DMS nedir?
Bir belge yönetim sistemi (DMS), belgeler arasında ve içinde çalışmayı kolaylaştıran işlevlere sahip bir elektronik belge deposudur. Bir DMS'nin özellikleri arasında depolama, arama, sürüm kontrolü ve iş akışları yer alabilir. Kuruluşlar, çok sayıda belgeyle çalışırken daha yüksek verimlilik, güvenlik ve izlenebilirlik sağlamak için bir DMS kullanmayı tercih eder.
DMS neden önemlidir?
Özel ve kamu sektörlerindeki kuruluşlar, günlük faaliyetleri sırasında on binlerce belge biriktirebilir ve depolayabilir. Pazarlama projeleri, tedarikçi yönetimi, finansal faturalar ve şirket insan kaynakları verileri de dahil olmak üzere çeşitli iş süreçlerinde belgeler birikebilir. Bir işletme genelindeki belgelerin bu denli büyük ölçekte olması, belge yönetimini işletmeler için dikkate alınması gereken önemli bir konu haline getirir. Teknolojideki gelişmeler sayesinde artık belgeleri düzenlemek için kağıt tabanlı yönetim çözümlerini, basit dijital klasör yapılarını ve dosya adlandırma alışkanlıklarını kullanmamıza gerek kalmamıştır.
Belge yönetimini basitleştirme
İşletim sistemleri, dosya yapısı taraması ve temel dosya özellikleri gibi sınırlı yerleşik belge yönetimi yetenekleri sunar. Ancak yerleşik belge yönetimi çözümlerinde kullanıcıların gezinmesi veya aradıkları temel bilgileri bulması zor olabilir.
Belge yönetim sistemleri (DMS'ler), kullanıcıların ve ekiplerin kuruluş genelinde elektronik belgeleri depolamasını, düzenlemesini, sıralamasını ve aramasını kolaylaştırır.
Diğer avantajlar
Bir belge yönetim sisteminin avantajları arasında şunlar yer alır:
- Merkezi ve standartlaştırılmış belge işleme süreçleri
- Daha yüksek üretkenlik için arama yaparken harcanan sürenin azalması
- Dosyaların yerini bulmak için ekip üyelerine mesaj gönderme ihtiyacını ortadan kaldırması
- Dosya yönetimiyle geçmişe yönelik kanıtlar sunması
- Kullanıcı erişimi yönetiminde hassas denetim
Bir DMS'nin özellikleri nelerdir?
Bir belge yönetim sisteminin özellikleri, ürüne veya ürün yığını uygulamasına bağlı olarak değişiklik gösterebilir. Aşağıda bazı yaygın DMS özellikleri verilmiştir.
Depolama
Çözüm genellikle bir belge depolama alanını içerir; böylece dosyalar, kullanıcılar tarafından erişim, düzenleme, arama ve yönetim için her zaman kullanılabilir durumda olur. Belge deposu, istek üzerine kullanılabilir olmalıdır.
Meta veriler
Sistemdeki her belgenin, kendi özelliklerinde tanımlanmış ilişkili meta verileri bulunur. Bu meta veriler genellikle belge oluşturma ve değiştirme tarihleriyle birlikte belge sahibini, düzenleyenleri ve salt okunur kullanıcıları içerir. Ayrıca proje adı, çalışma tarihleri, durum ve diğer özel alanlar gibi başka alanları da içerebilir. Örneğin metin içeren bir görselin meta verilerinde, belgenin tam metni saklanabilir. Meta veriler, arama ve filtreleme amacıyla kullanılır.
Sürüm oluşturma
Sürüm oluşturma, belgeler değiştikçe kopyalarını saklar; böylece her zaman referans için geçmiş bir sürüm mevcut olur. Bu sayede kritik bilgilerin silinmesi önlenir ve eski kopyalar veya belge bölümleri geri yüklenebilir.
