DMS란 무엇인가요?
DMS란 무엇인가요?
문서 관리 시스템(DMS)은 여러 문서와 문서 내에서 보다 쉽게 작업할 수 있는 기능을 지원하는 전자 문서 리포지토리입니다. DMS의 기능으로는 스토리지, 검색, 버전 제어 및 워크플로가 포함될 수 있습니다. 조직은 대량의 문서 작업 시 효율성, 보안 및 추적성을 높이기 위해 DMS를 사용할 수 있습니다.
DMS는 왜 중요한가요?
민간 및 공공 부문의 조직은 일상 업무에서 수만 개의 문서를 수집하고 저장할 수 있습니다. 문서는 마케팅 프로젝트, 벤더 관리, 재무 인보이스 및 회사 인적 자원 데이터를 비롯한 다양한 비즈니스 프로세스에서 누적될 수 있습니다. 비즈니스 전반의 문서 규모 때문에 비즈니스에서는 문서 관리가 매우 중요한 고려 사항입니다. 기술의 발전 덕분에 더 이상 서류 기반의 관리 솔루션, 단순한 디지털 폴더 구조, 문서 정리를 위한 파일 이름 지정 관행을 사용하지 않아도 됩니다.
문서 관리 간소화
운영 체제에서는 파일 구조 탐색 및 기본 파일 속성과 같은 제한된 기본 문서 관리 기능을 제공합니다. 그러나 기본으로 제공되는 문서 관리 솔루션으로는 사용자가 원하는 핵심 정보를 탐색하거나 찾기가 어려울 수 있습니다.
문서 관리 시스템(DMS)은 사용자와 팀이 조직 전체에서 전자 문서를 더 쉽게 저장, 구성, 정렬 및 검색할 수 있는 방법을 제공합니다.
기타 이점
문서 관리 시스템의 이점은 다음과 같습니다.
- 중앙 집중화되고 표준화된 문서 처리 프로세스
- 검색에 소요되는 시간 단축으로 생산성 향상
- 파일을 찾기 위해 팀원에게 메시지를 보내지 않아도 됨
- 파일 관리에서 과거 기록 증거
- 사용자 액세스 관리의 세밀한 제어
DMS의 기능은 무엇인가요?
문서 관리 시스템의 기능은 제품 또는 제품 스택 구현에 따라 달라질 수 있습니다. 다음은 몇 가지 일반적인 DMS 기능입니다.
스토리지
솔루션에는 일반적으로 문서 스토리지가 포함되어 있으므로 사용자는 항상 파일에 액세스하고 파일을 편집, 검색 및 관리할 수 있습니다. 문서 저장소는 요청 시 사용할 수 있어야 합니다.
메타데이터
시스템 내 각 문서에는 해당 속성에 관련 메타데이터가 정의되어 있습니다. 이 메타데이터에는 일반적으로 문서 생성 및 수정 날짜와 함께 문서 소유자, 편집자, 읽기 전용 사용자가 포함됩니다. 프로젝트 이름, 작업 날짜, 상태 및 기타 사용자 지정 필드와 같은 다른 필드도 포함될 수 있습니다. 예를 들어 텍스트가 포함된 이미지의 메타데이터에는 문서의 전체 텍스트가 저장될 수도 있습니다. 메타데이터는 검색 및 필터링 목적으로 사용됩니다.
버전 관리
버전 관리를 사용하면 문서 변경 시 문서 사본을 보관하므로 항상 이전 이전 버전을 참조할 수 있습니다. 중요한 정보를 지울 수 없으며 오래된 사본이나 문서 부분을 복원할 수 있습니다.
협업
DMS의 목표 중 하나는 여러 사용자가 동시에 문서를 작성, 수정, 관리 및 검색할 수 있는 기능적 시스템을 갖추는 것입니다. 각 시스템은 해당 구성에 따라 협업을 다르게 처리합니다. 일부 시스템에서는 여러 사용자가 동시에 동일한 문서를 수정할 수도 있습니다.
자동화된 프로세스
일부 DMS에는 승인 프로세스 및 자동 아카이브 프로세스와 같은 워크플로가 시스템 핵심에 내장되어 있습니다. 요구 사항이 발생하면 시스템 관리자 또는 승인된 사용자가 이러한 자동화된 프로세스를 생성할 수 있는 시스템도 있습니다. DMS에 워크플로 관리를 포함하면 사용자는 시간을 절약하고 기업은 리소스를 절약할 수 있습니다.
보안
문서 관리 시스템에는 보안 스토리지, ID 및 액세스 관리(IAM), 문서 삭제 정책, 워크플로 생성 및 관리를 위한 승격된 권한을 위한 보안 구성이 필요합니다.
DMS 검색
기본 검색에는 필터링 기능이 있는 일반 텍스트 검색이 포함되지만 시스템에는 일반적으로 더 정교한 기능이 포함됩니다. DMS의 검색 기능은 조직의 요구 사항을 충족할 수 있도록 강력해야 합니다. 검색에는 유사 일치, 메타데이터 범위 필터링 및 사용자 기반 제한이 포함될 수 있습니다.
