Amazon WorkDocs

Vereinfachte Erstellung von Inhalten, Zusammenarbeit und Verwaltung von Dateien

Amazon WorkDocs ist ein sicherer, vollständig verwalteter Dateizusammenarbeits- und -verwaltungsservice mit einem erweiterbaren SDK, das in AWS ausgeführt wird.

Mit Amazon WorkDocs werden alle Ihre Dateien in einem Service gespeichert. Benutzer können Dateien freigeben, umfangreiches Feedback geben und auf ihre WorkDocs-Dateien über jedes Gerät zugreifen. WorkDocs verschlüsselt übertragene und gespeicherte Daten und bietet leistungsstarke Verwaltungssteuerung, Integration in Active Directory und Einblick in Datei- und Benutzeraktionen nahezu in Echtzeit. Mithilfe des WorkDocs-SDK können Sie die AWS-Tools nutzen, mit denen Sie bereits vertraut sind, um WorkDocs in AWS-Produkte und -Services, Ihre vorhandenen Lösungen, Drittanbieteranwendungen oder ihre eigenen Lösungen zu integrieren. Sie müssen sich keine Gedanken um die Bereitstellung von Updates oder Software-Patching machen und können Benutzer und Speicher mit wenigen Klicks hoch- oder herunterskalieren. WorkDocs bietet niedrige, nutzungsabhängige Preise für Benutzer und Speicher und keine Gebühren für API-Aufrufe. Es gibt keine Vorauszahlungen oder langfristigen Verträge.

Einführung in Amazon WorkDocs

Vorteile

Sichereres Speichern von Inhalten in der AWS Cloud

Mit Amazon WorkDocs schützen Sie Ihre Dateien sowohl vor internen als auch vor externen Bedrohungen und sorgen für eine Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
 

Sie können den Zugriff mit Active Directory verwalten, um Sicherheitsgruppen, einmaliges Anmelden (SSO) und Multi-Factor Authentication (MFA) zu nutzen sowie Benutzer- und Dateiaktivitäten nahezu in Echtzeit nachzuverfolgen. Sie können außerdem steuern, auf welche Drittanbieteranwendungen Benutzer mit OAuth 2.0 zugreifen können. Mit AWS CloudTrail lassen sich API-Aufrufe protokollieren. WorkDocs ist HIPAA-kompatibel, mit PCI-DSS konform und erfüllt die ISO-Anforderungen. Zudem werden in WorkDocs übertragene und gespeicherte Dateien verschlüsselt. Mit WorkDocs sind Sie der Besitzer Ihrer Dateien. AWS greift nicht auf Kundendateien zu oder verwendet sie für andere Zwecke als die Bereitstellung von Dateien für Kunden und deren Endbenutzer und wie gesetzlich vorgeschrieben. Sie können angeben, welche AWS-Region Benutzerdateien speichert, um die Standortbindung von Daten einzuhalten. WorkDocs wird in der weltgrößten globalen Cloud-Infrastruktur ausgeführt, die eingerichtet wurde, um die Anforderungen unserer anspruchsvollsten Kunden in puncto Sicherheit zu erfüllen.

Erstellen, Bearbeiten und Freigeben von Inhalten

Amazon WorkDocs ermöglicht die Erstellung von Inhalten und die Zusammenarbeit in einem einzigen Service. Benutzer müssen keine Anwendungen wechseln, um gemeinsam genutzte Inhalte zu bearbeiten.