İş birliği
Bir DMS'nin hedeflerinden biri, birden fazla kullanıcının aynı anda belge oluşturması, değiştirmesi, yönetmesi ve arama yapmasına olanak tanıyan işlevsel bir sistemin olmasıdır. Her sistem, kendi yapılandırmasına bağlı olarak iş birliğini farklı şekilde yönetir. Bazı sistemler, birden fazla kullanıcının aynı belgeyi eş zamanlı olarak değiştirmesine izin verir.
Otomatikleştirilmiş süreçler
Bazı DMS'ler, sistemin çekirdeğine entegre edilmiş onay süreçleri ve otomatik arşivleme süreçleri gibi iş akışlarına sahiptir. Diğerleri ise sistem yöneticilerinin veya onaylanmış kullanıcıların, ihtiyaç duyuldukça bu otomatikleştirilmiş süreçleri oluşturmasına olanak tanır. İş akışı yönetimini bir DMS'ye dahil etmek, kullanıcıların zamandan tasarruf etmesini sağlarken işletmelerin de kaynakları daha verimli kullanmasına yardımcı olur.
Güvenlik
Bir belge yönetim sistemi; güvenli depolama, kimlik ve erişim yönetimi (IAM), belge silme politikaları ve iş akışı oluşturma ile yönetimi için ayrıcalıklı izinler gibi güvenlik yapılandırmaları gerektirir.
DMS araması
Temel arama, filtreleme özellikli düz metin aramasını içerir ancak bir sistem genellikle daha gelişmiş özellikler barındırır. Bir DMS'nin arama özellikleri, kurumsal gereksinimleri karşılayacak şekilde sağlam olmalıdır. Arama; benzer eşleşmeleri, meta veri aralığı filtrelemeyi ve kullanıcı tabanlı kısıtlamaları içerebilir.
Modern arama, kullanıcıların doğal dilde sorgular girmesine olanak tanımak için yapay zekadan faydalanır. Yapay zeka, örneğin, belge metninden doğrudan cevaplar ve belge özetleri oluşturarak akıllı bir şekilde yanıt verebilmesinin yanında ilgili belgelere referanslar da sağlayabilir.
DMS seçerken dikkat edilmesi gereken temel hususlar nelerdir?
Her kuruluşun, kendi belge yönetim sistemine yönelik farklı ihtiyaçları vardır. Bir belge yönetimi çözümü seçerken dikkat edilmesi gereken temel hususlar aşağıda verilmiştir.
Güvenlik ve uygunluk
Bir DMS, şirketin mevcut güvenlik ve uygunluk politikaları çerçevesinde çalışmalıdır. Örneğin sistem; kimlik ve erişim yönetimi (IAM), bölge içi güvenli depolama, şifreleme, kimliği tanımlayabilecek bilgilerin (PII) maskelenmesi ve sektörel gereksinimler için geçmişe yönelik sürüm oluşturma gibi özellikleri desteklemelidir.
Gelişmiş arama
Arama özelliğinin sağlaması gereken temel koşul, kullanılabilirliktir. Örneğin bir dosya adı içindeki bir ifade için yalnızca tam eşleşmeleri döndüren bir arama, kullanılabilirlik açısından sınırlıdır. Bunun yerine, kullanıcıların aradıklarını hızla bulmasına olanak tanıyan esnek, tam metin arama işlevlerini tercih edin. Yapay zeka tabanlı arama, güvenlik ve uygunluk yükümlülükleri kapsamında mümkün olan ve izin verilen durumlarda entegre edilmelidir.
Özelleştirme
İşletmelere yönelik yazılım lisanslarına sahip ticari hazır DMS'lerin özelleştirilebilirlik olanakları sınırlıdır. Örneğin bu tür yazılımlar; mevcut IAM çözümleriyle entegrasyona izin vermeyebilir, sabit depolama alanına sahip olabilir veya kendi içindeki iş akışlarını otomatikleştirme konusunda sınırlı özellikler sunabilir. Özelleştirilebilir bir DMS ise kullanıcı, kurum ve güvenlik gereksinimleri doğrultusunda büyüyen, sürdürülebilir bir çözüm sunar.
