Unternehmensgründung, Angebote, Rechnungen, Kostenaufstellungen, Bilanzen und mehr. Unternehmer wissen, dass das Geschäftsleben eines Unternehmens aus einer Vielzahl von Verwaltungsvorgängen besteht, deren Handhabung insbesondere bei kleinen Strukturen komplex und zeitaufwändig sein kann. In den allermeisten Fällen wenden sich diese kleinen Organisationen an externe Buchhaltungsfirmen, die sie bei der täglichen Verwaltung ihres Unternehmens unterstützen. Das sind die zwei Ziele von Tiime. Der französische Publisher bietet eine Plattform an, die die gesamte Wertschöpfungskette des Rechnungswesens eines Unternehmens abdecken soll. Ob es sich um Fakturierungstools, den Zahlungseinzug, den Cashflow oder sogar das Geschäftskonto handelt, die Idee von Tiime besteht darin, eine integrierte All-in-One-Lösung vorzuschlagen, um die Finanzvorgänge von Unternehmern und Buchhaltern zu vereinfachen und den Informationsaustausch zwischen beiden Parteien zu ermöglichen.

Ursprünglich wurde die Lösung im Jahr 2015 aufgrund der spezifischen Anforderungen, die für eine erfolgreiche ausgelagerte Buchhaltung erforderlich sind, entwickelt. Die Lösung setzte sich schnell durch und wurde 2018 mit großen Ambitionen auf dem Markt für Buchhaltungs-Tools eingeführt. „Wir wollen, dass bis 2025 ein Drittel der französischen Unternehmer mindestens ein Tool der Tiime-Kette nutzt“, sagt Arnaud Grandchamp des Raux, der technische Direktor des Publishers, der inzwischen über 200 Mitarbeiter beschäftigt und im Dezember 2022 den Meilenstein von 10 Millionen Euro RAR (Recurring Annual Revenue, wiederkehrender Jahresumsatz) überschritten hat. Der Service wurde im SaaS-Modus entwickelt und kann über das Internet und eine mobile App aufgerufen werden. Diese Entscheidung entspricht dem Wunsch des Publishers, seinen Kunden ein möglichst einfaches Benutzererlebnis zu bieten, bedeutet aber auch, dass er ein hohes Maß an Kontrolle über seine eigene Infrastruktur hat. „Wir hosten die Daten“, betont der CTO, „das bedeutet, dass wir die ständige Verfügbarkeit des Services gewährleisten müssen, aber auch, dass diese Daten nicht beschädigt sind, dass sie mit dem richtigen Verschlüsselungsgrad geschützt sind und dass sie entsprechend gesichert werden“

Leistung, Einfachheit und Belastbarkeit

Ein weiteres Problem ist das Abfangen von Workload-Spitzen. „Wir müssen in der Lage sein, die Serviceauslastung unabhängig von den Schwankungen jederzeit zu unterstützen“, betont Arnaud Grandchamp des Raux. Mit über 100 000 Nutzern im Jahr 2022, was einem Anstieg von über 30 % in einem Jahr entspricht, und etwa tausend Partner-Buchhaltungsfirmen, verzeichnet der Publisher ein starkes Wachstum und muss in der Lage sein, die Qualität seiner Services aufrechtzuerhalten, während all diese neuen Nutzer sein Tool übernehmen. Die Plattform verwaltet durchschnittlich 250 000 Transaktionen pro Tag und führt tagsüber über 6 000 API-Aufrufe pro Minute durch. In bestimmten Zeiten herrscht jedoch viel mehr Betrieb, wenn es um die Buchhaltung eines Unternehmens geht. „Der Monatsanfang generiert beispielsweise aufgrund der Umsatzsteuererklärung deutlich mehr Datenverkehr“, erklärt der Manager. „Die Abschlussperiode bringt für uns auch einen erhöhten Arbeitsaufwand mit sich, da Kunden über längere Zeiträume auf mehr Daten zugreifen, um ihre Bilanzen fristgerecht fertigzustellen.“

Die öffentliche Cloud hat sich sehr schnell als die Lösung etabliert, die auf diese Verfügbarkeits- und Skalierbarkeitsprobleme reagieren kann. Zunächst entschied sich Tiime für einen PaaS-Service, dessen Infrastruktur auf der Amazon Web Services Cloud basiert. Letztendlich entschied sich der Herausgeber jedoch dafür, die gesamte Plattform direkt auf AWS zu migrieren. „Eines unserer Teams nutzte bereits einen AWS-Service, da unser bisheriger Anbieter nicht in der Lage war, die von uns benötigten Kapazitäten bereitzustellen, und außerdem begannen unsere Kosten angesichts unseres rasanten Wachstums stark zu steigen,“ erklärt der CTO. „Wir hielten es für viel sinnvoller, alles auf AWS zusammenzuführen.“ Im Sommer 2021 begann das Team mit der Migration der Datenbanken zu Amazon RDS, bevor es seine Anwendung schrittweise auf Amazon-EC2-Instances und einen Cluster des Amazon Elastic Kubernetes Service (EKS) migrierte. Diese Migration brachte eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. „Zunächst haben wir eine Leistungssteigerung festgestellt,“ sagt Arnaud Grandchamp des Raux, „aber nicht nur das. Der Service vereinfachte die Orchestrierung mit automatisch skalierenden Kapazitäten, verbesserte Überwachung mit vollständigeren und präziseren Metriken und erhöhte Ausfallsicherheit dank der Möglichkeit, unsere Workloads über verschiedene Regionen hinweg bereitzustellen.“