Die Benutzer können neue Dokumente, Arbeitsmappen und Präsentationen erstellen und diese für Kollegen freigeben, die direkt im Webbrowser daran arbeiten können. Außerdem können Benutzer Microsoft Office-Dateien in der WorkDocs-Webanwendung gemeinsam bearbeiten. Sie haben die Möglichkeit, Dateien mit einem Hyperlink freizugeben, andere Personen zum Beitragen einzuladen und umfassendes Feedback anzufordern oder bereitzustellen. Benutzer wählen aus, ob Links öffentlich oder nur für andere Benutzer in ihrer Organisation verfügbar sind. Sie können eine beliebige Person innerhalb oder außerhalb ihrer Organisation über deren E-Mail-Adresse zur Zusammenarbeit einladen. Wenn eine Person außerhalb der Organisation eingeladen wird, muss sie bei der ersten Anmeldung in WorkDocs ein Gastkonto erstellen. Für Gastbenutzer fallen keine Gebühren an und Sie können Gastbenutzer jederzeit auf uneingeschränkte Benutzer hochstufen. Beim Bereitstellen von Feedback in WorkDocs können Benutzer allgemeine Kommentare hinzufügen oder bestimmte Abschnitte einer Datei kommentieren. Sie können jemanden mit @Benutzername über einen Kommentar benachrichtigen, einen privaten Kommentar hinzufügen, Kommentare mit einfacher Formatierung gestalten, Kommentare in einer Thread-Unterhaltung beantworten, Kommentare lösen und filtern. 

Zugriff von überall und von jedem Gerät aus

Benutzer können auf alle ihre Dateien in Amazon WorkDocs online oder offline auf jedem Gerät zugreifen.

Benutzer können den WorkDocs-Webclient, mobile Anwendungen und WorkDocs Drive verwenden und ihre Dateien über Anwendungen von Drittanbietern mit OAuth 2.0 verwalten. Dateien lassen sich mit den Standardanwendungen auf dem Computer oder Mobilgeräten mit nur wenigen Klicks bearbeiten und Änderungen in WorkDocs speichern. Sie können WorkDocs mit WorkDocs Drive auf ihren Desktop erweitern. WorkDocs Drive ermöglicht den On-Demand-Zugriff auf alle Dateien ohne lokale Speicherung und bietet zusätzliche Dateioptionen wie Linkfreigabe, Einladen von Benutzern, Favorisieren von Dateien, Offlinespeicherung von Dateien und Öffnen von Dateien im Webclient zur Zusammenarbeit. WorkDocs Drive ist für Amazon WorkSpaces-Benutzer verfügbar und für Microsoft Windows in der begrenzten Vorschau. Feedback und Änderungen werden über eine verschlüsselte Verbindung automatisch auf allen Geräten synchronisiert.

Abrufen leistungsfähiger Verwaltungs-Tools

Amazon WorkDocs erleichtert die leistungsstarke Verwaltung mit einer benutzerfreundlichen Management Console, die programmgesteuert mit administrativen APIs verwaltet werden kann.

Sie können Active Directory integrieren, um den Benutzerzugriff zu verwalten, oder mit der WorkDocs-Managementkonsole ihr eigenes Verzeichnis erstellen. Die AWS-Managementkonsole ermöglicht Ihnen die Verwaltung des MFA-Zugriffs (Multi-Factor Authentication) mit Active Directory und die WorkDocs-Managementkonsole die Verwaltung von Speicherkontingenten, Berechtigungsgruppen, Freigabeberechtigungen und Benutzern. Sie können das WorkDocs SDK zur programmgesteuerten Verwaltung all dessen über Ihre vorhandenen Lösungen oder Anwendungen verwenden.

Integration in bestehende Lösungen.

Das Amazon WorkDocs SDK beseitigt die Komplexität der Integration von Zusammenarbeits- und Datei-Management-Funktionen in Ihre Lösungen und Anwendungen mit der erweiterbaren API.

Mit administrativen API-Aktionen können Sie WorkDocs in Ihre vorhandenen Lösungen wie Überwachung, Virenschutz, eDiscovery und Verhinderung von Datenverlusten integrieren. Mithilfe von API-Aktionen können Drittanbieteranwendungen Dateien, Kommentare, Benachrichtigungen und Freigaben programmgesteuert verwalten. Sie können administrative WorkDocs-API-Aktionen mit AWS Identity and Access Management (IAM) authentifizieren und API-Aktionen mithilfe von OAuth 2.0 autorisieren. Das Amazon WorkDocs SDK ist Teil des AWS SDK und lässt sich in andere AWS-Services integrieren. Sie können einfach von der Leistungsstärke von AWS bei Sicherheit, Überwachung, Unternehmenslogik, Analysen, Speicher, künstlicher Intelligenz und App-Entwicklung profitieren und innerhalb von Minuten mit den gleichen AWS-Tools einsteigen, mit denen Sie bereits vertraut sind.

