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Was ist OCR-Software?
Was ist OCR-Software?
Optische Zeichenerkennung (OCR) ist eine Texterkennungssoftware, die Papierdokumente, Fotos und Videos in durchsuchbare digitale Dokumentdateien umwandelt. Wenn Unternehmen ein Bild oder Dokument mit OCR verarbeiten, wandeln sie es in maschinenlesbare PDF-Dateien um, die Sie suchen, teilen, bearbeiten und für Datenanalysen verwenden können.
Eine OCR-Lösung kann durchsuchbare Daten aus gescannten Dokumenten, Fotos, Videos, Kamera-Bilddateien und bildbasierten PDFs generieren. Durch die Verwendung eines OCR-Programms wird die manuelle Eingabe von Dateien und das Hochladen von digitalisierten Informationen in eine Datenbank für Business Intelligence, Prüfungen, Verarbeitung, Compliance oder sogar als Teil einer größeren Robotic Process Automation (robotergestützte Prozessautomatisierung - RPA) überflüssig.
Es stehen mehrere Open-Source- und SaaS-OCR-Tools zur Verfügung, die es Unternehmen ermöglichen, getippte oder handgeschriebene Sprache in Bildern zu erkennen und sie in durchsuchbare, maschinenlesbare Dokumente umzuwandeln. Von den verfügbaren Optionen ist Amazon Textract der branchenführende Standard für Unternehmen, die eine hochgradig skalierbare Deep-Learning-Technologie benötigen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Textract geht über OCR hinaus und identifiziert den Inhalt von Feldern (wie Schlüssel-Wert-Paare), den Kontext von Informationen, Informationen in Tabellen und mehr.
Amazon Textract analysiert täglich Milliarden von Videos und Bildern und bietet eine umfassende Suite intelligenter Funktionen zur Dokumentenverarbeitung. Die benutzerfreundliche Schnittstelle eignet sich hervorragend für diejenigen, die keine Erfahrung mit Machine-Learning-Software haben, mit intuitiven API-Operationen, mit denen Sie Bilder und PDF-Dateien einfach analysieren können. Textract lernt und verbessert sich ständig. Amazon fügt dem Service kontinuierlich neue Features hinzu, um sicherzustellen, dass Unternehmen so viel Wert wie möglich daraus ziehen können.
Was sind die wichtigsten Features von OCR-Software?
Die Software zur optischen Zeichenerkennung enthält mehrere Features, mit denen Geschäftsprozesse optimiert werden.
Extrahieren Sie Text aus Formularen.
Unternehmen sollten nach einer OCR-Software suchen, die Formulardaten mit Kontext extrahieren kann. Beim Konvertieren eines Formulars in einen Textabsatz werden die Daten im Formular ausgeblendet und sie werden weniger nutzbar. Stattdessen sollte die OCR-Software Formulare in strukturierte Datenformate konvertieren, die zur Analytik einfach in Datenspeicher hochgeladen werden können. Die automatische Dateneingabe reduziert die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der Dateneingabe und beschleunigt die Datendigitalisierung.
Amazon Textract verwendet KI-Modelle, um Schlüssel-Wert-Paare in Dokumenten und gescannten Formularen automatisch zu erkennen. Diese Schlüssel-Wert-Paare, wie „Name“ als Schlüssel und der Name der Person als Wert, können dabei helfen, Dokumenten einen Kontext zu geben und sie bei der Datenerfassung, -verarbeitung und -sortierung zu unterstützen. Textract extrahiert Daten und wandelt sie in ein strukturiertes JSON-Format um, sodass nachgelagerte Business-Intelligence-Plattformen die Daten problemlos aufnehmen und verarbeiten können.
Daten aus Tabellenzellen extrahieren
Tabellen sind eine Standardmethode zur Darstellung von Informationen in einem strukturierten Format, insbesondere in Geschäftsrechnungen, Steuerdokumenten oder anderen formellen Dokumenten. Einige OCR-Plattformen haben Schwierigkeiten, das Format zu verstehen, das in den Spalten und Zeilen einer Tabelle impliziert ist. Führende OCR-Tools können Text aus Tabellen und Tabellenzellen extrahieren und dabei ihre strukturellen Beziehungen beibehalten. Eine OCR-Engine, die dieses Feature unterstützt, ist für jedes Feld unerlässlich, das auf tabellarisch extrahierten Textdaten basiert.
