什麼是 DMS？
文件管理系統 (DMS) 是一種電子文件儲存庫，具有可讓跨文件和文件內部工作更加輕鬆的功能。DMS 所具備的功能可能涵蓋儲存、搜尋、版本控制和工作流程。各類組織會選擇使用 DMS 以提高處理大量文件的效率、安全性和可追溯性。
為什麼 DMS 很重要？
私營和公共部門的組織，可以在日常營運中累積和儲存數以萬計的文件。文件會在各種業務流程中逐漸堆積，包括行銷專案、廠商管理、財務發票和公司人力資源資料。企業的文件量十分龐大，因此文件管理成為了重要的業務考量。得益於技術的進步，我們不再需要依靠紙本型管理解決方案、單純的數位資料夾結構和檔案命名規範來整理文件。
簡化文件管理
作業系統可提供有限的內建文件管理功能，例如檔案結構周遊和基本檔案屬性。但是，內建文件管理解決方案對使用者來說可能難以使用，或不易讓使用者找到正在尋找的核心資訊。
文件管理系統 (DMS) 可為使用者和團隊提供更輕鬆的方式，以儲存、整理、排序和搜尋整個組織的電子文件。
其他優點
文件管理系統的優點包括：
- 集中化、標準化的文件處理流程
- 減少在搜尋上所花費的時間，提高生產力
- 無需傳送訊息給團隊成員即可找到檔案
- 提供檔案管理的歷史證據
- 精細控制使用者存取管理
DMS 有什麼功能？
文件管理系統的功能，可能會因產品或產品堆疊實作而有所不同。我們在下方介紹了一些常見的 DMS 功能。
儲存
解決方案通常包括文件儲存區，以便讓使用者隨時存取、編輯、搜尋和管理檔案。文件存放區應以隨需方式提供。
中繼資料
系統中的每個文件都會在其屬性中定義關聯的中繼資料。此中繼資料通常會包含文件擁有者、編輯者和唯讀使用者，以及文件的建立和修改日期。其也可能含有其他欄位，例如專案名稱、工作日期、狀態和其他自訂欄位。例如，包含文字的影像，可能會將文件的全文儲存在其中繼資料中。您可根據搜尋和篩選目的使用中繼資料。
版本控制
版本控制會在文件變更時保留副本，以便始終有先前的歷史版本可供參考。其可確保重要資訊不會遭到刪除，並且可以還原舊版文件或文件部分內容。
協作
DMS 的目標之一是提供一個實用系統，以供多位使用者同時建立、修改、管理和搜尋文件。每個系統的具體協作方式，會隨組態而有所不同。部分系統允許多位使用者同時修改相同的文件。
自動化程序
部分 DMS 會在系統核心內建核准程序和自動封存程序等工作流程。其他 DMS 則允許系統管理員或核准的使用者，根據需求建立這些自動化程序。透過將工作流程管理納入 DMS 中，使用者和企業將可節省時間和資源。
安全性
文件管理系統需要用於安全儲存、身分與存取管理 (IAM)、文件刪除政策的安全性組態，以及用於建立和管理工作流程的特殊權限。
DMS 搜尋
基本搜尋包括具有篩選功能的純文字搜尋，但系統通常會納入更複雜的功能。DMS 的搜尋功能必須十分強大，才能滿足組織的需求。搜尋可以包含接近比對、中繼資料範圍篩選和以使用者為基礎的限制。
現代搜尋功能會整合 AI 技術，可讓使用者輸入自然語言查詢。AI 可以提供智慧型回應，例如產生文件摘要並從文件文字中直接擷取答案，並列出對相關文件的參考。
選擇 DMS 的主要考量為何？
每個組織對文件管理系統都有不同的需求。下列是選擇文件管理解決方案時的主要考量。
安全與合規
DMS 應遵循現有的公司安全性和合規性政策。例如，系統應支援身分與存取管理 (IAM)、區域內安全儲存、加密、個人身分識別資訊 (PII) 遮罩及歷史版本控制，以滿足業界需求。
進階搜尋
搜尋的主要考量是可用性。例如，只會傳回與檔案名稱內之片語完全相符項目的搜尋，其可用性偏低。請改為採用靈活的全文搜尋功能，讓使用者得以快速找到他們要尋找的內容。您應該在安全性和合規義務允許的情況下，盡可能地整合 AI 型搜尋功能。
自訂
具有商業軟體授權的商業現成 DMS，僅具備有限的可自訂性。例如，該軟體可能不允許與目前的 IAM 解決方案整合、可能具有固定儲存空間，或可能僅具備有限的功能來自動化軟體內的工作流程。可自訂的 DMS 會提供易於維護的解決方案，能夠根據使用者、組織和安全性需求不斷擴展。
控制
文件管理系統必須具備新增多層次控管的能力。以使用者為基礎的存取權限，必須遵循組織結構、最低權限原則和檔案的現有存取權限。複雜的權限會由安全管理員定義。DMS 應提供可定義管理員、群組和角色型存取權限 (包括客戶和用戶端) 並強制執行的機制。
雲端型文件管理
雲端型文件管理系統可讓使用者執行遠端工作，同時確保解決方案的可靠性和可用性。雲端型架構能夠消除硬體採購、維護和管理的需求。選擇雲端型架構組態而非內部部署 DMS，能夠落實現代化的作業和存取方式。
DMS 對比CMS
內容管理系統 (CMS) 的定義是可整理文件、影像、媒體和檔案以供發佈的解決方案。CMS 的主要用途是整理在網路上發佈的內容。不過，CMS 也可用於內部入口網站、其他媒體出版管道和技術文件。無周邊 CMS 可讓您將內容發佈至任何前端或 UI。
CMS 類似於文件管理系統；但主要用途是發佈內容，而非在內部使用。想在文件管理中新增發佈元件的組織，可以選擇採用 CMS，或在未來需要時，使用 API 連線將使用者介面層新增至其 DMS。
AWS 如何支援 DMS 管理？
AWS 透過一系列可自訂的服務、工具和支援，協助組織建立、儲存和管理其雲端型文件管理系統。
AWS 雲端資料庫和 AWS 雲端儲存服務提供業界領先的可擴展性、資料可用性和效能，能夠安全地儲存資料和檔案。您可以使用內建版本控制、區域儲存空間、加密等功能。
Amazon Kendra 可讓開發人員將搜尋功能整合至 DMS 中，讓使用者得以探索整個組織中所有類型文件中儲存的資訊。
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