IT zu einem Wettbewerbsvorteil machen

Für Tiime stellt diese Infrastruktur nun einen direkten Wettbewerbsvorteil dar, da sie es dem Unternehmen ermöglicht, die von seinen Kunden erwarteten Funktionen bereitzustellen. „Die AWS-Cloud ermöglicht uns je nach Bedarf den Zugriff auf Umgebungen und damit auf einfachere, schnellere und effektivere Testkapazitäten, die unsere Markteinführungszeit verkürzen“, sagt Baptiste Lagache, DevSecOps-Projektmanager bei Tiime. „Heute können wir eine Entwicklungsumgebung in 45 Minuten bereitstellen, während wir zuvor einen ganzen Tag dafür gebraucht haben. Außerdem wird der Produktionsstart automatisiert, was unseren Entwicklern mehr Autonomie gibt. Das bedeutet, dass wir neue Funktionen schneller bereitstellen können, um das Benutzererlebnis zu verbessern.“

Die Vielfalt des Katalogs von Amazon Web Services und die Leistungsfähigkeit der verfügbaren Ressourcen geben den Teams von Tiime außerdem die Freiheit, Services mit hohem Mehrwert für ihre Endkunden zu entwickeln. Der Publisher verfügt über ein eigenes Team von Datenwissenschaftlern, die an Algorithmen für Machine Learning arbeiten, die vor allem darauf abzielen, den gesamten Buchhaltungsprozess eines Unternehmens bis hin zur Bilanz zu automatisieren. Diese Algorithmen erfordern jedoch eine hohe Rechenkapazität, die der vorherige Cloud-Anbieter nicht bereitstellen konnte. Victor Kannemacher, DataOps Migration Manager, sagt: „Unser Datenteam hatte begonnen, mit AWS zusammenzuarbeiten, um auf leistungsfähigere Instances zugreifen zu können. Die Verwertung von Daten ist ein zentrales Ziel, um unseren Nutzern einen Mehrwert zu bieten. Unsere bisherige Infrastruktur schränkte unsere Fähigkeit ein, große Mengen an Informationen zu verarbeiten, während unsere Kunden jeden Monat zusätzlich 500 GB an Daten auf unserer Plattform speicherten. Wir können nun nach Bedarf über Instances mit unterschiedlichen Kapazitäten verfügen, einschließlich sehr leistungsstarker Maschinen, und diese mit denselben Tools verwalten.“

Wir sehen uns in 10 Jahren!

Der Umgang mit diesen Daten setzt natürlich ein hohes Maß an Vertrauen zwischen Tiime und seinen Kunden voraus. „Unternehmen vertrauen uns sensible Finanzdaten an, und es ist für sie beruhigend zu wissen, dass wir von einem hochmodernen technischen Stack unterstützt werden.“ Darüber hinaus unterliegt der Publisher den aufsichtsrechtlichen Pflichten des Berufsverbandes der Wirtschaftsprüfer. „Beispielsweise müssen wir bestimmte Dokumente wie Rechnungen für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 10 Jahren aufbewahren und sicherstellen, dass die Dateien in diesem Zeitraum nicht verändert werden.“ Zu diesem Zweck nutzt Tiime den Speicher von Amazon S3, die nicht nur den benötigten Speicherplatz bereitstellt, sondern auch die Object-Lock-Funktion integriert, die bescheinigt, dass eine Datei über den vom Benutzer definierten Aufbewahrungszeitraum hinweg nicht verändert wurde. „Bei den Services handelt es sich auch um ‚DSGVO von Haus aus‘“, bemerkt Arnaud Grandchamp des Raux. „Dies bedeutet, dass wir bereits in der Entwicklungsphase planen können, wie wir auf Wunsch des Kunden bestimmte Daten exportieren oder löschen können. Wir haben außerdem die Garantie, dass die Daten Europa niemals verlassen. „Heutzutage fragen uns Kunden oft, wie wir die DSGVO einhalten, und die AWS Cloud liefert uns die Antwort.“

Tiime wächst also weiter in seinem Markt, unterstützt von einer Infrastruktur, die seine Entwicklung fördern kann. Der Publisher will in Zukunft immer mehr Prozesse automatisieren, um die Arbeit seiner Benutzer, die in den nächsten zwei Jahren neue gesetzliche Verpflichtungen zur elektronischen Rechnungsstellung benötigen, noch weiter zu vereinfachen. „Wir müssen uns auf die Einsatzmöglichkeiten von morgen konzentrieren, und es ist klar, dass die Verwaltung virtueller Dokumentationsflüsse und die effektive Nutzung von Daten zentrale Ziele der Unternehmensbuchhaltung sein werden.“