Qu'est-ce que l'échange de données informatisé ?
L'échange de données informatisé (EDI) est l'échange automatisé de documents commerciaux entre les organisations. Les flux de travail d'entreprise quotidiens impliquent l'échange de documents tels que des factures, des bons de commande et des formulaires d'expédition. En règle générale, les documents papier ou les e-mails avec pièces jointes sont partagés entre les représentants des entreprises, qui traitent et saisissent manuellement les données des documents dans leurs systèmes de données. La technologie EDI automatise ces flux de travail pour que les systèmes numériques puissent partager et traiter des documents au-delà des frontières d'une organisation, sans intervention humaine. Les organisations peuvent connecter les systèmes informatiques à d'autres systèmes de leur réseau B2B pour gagner du temps et éliminer les erreurs liées au traitement manuel.
Quels sont les avantages de l'échange de données informatisé ?
L'EDI offre les avantages suivants aux entreprises.
Économie de temps
La facturation, le traitement des bons de commande et la saisie des données prennent beaucoup de temps dans un environnement non EDI. Avec l'EDI, vous pouvez utiliser des environnements à faible code pour automatiser facilement les étapes courantes de traitement et de partage de fichiers, ce qui vous permet de gagner du temps et d'économiser des efforts.
L'EDI élimine également les délais associés aux méthodes de communication sur support papier. Il permet la livraison et l'échange instantanés de documents commerciaux. La transmission instantanée de documents électroniques permet de réduire les temps de réponse et de prendre des décisions plus rapidement.
Réduisez les erreurs
Grâce au traitement automatique de l'EDI, vous pouvez éviter les erreurs de saisie manuelle des données. L'EDI peut également aider à détecter les erreurs et les anomalies de données dans les documents. Un taux de précision plus élevé dans les documents augmente encore l'efficacité du traitement des données avec cette méthode.
Augmenter la sécurité
Avec l'EDI, vous pouvez mieux contrôler l'accès et l'authentification des utilisateurs. L'EDI utilise une combinaison d'authentification et de chiffrement pour contrôler qui peut accéder à certains fichiers. Le système électronique est beaucoup plus sûr que les méthodes traditionnelles utilisant d'abord le papier.
Améliorer la connectivité
Vous pouvez utiliser les services de transfert de fichiers natifs du cloud pour partager rapidement et facilement de grands ensembles de données avec des partenaires commerciaux, des utilisateurs et des fournisseurs. Les transactions EDI peuvent facilement s'intégrer à vos processus métier et améliorer la connectivité au sein de votre entreprise.
Comment fonctionne l'échange de données informatisé ?
L'EDI fonctionne principalement en utilisant deux formes de transmission :
- Une connexion EDI point à point ou directe connecte deux systèmes d'entreprise à l'aide de protocoles sécurisés
- La méthode du réseau à valeur ajoutée (VAN) utilise un réseau tiers qui supervise le processus de transmission des données
Les logiciels EDI utilisent généralement un paradigme de boîte aux lettres pour faciliter l'échange de documents et le traitement par lots. Les protocoles Internet sécurisés tels que le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol), le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol) et les protocoles basés sur HTTPS tels que AS2 sont utilisés pour transmettre des documents EDI. En outre, les normes de communication régies par diverses organisations, telles que l'Accredited Standards Committee X12, Peppoi et ODETTE garantissent un niveau de référence en matière de gouvernance des données et permettent une qualité élevée des données dans les transactions EDI.
Le logiciel EDI peut également combiner deux segments de données ou plus pour fournir un meilleur contexte au document. Par exemple, l'EDI peut combiner les éléments de données ITEMQUANTITY et ITEMDESCRIPTION dans ORDERLINE pour décrire de manière exhaustive les articles et les quantités d'une commande. Les combinaisons de données fournissent un contexte plus riche et rationalisent la structure des documents EDI.
L'image suivante montre un exemple d'EDI entre deux organisations : un fournisseur et un payeur.
Que nécessite la mise en œuvre de l'échange de données informatisé ?
Voici les trois principales étapes de la mise en œuvre de l'EDI pour le traitement des documents commerciaux.
