HelloSign de Dropbox creó una característica de HelloWorks en 1 semana que crea automáticamente formas digitales usando Amazon Textract

HelloSign, una compañía de Dropbox desde el año 2019, ofrece una plataforma de flujo de trabajo digital que optimiza las operaciones comerciales, ya que permite a los clientes recopilar firmas electrónicas sin necesidad de impresoras o máquinas de fax. Con HelloWorks, uno de los productos de HelloSign, los clientes pueden transformar PDF en formularios web con capacidades móviles que varias personas pueden usar de manera rápida y fácil. Pero hasta 2019, las empresas que primero confiaron en HelloSign tenían que crear el formulario digital en forma manual desde los PDF, que generalmente demoraba al menos una hora, a fin de recolectar firmas digitales. El proceso más arduo contribuyó a niveles de retención indeseables.

Para simplificar y agilizar el proceso de creación de formularios en HelloWorks, HelloSign acudió a Amazon Web Services (AWS). HelloSign rápidamente desarrolló una característica de autocreación en HelloWorks usando Amazon Textract, un servicio de machine learning completamente administrado que extrae automáticamente texto y datos de documentos escaneados. Va más allá del simple reconocimiento óptico de caracteres para identificar, comprender y extraer datos de formularios y tablas. Ahora los clientes pueden escanear PDF para convertirlos de manera automática en formularios personalizables, inteligentes y con más capacidades móviles. Este nuevo flujo de trabajo es más eficiente y ha ayudado a triplicar la creación de formularios que HelloSign ha visto desde los nuevos clientes y ha contribuido a una mayor satisfacción de los clientes.

La empresa de HelloSign se fundó en 2010 y cuenta con un paquete de tres productos: HelloSign, que integra firmas electrónicas en aplicaciones; HelloFax, que es un servicio de fax electrónico; y HelloWorks, una solución de firma electrónica con capacidades móviles para la creación de formularios. Los negocios usan HelloWorks para crear formularios digitales desde los PDF y luego envía esos formularios a una gran cantidad de usuarios finales para que los firmen. Los usuarios finales pueden fácilmente completar estos formularios incluso en un dispositivo móvil. Esta capacidad aumenta la proporción entre formulario y compleción, y el proceso reduce el error humano y las redundancias. Formularios gubernamentales: como W-9, W-4 o I-9—son los más comúnmente usados en la aplicación web.

Mientras investigan por qué algunos clientes empezaron pero nunca terminaron el proceso de creación de formularios, el equipo de HelloWorks identificó que al diseñar y crear manualmente un formulario digital requería más tiempo y esfuerzo de lo que muchos usuarios sentían práctico. “El proceso de crear estos formularios fue complicado, pero los clientes debían cargar un PDF, volver a crear todos los campos en el PDF y luego asignar todos los datos de salida”, explica Benny Kao, gerente de productos para HelloWorks. “Los clientes simplemente no tienen una hora para volver a crear un formulario, o se olvidan de que hay un formulario no terminado”. Entonces, el equipo buscó simplificar el proceso de creación de formularios.

La plataforma HelloSign ya estaba integrado en AWS, usando servicios como Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) es un servicio de almacenamiento de objetos que ofrece escalabilidad, disponibilidad de datos, seguridad y rendimiento líderes en el sector. “Nuestro equipo DevOps ya estaba familiarizado con el uso de AWS”, dice Skyler Parr, ingeniero de software sénior para HelloWorks. “Irse con la competencia significaría mucho más para nuestro pequeño equipo”. El equipo HelloWorks desarrolló una prueba de concepto para procesar formularios de verificación de ingresos durante hackatón, con la implementación del prototipo poco después. “La primera integración con Amazon Textract fue durante un proyecto Hackweek en julio de 2019”, dice Fernanda Mora, ingeniero de software sénior en HelloSign. “Después de implementar con éxito esta primera prueba de concepto, implementamos un prototipo para asegurarnos de que cumpliera con todos nuestros requisitos, y luego en marzo de 2020 comenzamos a trabajar en la versión beta. La beta se lanzó en forma gradual para nuestra base de usuarios desde junio de 2020, y se completó el lanzamiento para fines de ese mes”.

