Möglichkeit eines unkomplizierten mobilen Zugriffs auf die Medifox-Daten konnte außerdem die administrative Arbeit des Pflegepersonals weitgehend digitalisiert werden. "Davor musste das Pflegepersonal vor den Hausbesuchen ins Büro und die Unterlagen für den jeweiligen Tag abholen", sagt Andreas Mildner. "Heute können sie auf alle nötigen Informationen über das Smartphone oder Tablet zugreifen. Lediglich die Quittierung der erbrachten Leistungen am Monatsende muss auf Papier vorgenommen werden – aber nur, weil das Gesetz es so verlangt."