Einsparungen mit nutzungsabhängigen Preisen

Mit den nutzungsabhängigen Preisen von Amazon WorkDocs bezahlen Sie nur für die aktiven Benutzerkonten und den Speicher, den Sie nutzen.

Die Preise für WorkDocs beginnen in den meisten Regionen bei 5 USD pro Benutzer und Monat. Darin enthalten sind 1 TB Speicher pro Benutzer. WorkDocs bietet außerdem kostenlos 50 GB Speicher für Amazon WorkSpace-Benutzer. Sie können zusätzlichen Benutzerspeicher zu lokalen Amazon Simple Storage Service (S3)-Tarifen hinzufügen. Es fallen weder Gebühren für Gastbenutzer noch für API-Aufrufe an. WorkDocs bietet eine kostenlose 30-Tage-Testversion für bis zu 50 Benutzer.

Kundenreferenzen

Delhivery

Delhivery unterstützt seine Kunden bei der Verbesserung der Onlineshoppingumgebung mit einem kompletten Satz von Services zum Verwalten der E-Commerce-Lieferkette von der Beschaffung über die Lagerung bis zur Verpackung. Das Unternehmen verwendet Amazon WorkDocs zur sicheren Freigabe vertraulicher Informationen für leitende Angestellte in Organisationen sowie für bestimmte externe Interessengruppen.

„Mir gefällt die Einfachheit von WorkDocs. Wir haben eine Lösung gesucht, um vertrauliche Informationen intern und extern sicher freizugeben, die einfach zu nutzen ist und keine umfangreiche Einführung für Benutzer erfordert. Wir haben auch andere Lösungen geprüft, doch die Einfachheit von WorkDocs, die Überwachungs-, Sicherheits- und Zusammenarbeitsfunktionen sowie die niedrigen, nutzungsbasierten Preise waren ausschlaggebend für unsere Entscheidung für WorkDocs.“

– Kapil Bharati, CTO, Delhivery

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IMDb ist die weltweit führende Website für Filme mit über 250 Millionen Besuchern pro Monat – über Webbrowser und Mobilgeräte.

„WorkDocs war extrem hilfreich für mein Designteam. Wir können Versionen einfach freigeben und nachverfolgen sowie Feedback anhand von Kommentaren organisieren. Der Synchronisierungsordner ist ein Riesengewinn, nicht nur zum schnellen Hochladen von Ordnern, sondern auch zum Sichern von Dateien. Mir gefällt außerdem, wie einfach Dokumente mit der iOS-App remote überprüft werden können.“ 

– Danielle Corey, Head of UX Design, IMDb Professional Services

CondéNast

Condé Nast ist ein Medienunternehmen aus New York mit mehr als 100 Millionen Benutzern in den Bereichen Print, digitale Inhalte und Video. Das Unternehmen verwendet Amazon WorkDocs, um den Dateizugriff weltweit über eine Vielzahl von ISP-Qualitätsstufen zu erleichtern.

„Unsere Benutzer leben auf unterschiedlichen Kontinenten und wir haben einen Lösung gesucht, mit der sie ihre Dateien überall auf der Welt speichern und darauf zugreifen können. Mit WorkDocs können unsere Benutzer ihre Dateien in einem Service speichern und von überall darauf zugreifen. Und das bedarf keiner Vorauszahlungen oder langfristiger Verträge.“ 

– Demetrios Vasiadis, Manager of Digital Asset Technologies, Condé Nast

Gateway Engineers

Gateway Engineers ist ein Tiefbau- und Beratungsunternehmen mit umfassendem Service, das Projekte vom Konzept bis zur Fertigstellung betreut.