최신 검색 기능은 AI를 통합하여 사용자가 자연어 쿼리를 입력할 수 있도록 지원합니다. 예를 들어 AI는 관련 문서에 대한 참조와 함께 문서 텍스트 내에서 문서 요약과 직접 답변을 생성하여 지능적으로 응답할 수 있습니다.
DMS를 선택할 때 고려해야 할 주요 사항은 무엇인가요?
조직마다 문서 관리 시스템에 대한 요구 사항이 다릅니다. 다음은 문서 관리 솔루션을 선택할 때 고려해야 할 주요 사항입니다.
보안 및 규정 준수
DMS는 기존 회사 보안 및 규정 준수 정책 내에서 작동해야 합니다. 예를 들어 시스템은 업계 요구 사항에 맞게 ID 및 액세스 관리(IAM), 리전 내 보안 스토리지, 암호화, 개인 식별 정보(PII) 마스킹, 과거 버전 관리를 지원해야 합니다.
고급 검색
검색에서 고려해야 하는 주요 사항은 바로 사용성입니다. 예를 들어 파일 이름 내 구문과 정확히 일치하는 항목만 반환하는 검색은 사용성이 제한됩니다. 대신 사용자가 원하는 내용을 빠르게 찾을 수 있는 유연한 전체 텍스트 검색 기능을 사용해 보세요. 가능한 경우 보안 및 규정 준수 의무에 따라 AI 기반 검색을 통합하여 허용해야 합니다.
사용자 지정
비즈니스용 소프트웨어 라이선스가 있는 상용 DMS는 사용자 지정 기능이 제한됩니다. 예를 들어 소프트웨어가 현재 IAM 솔루션과의 통합을 허용하지 않거나 고정 스토리지를 사용하거나 소프트웨어 내에서 워크플로를 자동화하는 기능이 제한적일 수 있습니다. 사용자 지정 가능한 DMS는 사용자, 조직 및 보안 요구 사항에 따라 확장되는 유지 관리 가능한 솔루션을 제공합니다.
제어
문서 관리 시스템에서는 다양한 수준의 제어를 추가할 수 있어야 합니다. 사용자 기반 액세스 권한은 조직 구조, 최소 권한 원칙 및 파일에 대한 기존 액세스 권한을 준수해야 합니다. 복잡한 권한은 보안 관리자가 정의합니다. 고객과 클라이언트를 포함한 관리자, 그룹 및 역할 기반 액세스 권한은 DMS 전체에서 정의하고 적용할 수 있어야 합니다.
클라우드 기반 문서 관리
클라우드 기반 문서 관리 시스템을 통해 솔루션의 신뢰성과 가용성을 보장하면서 사용자는 원격 작업을 수행할 수 있습니다. 클라우드 기반 아키텍처를 사용하면 하드웨어 구매, 정비 및 관리가 필요하지 않습니다. 온프레미스 DMS보다 클라우드 기반 구성을 선택하면 최신 작업 및 액세스 방식을 지원할 수 있습니다.
DMS 및 CMS
콘텐츠 관리 시스템(CMS)은 게시를 위해 문서, 이미지, 미디어 및 파일을 구성하는 솔루션으로 정의됩니다. CMS의 주요 목적은 웹에 게시할 콘텐츠를 구성하는 것입니다. 그러나 CMS는 내부 포털, 기타 미디어 게시 채널 및 기술 문서에도 사용할 수 있습니다. 헤드리스 CMS를 사용하면 모든 프론트엔드 또는 UI에 게시할 수 있습니다.
CMS는 문서 관리 시스템과 비슷하지만, 주요 목적은 내부 사용이 아닌 콘텐츠 게시입니다. 문서 관리에서 게시 구성 요소를 찾고 있는 조직은 나중에 필요한 경우 CMS를 선택하거나 API 연결을 통해 DMS에 사용자 인터페이스 계층을 추가할 수 있습니다.
AWS는 DMS 관리를 어떻게 지원하나요?
AWS는 조직이 다양한 사용자 지정 서비스, 도구 및 지원을 통해 클라우드 기반 문서 관리 시스템을 생성, 저장 및 관리할 수 있도록 지원합니다.
AWS 클라우드 데이터베이스와 AWS 클라우드 스토리지 서비스는 업계 최고의 확장성, 데이터 가용성 및 성능을 제공하여 데이터와 파일을 안전하게 저장합니다. 버전 관리, 리전별 스토리지, 암호화 등의 기본 제공 기능도 제공합니다.
Amazon Kendra를 사용하면 개발자가 검색 기능을 DMS에 통합하여 최종 사용자가 조직 전체에서 모든 유형의 문서에 저장된 정보를 검색할 수 있습니다.
AWS Identity and Access Management를 사용하면 AWS의 DMS 파일 및 엔터프라이즈 아키텍처 전반에서 사용자 액세스 및 권한을 관리할 수 있습니다.
AWS DataSync를 사용하면 데이터 무결성, 권한 및 액세스를 유지하면서 온프레미스 문서 데이터를 AWS로 안전하고 쉽게 마이그레이션할 수 있습니다.
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