lexoffice escala para atender ao crescimento e reduz os tempos de resposta do usuário em 50%

O lexoffice, um produto SaaS desenvolvido pela Lexware, é líder de mercado na Alemanha em software de contabilidade com 250.000 usuários ativos diários que incluem comerciantes individuais, microempresas e pequenas empresas. Os módulos contábeis do produto incluem serviços de cobrança, faturamento, folha de pagamento, bancos e declaração de impostos, todos os quais ajudam a simplificar os procedimentos contábeis para que os clientes possam se concentrar no desenvolvimento de seus negócios. O lexoffice também ajuda seus usuários a cumprir as complexas regulamentações alemãs de relatórios fiscais, chamadas GoBD, que definem os requisitos de TI para o processamento e registro de dados fiscais relevantes. Os regulamentos incluem medidas de segurança de dados para garantir que todos os registros fiscais digitais possam ser protegidos, rastreáveis e facilmente verificados.

Em 2015, o lexoffice começou a enfrentar problemas de performance e confiabilidade que estavam afetando negativamente a experiência do usuário final. Ela estava usando a AWS para testes e desenvolvimento desde o primeiro dia, criando essa instalação no Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), que fornece capacidade computacional segura e redimensionável para praticamente qualquer workload.

Devido à sua experiência positiva anterior com a AWS, a equipe de produtos da lexoffice migrou partes de seu sistema de produção para a AWS para melhorar a performance do produto, usando o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), armazenamento de objetos criado para recuperar qualquer quantidade de dados de qualquer lugar. Em seguida, a empresa começou a criar a maioria de todos os novos recursos de seus novos produtos como microsserviços separados diretamente na AWS, incluindo modelos de fatura personalizados e um módulo de geração de PDF.

Quando a lexoffice enfrentou mais problemas de performance em 2019, a empresa sabia que precisava agir de forma decisiva. Em vez de realizar uma atualização cara em sua configuração local, a empresa achou que a melhor opção seria apostar totalmente na AWS. “Precisávamos ser capazes de melhorar a performance do produto para os clientes existentes e integrar novos clientes com mais eficiência para acompanhar a crescente demanda do mercado”, diz Christian Steiger, diretor administrativo da Lexware. “Vimos que a AWS poderia apoiar nosso rápido crescimento e escala para manter uma experiência sólida para o usuário final.”
 

A lexoffice iniciou sua migração primeiro transferindo seus bancos de dados para a AWS usando o Amazon Aurora, que oferece alta performance e disponibilidade incomparáveis em escala global com total compatibilidade com MySQL e PostgreSQL. Isso reduziu os tempos de resposta em 50%. Com base na AWS, o lexoffice pode escalar para atender às demandas de pico de uso e também pode reduzir o uso da infraestrutura quando necessário, por exemplo, durante a noite, quando a demanda do cliente diminui.

Devido à necessidade de proteger as informações financeiras confidenciais dos clientes, a empresa usa uma variedade de serviços de segurança e criptografia de dados da AWS. Isso inclui o AWS WAF (integrado ao Elastic Load Balancing (ELB)) para proteção contra explorações comuns na web, o AWS Shield para proteção gerenciada contra DDoS e o Amazon GuardDuty para monitorar continuamente atividades maliciosas. “Outro benefício importante da AWS é a capacidade de nos dar uma visão completa do nosso nível de segurança a qualquer momento, pois todos os seus serviços estão intimamente conectados”, diz Steiger. “Usando os serviços da AWS, podemos configurar o nível de criptografia de que precisamos, o que nos dá a tranquilidade de saber que nossa configuração na nuvem mantém os registros financeiros de nossos clientes seguros”.

A empresa também usa a AWS para ajudar seus clientes a compilar todas as atividades financeiras e cumprir as regulamentações fiscais do GoBD. Usando registros de atividades, dados importantes podem ser recuperados quase imediatamente, em vez de ter que esperar horas. Para isso, ele usa o Amazon DynamoDB, um serviço flexível de banco de dados NoSQL para performance de menos de 10 milissegundos. “Nossos clientes podem localizar facilmente as informações e fornecer dados de suporte precisos para todos os relatórios financeiros”, diz Steiger. “Se não usássemos a AWS, precisaríamos ter uma equipe para fazer verificações regulares de performance ou ver se precisávamos aumentar a capacidade do banco de dados, porque podemos escalar automaticamente e tudo isso desaparece”.

A equipe de TI da lexoffice agora tem mais tempo para se concentrar no desenvolvimento de novos produtos e recursos, o que era um processo muito mais lento com sua configuração local. A equipe economizou tempo no gerenciamento de servidores ao adotar o conceito de infraestrutura imutável. Isso proporcionou maior consistência e confiabilidade da infraestrutura, com maior previsibilidade no processo de implantação. Usando os serviços sem servidor da AWS, o sistema pode escalar automaticamente para atender aos picos de tráfego e demanda. Além disso, o lexoffice agora pode oferecer suporte a webhooks, permitindo que os clientes configurem eventos de aplicações para acionar automaticamente eventos em sistemas de software externos, como quando uma fatura é paga ou criar novas faturas quando elas precisam ser emitidas automaticamente. Para isso, ele usa o AWS Lambda, que permite que os usuários executem código em resposta a eventos sem pensar em servidores ou clusters.

Usando a AWS, a empresa conseguiu criar uma cultura de DevOps que ajuda suas equipes de lexoffice a lidar com problemas de performance com muito mais rapidez. “A equipe de TI não precisa mais lidar com itens como atualizações manuais, escalabilidade e monitoramento porque os serviços da AWS têm um nível mais alto de abstração”, diz Steiger. “Com os serviços gerenciados da AWS, não precisamos configurar equipes para lidar com itens como atualizações de segurança e escalabilidade. A AWS nos fala sobre as atualizações e só nos pergunta quando elas devem aplicar as mudanças — isso é uma grande economia de tempo para nós”.

Usando a AWS, o lexoffice agora tem a flexibilidade de escalar e aumentar sua base de clientes on-line sem comprometer seu serviço. Ele planeja começar a migrar sua plataforma de desenvolvimento do Amazon EC2 para o Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) para executar contêineres altamente seguros, confiáveis e escaláveis.

A empresa também planeja desenvolver sua estratégia de várias contas para aprimorar e desenvolver o ambiente da AWS. “Estamos expandindo e alcançando novos clientes o tempo todo, então é muito importante que nossa infraestrutura de TI ofereça suporte a isso”, diz Steiger. “Conquistamos 93.000 novos clientes somente no último ano e estamos confiantes de que agora podemos crescer sem problemas, algo que não teríamos conseguido fazer sem a AWS”.