Denetim
Bir belge yönetim sistemi, çeşitli denetim düzeyleri ekleme özelliğine sahip olmalıdır. Kullanıcı tabanlı erişim izinleri; kurum yapısı, en az ayrıcalık ilkesi ve dosyalar için mevcut erişim izinleriyle uyumlu olmalıdır. Karmaşık izinler, bir güvenlik yöneticisi tarafından tanımlanır. Müşteriler ve istemciler de dahil olmak üzere yönetici, grup ve rol tabanlı erişim izinleri, DMS genelinde tanımlanabilir ve uygulanabilir olmalıdır.
Bulut tabanlı belge yönetimi
Bulut tabanlı belge yönetim sistemleri, kullanıcıların uzaktan çalışmasına olanak tanırken çözümün güvenilirliğini ve kullanılabilirliğini de sağlar. Bulut tabanlı mimariler sayesinde donanım satın alma, bakım ve yönetim ihtiyaçları ortadan kalkar. Şirket içi bir DMS yerine bulut tabanlı bir yapılandırma seçmek, modern çalışma ve erişim yöntemlerini mümkün kılar.
DMS ve CMS
Bir içerik yönetim sistemi (CMS); belgeleri, görselleri, medyayı ve dosyaları yayın amacıyla düzenleyen bir çözümdür. CMS'nin birincil amacı, web'de yayınlanacak içerikleri düzenlemektir. Bununla birlikte CMS'ler; dahili portallar, diğer medya yayın kanalları ve teknik dokümantasyon için de kullanılabilir. Gözetimsiz bir CMS, içeriği herhangi bir ön uç veya kullanıcı arayüzünde yayınlama olanağı sunar.
CMS'ler, belge yönetim sistemlerine benzemekle birlikte birincil amaçları dahili kullanımdan ziyade içerik yayınlamaktır. Belge yönetimi süreçlerine bir yayın bileşeni eklemek isteyen kuruluşlar, bir CMS kullanmayı tercih edebilir veya ileride ihtiyaç duymaları halinde API bağlantıları aracılığıyla DMS'lerine bir kullanıcı arabirimi katmanı ekleyebilir.
DMS yönetimi, AWS tarafından nasıl desteklenebilir?
AWS, sunduğu çeşitli özelleştirilebilir hizmetler, araçlar ve destek sayesinde kuruluşların bulut tabanlı belge yönetim sistemleri oluşturmasına, depolamasına ve yönetmesine yardımcı olur.
AWS bulut veri tabanları ve AWS bulut depolama hizmetleri, verileri ve dosyaları güvenli şekilde depolamak için sektör lideri ölçeklenebilirlik, veri erişilebilirliği ve performans sunar. Yerleşik sürüm oluşturma, bölgesel depolama, şifreleme ve daha pek çok özellikten faydalanırsınız.
Amazon Kendra, geliştiricilerin arama özelliklerini DMS'ye entegre etmesine olanak tanır. Bu sayede son kullanıcılar, kuruluş genelinde tüm belge türlerinde depolanan bilgileri kolayca bulabilir.
AWS Kimlik ve Erişim Yönetimi, AWS'deki DMS dosyalarınız ve kurumsal mimariniz genelinde kullanıcı erişimi ve izinlerini yönetmenize imkan tanır
AWS DataSync, şirket içi belge verilerinizi; veri bütünlüğünü, izinleri ve erişimi koruyarak güvenli ve kolay bir şekilde AWS'ye taşımanızı sağlar.
AWS'de kendi belge yönetim sisteminizi oluşturmaya başlamak için hemen ücretsiz bir hesap oluşturun.