Durante el hackatón, el equipo de HelloWorks descubrió cómo transformar los datos de Amazon Textract para que se adaptaran a sus propios datos, asignando de manera eficiente el servicio para trabajar con el sistema interno de HelloWorks. Al usar Amazon Textract, el sistema puede ofrecer una experiencia de usuario de alta calidad incluso para una gran cantidad de clientes. HelloWorks se diseñó para permitir que los usuarios elijan dónde dejaron en caso de haber dejado la aplicación web o experimentar una desconexión. “Como ingenieros, buscamos facilitar el uso y dar velocidad al servicio para crear un prototipo”, dice Parr. “Usando Amazon Textract, pudimos tener un buen bucle de prueba para desarrollar y obtener retroalimentación rápidamente de AWS. Y pudimos integrarlo con nuestro sistema y adaptarlo a nuestras necesidades”.

Amazon Textract permitió que HelloWorks se convierta rápida y automáticamente en prácticamente cualquier formulario que se escanea en su sistema con poca intervención o configuración manual. Dado que Amazon Textract se ha entrenado con documentos como W-2, 1099-MISC, 1040 y formularios de registro de pacientes (la mayoría de los formularios que HelloWorks necesita para ser fluido), la integración no tuvo inconvenientes. Amazon Textract disminuyó la cantidad de tiempo que el cliente promedio HelloWorks necesita para crear un formulario de al menos una hora para un promedio de 40 segundos: siendo 8 segundos el tiempo más rápido y 75 segundos el más lento. “Los clientes cargan un PDF, hacen clic en Scan (Escanear) y esperan 40 segundos o menos. Luego, todos los campos se asignan automáticamente al PDF”, explica Kao. “Todo lo que deben hacer es verificar doblemente que los componentes se hayan creado correctamente”.

Amazon Textract mejoró la interacción y la retención de los usuarios de HelloWorks. Se han escaneado miles de páginas desde su lanzamiento beta interno en mayo de 2020. Después de escanear un documento en HelloWorks, el 83 por ciento de los clientes respondió en una encuesta de calidad que la herramienta resultaba muy útil. HelloWorks también ha logrado un crecimiento mes tras mes del 26 por ciento en la creación de nuevos formularios desde marzo a julio de 2020. “Hemos triplicado el ratio entre el número de nuevos equipos empresariales que se han suscrito al producto y el número de nuevos formularios creados, y eso se debe sobre todo a Amazon Textract”, afirma Kao. “Su uso nos ha ayudado a abordar uno de nuestros mayores desafíos: reducir la inversión necesaria para crear formularios”. Además, el aumento en formularios creados ha dado lugar directamente a un aumento similar en el número de firmas y formularios enviados.

La característica de autocreación fue particularmente útil para los clientes de HelloWorks durante la pandemia del COVID-19. Cuando muchas pequeñas y medianas empresas se postularon para recibir ayuda financiera desde el Programa de Protección de Cheques de Nómina, las empresas Fintech utilizaron HelloWorks para enviar rápidamente las aplicaciones de programas a un alto volumen. Además, los hospitales han usado HelloWorks para facilitar su admisión de pacientes, y los servicios de ambulancia lo han usado para registrar a las personas para las pruebas de COVID-19.

En adelante, el equipo de HelloWorks espera refinar la aplicación web para crear una experiencia del usuario más inteligente y de mayor respuesta. “Veremos el soporte de más casos de uso y componentes en la interfaz de usuario”, dice Kao. Como resultado, los clientes tendrán acceso a incluso más características sin necesidad de comprender cómo codificar.

Utilizando Amazon Textract y confiando en el soporte de AWS, HelloSign creó rápidamente una característica fácil de usar que simplificó y aceleró el negocio para sus clientes y usuarios finales. “No tenemos muchas herramientas que puedan analizar imágenes o PDF”, dice Parr. “Por lo tanto, usar un servicio de AWS para hacer eso para nosotros significa una cosa menos de la qué preocuparse, y podemos expandir lo que nuestro producto puede hacer sin tener que contratar a un experto en ese campo. Esto nos ayuda a mantener a nuestro equipo pequeño y ágil. Ser capaz de trabajar con el equipo de AWS y que respondan nuestras preguntas mantiene el proceso fluido”.