Cos'è la trascrizione online?

Ecco una selezione dei numerosi casi d'uso della trascrizione online.

Miglioramento delle riunioni

La trascrizione digitale in tempo reale può trascrivere i contenuti delle riunioni video e audio. Per le persone che non possono partecipare alla riunione, queste trascrizioni sono un modo utile per ricapitolare quanto è stato detto. La trascrizione automatica online significa che i partecipanti non devono perdere tempo a prendere appunti sulle riunioni né a scrivere verbali.

Analisi per call center

I call center possono trascrivere le interviste e le chiamate con i clienti in documenti da utilizzare per la conformità e la formazione. Analizzando i documenti trascritti, le organizzazioni possono determinare quali sono i problemi che i clienti riscontrano più spesso. Le organizzazioni possono combinare questo approccio con la tecnologia IA di analisi del sentiment per comprendere meglio il contenuto e il successo delle conversazioni di assistenza clienti.

Creazione di contenuti

Le organizzazioni possono utilizzare un servizio di trascrizione online per convertire i file audio in vari formati per altre attività relative ai contenuti. Ad esempio, un'azienda potrebbe utilizzare il testo trascritto di un webinar come base per una serie di post sui social media. Le aziende possono creare rapidamente sottotitoli in più lingue, migliorando i file video con sottotitoli scritti per un pubblico multinazionale.

Accessibilità

Per le persone che non sono in grado di ascoltare l'audio o non possono sentire, gli strumenti che trascrivono i contenuti in testo scritto migliorano notevolmente l'accessibilità. Con la trascrizione automatica e in tempo reale, le organizzazioni possono migliorare l'accessibilità dei propri contenuti audio e video allegando sottotitoli in tempo reale.

Trascrizioni mediche

La trascrizione degli appuntamenti clinici consente ai pazienti di tenere traccia delle proprie conversazioni con i medici. In questo modo, i pazienti possono ripercorrere esattamente cosa è successo durante l'appuntamento dal medico e possono fare riferimento alla trascrizione se dimenticano qualcosa. Dal punto di vista del professionista sanitario, la trascrizione degli appuntamenti può creare un backlog di note a fini di conformità e audit. 

Trascrizione legale

Un servizio di trascrizione legale si addestra sul gergo legale necessario per comprendere i professionisti in questo campo. Gli avvocati possono trascrivere gli incontri con i clienti e le sedute dei procedimenti giudiziari a fini di archivio. In alternativa, data l'importanza dell'accuratezza delle trascrizioni in sede processuale, i tribunali possono utilizzare un software di trascrizione automatica per generare trascrizioni in tempo reale delle testimonianze accanto a quelle redatte dagli stenografi.

Utilizzo dei dati 

Se la tua organizzazione utilizza un servizio di trascrizione online potenziato dall'IA, devi capire se i dati dei clienti vengono archiviati e utilizzati a scopo di successivo addestramento. Assicurati di tracciare la modalità di utilizzo dei dati e di verificare se vengono archiviati e utilizzati nell'archiviazione a lungo termine presso il fornitore di trascrizioni o se vengono trasferiti solo all'interno della tua organizzazione.

Archiviazione di dati

La mappatura del luogo in cui un servizio di trascrizione online archivia i dati è importante per mantenere la visibilità sulla residenza dei dati nell'organizzazione. La visibilità è estremamente importante, poiché a seconda di dove ha sede un'azienda probabilmente esistono requisiti di sovranità dei dati da rispettare. Allo stesso modo, se un cliente richiede l'eliminazione dei propri dati, un'organizzazione deve essere in grado di assicurarsi che qualsiasi servizio di trascrizione online di terze parti elimini tali dati.

Crittografia

Durante l'importazione e l'elaborazione di dati audio o video, le organizzazioni devono determinare se i dati devono essere crittografati. I dati audio e video che richiedono la crittografia devono essere protetti secondo standard di crittografia moderni. La crittografia dei dati sia a riposo sia in transito impedisce il dirottamento degli stessi ed è una parte fondamentale della conformità agli standard di protezione dei dati.

Conformità e redazione

Tutte le informazioni di identificazione personale (PII) sono generalmente protette da normative nazionali o internazionali sulla protezione dei dati e sulla privacy. Ad esempio, lo Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) protegge le informazioni mediche identificabili. Analogamente, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) è una legge europea sulla protezione dei dati dei consumatori di maggior portata. Le organizzazioni devono essere consapevoli di tutte le normative sulla protezione dei dati e sulla privacy a cui la loro azienda deve attenersi e personalizzare di conseguenza il proprio strumento di trascrizione.

Ove possibile, occorre assicurarsi che tutte le informazioni personali sensibili vengano rimosse dalle trascrizioni prima che vengano pubblicate o censurate in tempo reale. Le aziende devono addestrare i propri servizi di trascrizione online sia a riconoscere le informazioni personali sia a rimuoverle, per garantire la protezione delle informazioni private dei propri clienti.