HelloSign von Dropbox entwickelte mit Amazon Textract in einer Woche eine HelloWorks-Funktion für die automatische Erstellung digitaler Formulare

HelloSign, seit 2019 ein Unternehmen von Dropbox, bietet eine digitale Workflow-Plattform, die Geschäftsabläufe rationalisiert und es Kunden ermöglicht, E-Signaturen zu erhalten, ohne dass ein Drucker oder ein Faxgerät benötigt wird. Mit HelloWorks, einem der Produkte von HelloSign, können Kunden PDFs in für Mobilgeräte geeignete Webformulare umwandeln, die sich von mehreren Personen schnell und einfach ausfüllen lassen. Doch bis 2019 mussten Unternehmen, die HelloSign nutzten, zum Sammeln der E-Signaturen die digitalen Formulare zunächst manuell aus PDFs erstellen, was in der Regel mindestens eine Stunde dauerte. Der mühsame Prozess trug dazu bei, dass dieser Service relativ wenig genutzt wurde.

HelloSign wandte sich an Amazon Web Services (AWS), um die Formularerstellung in HelloWorks zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mithilfe von Amazon Textract entwickelte HelloSign umgehend eine Funktion zur automatischen Erstellung in HelloWorks. Amazon Textract ist ein vollständig verwalteter Machine-Learning-Service, der Text und Daten automatisch aus eingescannten Dokumenten extrahiert. Dieser Vorgang geht über eine einfache optische Zeichenerkennung zum Identifizieren, Verstehen und Extrahieren von Daten aus Formularen und Tabellen hinaus. Jetzt können Kunden PDFs scannen und automatisch in anpassbare, für Mobilgeräte geeignete intelligente Formulare umwandeln. Durch diesen effizienteren neuen Workflow wurde die Formularerstellung bei HelloSign durch neue Kunden verdreifacht und die Kundenzufriedenheit erhöht.

Das 2010 gegründete Unternehmen HelloSign bietet drei Produkte an: HelloSign für die Integration von E-Signaturen in Anwendungen, den elektronischen Faxdienst HelloFax und HelloWorks, eine für Mobilgeräte geeignete E-Signatur-Lösung für die Formularerstellung. Unternehmen erstellen mit HelloWorks digitale Formulare aus PDFs und senden diese Formulare dann an eine große Anzahl von Endbenutzern zur Unterzeichnung. Die Endbenutzer können diese Formulare auch auf einem Mobilgerät problemlos ausfüllen. Diese Möglichkeit erhöht die Ausfüllrate und der Prozess reduziert menschliche Fehler und Redundanzen. Staatliche Formulare, wie W-9, W-4 oder I-9, werden am häufigsten in der Webanwendung verwendet.

Als das Team von HelloWorks untersuchte, warum einige Kunden mit der Formularerstellung begannen, sie aber nie beendeten, stellte es fest, dass das manuelle Entwerfen und Gestalten eines digitalen Formulars übermäßig viel Zeit und Mühe erforderte. „Die Erstellung dieser Formulare war mühsam, da die Kunden eine PDF-Datei hochladen, alle Felder in der PDF neu anlegen und dann alle Ausgabedaten zuordnen mussten“, erklärt Benny Kao, Produktmanager bei HelloWorks. „Die Kunden haben einfach keine Zeit, um ein Formular neu zu erstellen, oder sie vergessen, dass sie noch eines fertigstellen müssen.“ Also setzte sich das Team daran, die Formularerstellung zu vereinfachen.

Die HelloSign-Plattform nutzte bereits AWS, darunter Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), einen Objektspeicherdienst, der branchenführende Skalierbarkeit, Datenverfügbarkeit, Sicherheit und Leistung bietet. „Unser DevOps-Team kannte sich bereits mit AWS aus“, so Skyler Parr, leitender Software-Entwickler bei HelloWorks. „Die Zusammenarbeit mit einem Wettbewerber hätte für unser kleines Team viel mehr Arbeit bedeutet.“ Das HelloWorks-Team entwickelte im Rahmen eines Hacking-Marathons einen Machbarkeitsnachweis für die Verarbeitung von Formularen zur Einkommensüberprüfung. Der Prototyp wurde kurz darauf implementiert. „Die erste Integration mit Amazon Textract erfolgte während eines Hackweek-Projekts im Juli 2019“, sagt Fernanda Mora, leitende Software-Entwicklerin bei HelloSign. „Nach der erfolgreichen Umsetzung dieses ersten Machbarkeitsnachweises haben wir einen Prototyp implementiert, um sicherzustellen, dass er alle unsere Anforderungen erfüllt. Im März 2020 haben wir dann mit der Arbeit an der Betaversion begonnen. Diese Betaversion wurde ab Juni 2020 schrittweise für unsere Benutzer freigegeben und bis Ende desselben Monats vollständig verfügbar gemacht.“