Amazon Textract kann Daten aus Tabellen und einzelnen Tabellenzellen extrahieren und Ergebnisse als TXT-Datei, CSV oder JSON zurückgeben, je nachdem, was für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Tabellen werden als Block-Objekte zurückgegeben, die mithilfe einer Form der optischen Worterkennung zwischen Tabellentiteln und Wörtern unterscheiden können, die unter bestimmte Spalten- oder Zeilenkategorien fallen.
Layouts automatisch identifizieren
Unternehmen werden wahrscheinlich mit Dokumenten interagieren müssen, die sich in einer Vielzahl von Formaten, Stilen und Inhalten unterscheiden. Beispielsweise muss ein Unternehmen möglicherweise numerische Rechnungen verarbeiten, lange schriftliche Dokumente aufnehmen, mit Whitepapers interagieren und Verträge mit Unterschriften, Namen und Adressen durchsehen. Das Verständnis dieser verschiedenen Layouts und der Strukturierung von Informationen ist ein wesentliches Merkmal von OCR-Engines.
Amazon Textract kann wichtige Elemente verschiedener Layouts erkennen und kategorisieren und dabei Tabellen, Kopf- und Fußzeilen, Absätze, handschriftliche Ergänzungen, Titel und Signaturen identifizieren. Mithilfe von Begrenzungsrahmen kann Amazon Textract eindeutige Metadaten für jedes Element finden, wobei das durchsuchbare Dokument das ursprüngliche Layout widerspiegelt.
Signaturen automatisch erkennen
Unterschriften sind ein fester Bestandteil von Verträgen, zu Überprüfungszwecken und in Compliance-Dateien. Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell zu erkennen, ob ein Dokument die erforderlichen Unterschriften hat, ohne ganze Verträge manuell durchlesen zu müssen. Eine Software zur optischen Zeichenerkennung, die Dokumente scannen kann, um Unterschriften zu identifizieren, macht eine manuelle Vertragsprüfung überflüssig und beschleunigt den Prozess der Überprüfung von Dokumenten.
Amazon Textract identifiziert sofort handschriftliche Markierungen auf einer Seite und nutzt seine Analysefunktionen, um Schreibschrift oder andere Faktoren zu identifizieren, die zum Nachweis einer Signatur beitragen. Textract signalisiert den Benutzern dann, wo sich Unterschriften in gescannten Rechtsdokumenten befinden, sodass sie direkt zu einem bestimmten Bereich des Dokuments übergehen und dessen Vorhandensein überprüfen können. Unternehmen können diesen Prozess in Kombination mit RPA verwenden, um automatisch Signaturen anzufordern, wenn sie auf einem wichtigen Dokument nicht zu finden sind.
Abfragebasierte Extraktion
Unternehmen möchten möglicherweise ihre digitalisierten Dokumente direkt abfragen, um Zeit zu sparen und sofort Zugriff auf Antworten auf ihre Fragen erhalten. Anstatt beispielsweise ein ganzes Dokument zu lesen, suchen sie möglicherweise nach einem bestimmten Datum, Namen oder einer anderen bestimmten Information. Während herkömmliche OCR-Engines nur Dokumente digitalisieren, können moderne Softwarelösungen auch eine Datenbank erstellen, die Benutzer abfragen können.
Amazon Textract kann beispielsweise bestimmte Informationen im Dokument abfragen. Benutzer könnten „Wie lautet die Zahlungsreferenznummer des Kunden?“ eingeben , wodurch Amazon Textract dann veranlasst wird, das Dokument nach diesen Informationen zu durchsuchen und sie dann an den Benutzer zurückzugeben. Textract verwendet in diesem Prozess die Features AnalyzeDocument und GetDocumentAnalysis, sodass Benutzer nach beliebigen Informationen im Dokument suchen können. Benutzer können benutzerdefinierte Abfragen erstellen, indem sie die Modellausgabe an die Dokumente ihres Unternehmens anpassen. Die Anpassung des Modells mit zusätzlichen Anmerkungen oder Beschriftungen für bestimmte Anwendungsfälle und Geschäftsszenarien kann dazu beitragen, eine Vielzahl von Abfrageoptionen zu erreichen.