Mettre en place une infrastructure
La première étape consiste pour l'entreprise à acquérir et à configurer tous les composants matériels et logiciels EDI. Ces aspects gèrent la transmission, l'intégration, la traduction et la cartographie des voies pour les documents EDI. Le logiciel EDI garantit que tous les documents commerciaux sont convertis dans le bon format. Les composants logiciels courants sont les suivants :
- Logiciel de cartographie EDI qui prend les champs d'un fichier, tels que les noms et les adresses, puis les transfère dans des documents standardisés
- Logiciel d'enveloppage et de déballage par lots permettant aux expéditeurs et aux destinataires de recevoir, d'emballer et de déballer des transactions
- Logiciel de routage de messages permettant d'envoyer des messages, de les remettre aux bonnes adresses de destinataires et de s'assurer que le message possède un format compatible avec l'adresse de destination
Généralement, cette étape implique également la configuration et la connexion à des VAN, qui fournissent des voies de transfert fiables et sécurisées. Si vous souhaitez gérer l'EDI en interne, vous devez vous assurer que vous disposez du matériel requis, tel que l'équipement réseau, le stockage et les serveurs.
Établissez des connexions
Après avoir jeté les bases technologiques de votre système EDI, vous devez vous connecter à des partenaires commerciaux. Étant donné que vous traitez et échangez des documents avec ces partenaires commerciaux, vous devez mettre en œuvre des normes EDI qui facilitent une connexion sûre et sécurisée.
Les différents secteurs et régions peuvent chacun privilégier un format standard EDI distinct. Vous pouvez configurer votre système EDI pour utiliser les mêmes normes que celles de vos partenaires commerciaux, ce qui facilite l'échange de documents EDI. La configuration inclut également la configuration des VPN, des pare-feux ou des connexions AS2 dont vous avez besoin pour garantir un chemin de transfert de données sécurisé.
Respecter les normes
Votre système EDI doit respecter les réglementations et normes de protection des données requises par votre secteur. Si l'une des normes que vous utilisez est mise à jour, vous devez ajuster votre système pour en assurer la conformité. De même, si vos partenaires commerciaux décident de modifier les normes qu'ils suivent, vous devez être au courant de leurs nouvelles spécifications et être en mesure de les adapter.
Quels sont les défis des solutions d'échange de données informatisé ?
Les entreprises qui souhaitent mettre en œuvre une solution EDI peuvent être confrontées aux défis courants suivants.
Frais de mise en œuvre
L'utilisation de l'EDI dans vos processus métier nécessite un investissement initial substantiel. Vous devez investir dans du matériel, des logiciels et des systèmes conformes aux normes réglementaires. Si vous utilisez un fournisseur de réseau EDI tiers, vous devez également payer pour ces services. Pour garantir le succès de l'intégration de l'EDI, vous devez former votre personnel aux processus, approches, normes et logiciels EDI. La formation continue a également des implications financières et nécessite que les entreprises mettent en place des ressources de formation accessibles.
Cartographie des documents
Un autre défi consiste à associer efficacement le format EDI aux documents existants. Si vous utilisez actuellement plusieurs systèmes, vous devez tester de manière approfondie votre mappage de données pour garantir son exactitude. Le processus peut être long et complexe si vous n'avez pas l'expertise nécessaire pour le superviser.
Difficultés de mise
Une fois vos solutions EDI opérationnelles, il se peut que vous éprouviez des difficultés à étendre votre système à tous les partenaires et fournisseurs logistiques. Par exemple, les bons de commande peuvent comporter des règles commerciales, des éléments de données et des champs de document différents en fonction de votre partenaire commercial. Pour faire évoluer votre système EDI, vous devez vous adapter aux différents niveaux de préparation à l'EDI des différents fournisseurs.
Surveillance continue
Des informations inexactes, incomplètes ou incohérentes entravent les solutions EDI. Vous devez surveiller en permanence les systèmes EDI et les normes de sécurité en vigueur afin d'éviter d'éventuelles perturbations, une réduction de la qualité des données ou des situations de non-conformité. Pour atténuer les problèmes de conformité émergents, vous devez allouer des ressources à des audits réguliers, à des évaluations de sécurité et à des études de performance.
Comment AWS peut-il répondre à vos besoins en matière d'échange de données informatisé ?
Amazon Web Services (AWS) propose AWS Transfer Family, que vous pouvez utiliser pour partager et gérer facilement des données grâce à des transferts de fichiers sécurisés, simples et évolutifs. Avec Transfer Family, vous pouvez :
- Gérer les transferts de fichiers et moderniser vos flux de transfert en quelques heures
- Stocker des informations dans Amazon Elastic File System (Amazon EFS) ou Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) et déclencher des tâches automatisées pilotées par des événements grâce à un service low-code
- Respecter les exigences de sécurité en matière de chiffrement des données, de VPC, de terminaux FIPS et de PGP
- Soutenir des milliers d'utilisateurs simultanés pour accélérer vos transferts de fichiers B2B
Vous pouvez utiliser Transfer Family pour transformer votre système de documents EDI en un flux de transfert de fichiers puissant et moderne.
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