Während des Hacking-Marathons fand das HelloWorks-Team heraus, wie es die Daten von Amazon Textract so umwandeln kann, dass sie zu den eigenen Daten passen. So konnte der Service effektiv auf das interne System von HelloWorks abgestimmt werden. Durch den Einsatz von Amazon Textract ist das System in der Lage, auch bei einem hohen Kundenaufkommen ein hochwertiges Benutzererlebnis zu bieten. HelloWorks ist so konzipiert, dass die Benutzer dort weitermachen können, wo sie aufgehört haben, wenn sie die Web-App verlassen oder die Verbindung unterbrochen wird. „Als Entwickler achten wir bei einem Prototyp sowohl auf die Benutzerfreundlichkeit als auch auf die Schnelligkeit der Bedienung“, erklärt Parr. „Mit Amazon Textract konnten wir eine gute Testschleife für die Entwicklung einrichten und schnelles Feedback von AWS erhalten. Und wir konnten es in unser System integrieren und an unsere Bedürfnisse anpassen.“

Mit Amazon Textract war HelloWorks in der Lage, praktisch jedes gescannte Formular schnell und automatisch zu konvertieren, ohne dass manuelle Eingriffe oder Einstellungen erforderlich waren. Da Amazon Textract auf Dokumente wie W-2, 1099-MISC, 1040 und Patientenregistrierungsformulare trainiert wurde – also die Formulare, für die HelloWorks vor allem verwendet wird – verlief die Integration reibungslos. Amazon Textract verringerte die Zeit, die ein durchschnittlicher HelloWorks-Kunde für die Erstellung eines Formulars benötigt, von mindestens einer Stunde auf durchschnittlich 40 Sekunden – die schnellste Erstellung dauerte 8 Sekunden, die langsamste 75. „Die Kunden laden eine PDF-Datei hoch, klicken auf ‚Scannen‘ und warten maximal 40 Sekunden. Dann werden alle Felder automatisch der PDF-Datei zugeordnet“, erklärt Kao. „Sie müssen nur noch überprüfen, ob die Komponenten korrekt erstellt wurden.“

Amazon Textract erhöhte das Engagement und die Bindung der HelloWorks-Benutzer. Tausende von Seiten wurden seit dem internen Beta-Start im Mai 2020 gescannt. Nach dem Scannen eines Dokuments in HelloWorks antworteten 83 Prozent der Kunden in einer qualitativen Umfrage, dass das Tool sehr nützlich ist. HelloWorks verzeichnete außerdem von März bis Juli 2020 bei den neu erstellten Formularen eine Wachstumsrate von 26 Prozent im Vergleich zum Vormonat. „Wir haben das Verhältnis zwischen der Anzahl der neuen Firmenteams, die sich für das Produkt angemeldet haben, und den neu erstellten Formularen verdreifacht, und das ist größtenteils auf Amazon Textract zurückzuführen“, sagt Kao. „Der Einsatz half uns, eine unserer größten Hürden zu überwinden: die Reduzierung der Investitionen, die für die Erstellung von Formularen erforderlich sind.“ Außerdem hat der Anstieg der erstellten Formulare direkt zu einem ähnlichen Anstieg der Anzahl der versendeten Formulare und Unterschriften geführt.

Die automatische Erstellung war für HelloWorks-Kunden während der COVID-19-Pandemie besonders nützlich. Als viele kleine und mittlere Unternehmen finanzielle Unterstützung durch das Paycheck Protection Program beantragten, nutzten Fintech-Unternehmen HelloWorks, um die Programmanträge schnell und in großer Zahl zu versenden. Darüber hinaus nutzten Krankenhäuser HelloWorks, um die Aufnahme von Patienten zu erleichtern, und Rettungsdienste optimierten damit die Registrierung von Personen für COVID-19-Tests.

Das HelloWorks-Team hofft, die Web-App weiter zu verfeinern, um ein intelligenteres und reaktionsschnelleres Benutzererlebnis zu schaffen. „Wir werden prüfen, ob wir mehr Anwendungsfälle und Komponenten mit der Benutzeroberfläche unterstützen können“, sagt Kao. Dadurch hätten Kunden Zugriff auf noch mehr Funktionen, ohne dass sie sich mit Programmierung auskennen müssen.

Mit Amazon Textract und der Unterstützung von AWS hat HelloSign schnell eine benutzerfreundliche Funktion entwickelt, die Geschäftsabläufe für Kunden und Endbenutzer vereinfacht und beschleunigt. „Wir haben nicht viele Möglichkeiten, Bilder oder PDFs zu analysieren“, sagt Parr. „Wenn wir also einen Service von AWS für diese Aufgabe nutzen, brauchen wir uns darum nicht zu kümmern. Wir können die Funktionen unseres Produkts erweitern, ohne Experten auf diesem Gebiet einstellen zu müssen. Das hilft uns, unser Team klein und flexibel zu halten. Durch die Zusammenarbeit mit dem AWS-Team, das alle unsere Fragen beantwortete, verlief der Prozess reibungslos.“