„Die bisherige Netzwerkdateifreigabe hat bei unseren Benutzern viele Probleme verursacht. Es gab Verbindungsprobleme und dadurch wurden Teams bei ihrer Arbeit behindert, da sie nicht auf benötigte Dateien zugreifen konnten. Amazon WorkDocs erleichtert jedem Benutzer, von jedem Gerät aus auf Dateien zuzugreifen und mit flexiblen Freigabefunktionen und umfassendem Feedback zusammenzuarbeiten.“

– Dragan J. Lazic, IT-Manager, Gateway Engineers

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Signet Maritime Corporation ist ein vielseitiges und internationales Transport- und Logistikunternehmen in der Seefahrt. Mit Amazon WorkDocs können Mitarbeiter im Büro und an Bord Dokumente freigeben und gemeinsam an Projekten arbeiten.

„Die Mitarbeiter von Signet Maritime sind weltweit verteilt und arbeiten in 6 regionalen Niederlassungen und auf über 30 Schiffen. Sie müssen in Netzwerken mit geringer Bandbreite regelmäßig und zuverlässig Dokumente freigeben und gemeinsam an Projekten arbeiten. Die bisherige Netzwerkdateifreigabe hat bei unseren Benutzern viele Probleme verursacht. Der Umstieg auf Amazon WorkDocs ermöglicht unseren Mitarbeitern, standortunabhängig sowie von jedem Gerät aus Dokumente zu speichern, freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten. So wurden die Produktivität verbessert und die Gesamtbetriebskosten gesenkt.“

– Joshua A. Johnson, IT-Manager, Signet Maritime

Stratus_Logo-Word_Black

Stratus Solutions ist ein von Amazon zertifizierter Partner, der spezialisierte Services im Bereich Sicherheit, Infrastruktur und Entwicklung für nationale Sicherheits- und Wirtschaftsunternehmen anbietet. Das Unternehmen nutzt Amazon WorkDocs, um die Freigabe von und Zusammenarbeit an Dokumenten zu vereinfachen.

„Wir waren von der Leistung, der Sicherheit, und der Benutzerfreundlichkeit von WorkDocs schlichtweg überwältigt. Mit der robusten API konnten wir quasi über Nacht die Bereitstellung für das Verteidigungsministerium vollständig automatisieren und den sonst üblichen Zeit- und Arbeitsaufwand deutlich reduzieren. Im Vergleich zu anderen Lösungen überzeugten uns insbesondere die Prüfungsfunktionen und die in WorkDocs implementierte Unterstützung der Multi-Factor Authentication. Der Sicherheitsaspekt spielt im Konzept von WorkDocs eine zentrale Rolle, was unsere Arbeit wesentlich erleichtert.“

– Dede Dascalu, CEO, Stratus Solutions

halliburton

Das 1919 gegründete Unternehmen Halliburton ist einer der weltweit größten Anbieter von Produkten und Services im Energiesektor.

„Mit Amazon WorkDocs kann Halliburton die OpenEarth™ Community hosten – eine kostenlose, globale und offene Community von Wissenschaftlern, Ingenieuren und Softwareentwicklern, die sich dafür einsetzt, eine gemeinsame Öl- und Gas-Softwareplattform zu entwickeln, um Kosten zu senken und Innovationsprozesse zu beschleunigen. Jedes Mitglied verfügt über privaten Speicher, um über WorkSpaces, Laptops und Mobilgeräte direkt auf Inhalte zuzugreifen. Die Community-Mitglieder schätzen WorkDocs als wertvolle Lösung und nutzen sie regelmäßig, um Informationen freizugeben und domänenübergreifend zusammenzuarbeiten.“

– Deepak Gandhi, Manager PaaS iEnergy and OEC, Halliburton

Anwendungsfälle

Gemeinsames Bearbeiten

Das kollaborative Bearbeiten ermöglicht Benutzern, gemeinsam Inhalte zu erstellen und Änderungen an Microsoft Office-Dateien vorzunehmen, ohne zwischen Anwendungen oder Dateiformaten zu wechseln. IT-Administratoren müssen weder zusätzliche Software bereitstellen noch Softwarelizenzen erwerben oder verwalten. Dank der Integration mit Hancom Thinkfree Office Online erhalten Benutzer eine weitere Möglichkeit, um Inhalte direkt in Amazon WorkDocs zu erstellen und zu bearbeiten.