Unterstützung für codebasierte Extraktion
Die codebasierte Extraktionsunterstützung ermöglicht es Unternehmen, OCR-Tools in Backend-Systeme zu integrieren und sie mit anderen Tools wie RPA-Workloads, GUI-Tools und anderen Backend-Systemen zu kombinieren. Die Integration von OCR über Code hilft dabei, die Funktionen von OCR-Tools mit APIs zu erweitern, die diese Software mit anderen Anwendungen verbinden. Amazon Textract bietet eine Reihe von APIs, mit denen Unternehmen Geschäftsprozesse weiter optimieren und größere interne Abläufe automatisieren können.
Wie extrahiert OCR Text aus Formularen?
Wenn Ihr Unternehmen bestimmte Anwendungsfälle hat, für die Sie OCR verwenden möchten, suchen Sie nach einer auf diesen Anwendungsfall zugeschnittenen Software zur optischen Zeichenerkennung. Einige häufige Anwendungsfälle sind u. a.:
Rechnungen und Belege
Rechnungen und Quittungen enthalten stark strukturierte Daten, darunter Rechnungszahlen, Steuerinformationen, Währungsdetails, Kontonummern und Namen. OCR-Engines wie Amazon Textract können die Erfassung dieser Informationen optimieren, indem sie die Datenerfassung automatisieren und die Abrechnung und Prozesse im Zusammenhang mit Finanzen vereinfachen. Durch die Kombination der OCR-Technologie mit anderer Unternehmenssoftware können Unternehmen das Scannen von Rechnungen, die Einleitung von Rückerstattungen und die Rückerstattung von Benutzern für unternehmensbezogene Einkäufe automatisieren.
Ausweisdokumente
Die Verwendung von OCR-Engines zur Verarbeitung von Ausweisdokumenten ist ein weiterer häufiger Anwendungsfall für Unternehmen. Unternehmen, die Informationen aus Reisepässen, Führerscheinen, Nachweisen der Staatsangehörigkeit oder anderen identitätsbasierten Dokumenten extrahieren müssen, können OCR-Engines verwenden, um Onboarding, Compliance, Zugangskontrolle und Datenerfassung zu optimieren. Die Integration einer OCR-Plattform wie Textract in Ihr Unternehmen kann das Kundenerlebnis verbessern und gleichzeitig die Belastung des Verwaltungspersonals verringern, da es Bilddateien nicht mehr manuell verarbeiten muss.
Kreditanträge
Das Verfahren zur Beantragung eines Kredits umfasst das Sammeln zahlreicher Dokumente, darunter Kontoauszüge, Ausweispapiere, jahrelange Steuererklärungen, Kreditauskünfte, Schreiben von Arbeitgebern und anderen, je nach Verwendungszweck des Kredits. Durch den Einsatz der OCR-Technologie zur Verarbeitung dieser Dokumente können Unternehmen Zeit sparen und die Bearbeitungszeit für die Aktualisierung des Status eines Kreditantrags verkürzen. Finanzinstitute können sich auch auf Tools wie Amazon Textract verlassen, um menschliche Fehler bei der manuellen Dateneingabe zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder eine faire Kreditprüfung erhält.
Wie kann AWS Ihre OCR-Anforderungen unterstützen?
Unternehmen, die das Beste aus OCR herausholen, können die Dokumentenverarbeitung beschleunigen, Daten aus Formularen schnell erfassen und alle Geschäftsprozesse verbessern, die auf schriftlichen, handschriftlichen oder gescannten Dokumenten basieren. Amazon Textract kann gedruckten und handschriftlichen Text auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch und Portugiesisch erkennen. Amazon Textract kann explizit angedeutete Daten, gekennzeichnete Daten und Einzelposten aus der Auflistung von Waren oder Dienstleistungen aus fast jeder Rechnung oder jedem Beleg ohne Vorlagen oder Konfiguration extrahieren. Sie können auch auf mehrere erweiterte Features zur anwendungsfallspezifischen Anpassung und mehr zugreifen.
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