Dateisynchronisierung und -freigabe in Unternehmen

Über den Amazon WorkDocs-Synchronisierungsclient werden in WorkDocs gespeicherte Dateien mit den Computern von Benutzern synchronisiert und sind offline verfügbar. Alle lokal vorgenommenen Änderungen werden automatisch mit WorkDocs und anderen Geräten synchronisiert, wenn diese online sind. Windows- und Amazon WorkSpaces-Benutzer können WorkDocs Drive für den On-Demand-Zugriff auf alle Inhalte in WorkDocs über ein bereitgestelltes Laufwerk verwenden, das Dateien nicht lokal speichert.

Inhalts-Repository für ECM

Sie können Amazon WorkDocs als zugrunde liegendes Inhalts-Repository für Ihre ECM-Lösung (Enterprise Content Management) verwenden. Das WorkDocs SDK kann WorkDocs in bestehende Unternehmensprozesse zum Erfassen, Schützen, Analysieren, Sichern und Freigeben von Inhalten integrieren. Sie können außerdem mit WorkDocs Ihr eigenes ECM in AWS erstellen. Das Erstellen Ihres ECM mit WorkDocs bedeutet, dass Sie Speicher und Benutzer nahtlos skalieren können, ohne sich Gedanken um Leistungsprobleme oder Kapazitätsgrenzen machen zu müssen.

Zusammenarbeit im Team

 Amazon WorkDocs erleichtert Teams die sichere Zusammenarbeit und die Verwaltung von Dateien. Benutzer können freigegebene Ordner erstellen und den Zugriff auf die Active Directory-Benutzergruppe ihres Teams und andere eingeladene Benutzer einschränken. So werden alle Dateien ihrer Teams in dem freigegebenen Ordner in WorkDocs gespeichert und der Zugriff ist jederzeit und über jedes Gerät möglich. Dateien können mit Standardanwendungen auf Computern und Mobilgeräten mit wenigen Klicks bearbeitet und Änderungen in WorkDocs gespeichert werden.  Mit WorkDocs Drive steht jede Datei in WorkDocs im Windows-Explorer zur Verfügung und Benutzer können Dateien freigeben, Benutzer einladen, Favoriten offline speichern und Dateien im Webclient öffnen. Teams können die Aktivitäten im Ordner überprüfen und durchsuchen und das Feedback direkt neben den Dateien ansehen.

Entwickeln inhaltsreicher Anwendungen

Sie können mit dem Amazon WorkDocs SDK die Entwicklung von Anwendungen mit zahlreichen Inhalten und Funktionen für die Zusammenarbeit vereinfachen. Mit wenigen Codezeilen können Sie WorkDocs-API-Aufrufe für die Benutzerverwaltung, Speicherung, Rechteverwaltung, Freigabe, Kommentierung, Metadaten, Benennung und Aktivitätsverfolgung verwenden. Das Amazon WorkDocs SDK ist Teil des AWS SDK, sodass Sie die Vorteile von AWS für Sicherheit, Überwachung, Unternehmenslogik, Speicherung und Anwendungsentwicklung einfach nutzen können. Amazon WorkDocs ist ein vollständig verwalteter Service, sodass Sie sich keine Gedanken um die Bereitstellung von Hardware und die Verwaltung der Infrastruktur machen müssen, um Ihre Inhalte und die Zusammenarbeit zu optimieren.

Ersetzen bisheriger Netzwerkdateifreigaben

Sie können Amazon WorkDocs Drive als Basislaufwerk nutzen, ohne Dateien lokal zu speichern. WorkDocs Drive streamt Dateien on demand auf Ihren Desktop und Sie benötigen keine Netzwerkdateifreigaben oder zusätzlichen Speichergeräte. Jede Datei in WorkDocs steht im Windows-Explorer zur Verfügung und Benutzer können Dateien freigeben, Benutzer einladen, Favoriten offline speichern und Dateien im Webclient öffnen.

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