Caso práctico de Gibraltar Area Schools

Gibraltar Area Schools es un distrito escolar público de Fish Creek, Wisconsin. El distrito incluye la Escuela Primaria Gibraltar para preescolar a quinto grado y la Escuela secundaria Gibraltar de sexto a duodécimo grado. El distrito tiene un total de 681 alumnos y un equipo de aproximadamente 35 docentes. 40 miembros adicionales del personal brindan servicios administrativos, de mantenimiento y soporte.

Gibraltar necesitaba actualizar ocho servidores del campus que ejecutaban todos los recursos, desde las bases de datos de estudiantes hasta el sistema de administración de la biblioteca. El director de TI de Gibraltar, Steve Minten, estima que la compra de nuevos equipos y 4 años de mantenimiento hubieran costado 44 000 USD, una suma elevada para una institución con presupuesto limitado.

Al ser un distrito escolar público pequeño cuyo número de matrículas está disminuyendo, sus fondos estatales son cada vez menores. En consecuencia, el distrito debe acudir constantemente a los votantes para que reúnan los ingresos necesarios para mantener el equipo docente y las instalaciones. Optaron por migrar a la informática en la nube para evitar el gasto del reemplazo de hardware.

“Como el ciclo de los servidores necesita ser elástico para adaptarse al número de matrículas en disminución”, dice Minten, “queremos contar con la flexibilidad para aumentar o disminuir las cargas de trabajo. El número de matrículas puede aumentar o disminuir, por lo tanto, no queríamos comprometernos con una infraestructura física”.

“Acudimos a Amazon Web Services (AWS) para averiguar qué podíamos incluir en una tarifa por hora”, dice Minten. “AWS tiene más opciones que se ajustan a nuestras necesidades que la competencia. Los demás no tenían la misma trayectoria. Por eso, elegimos AWS”.

Durante los siguientes 3 meses a partir de la decisión de migrar a la nube de AWS, Gibraltar creó una conexión de red privada virtual entre Amazon Elastic Cloud Compute (Amazon EC2) y los computadores de la escuela mediante Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC). Una vez que esta conexión segura estuvo lista, el distrito migró Destiny Library Manager, el sistema encargado del proceso de préstamos de la biblioteca. A continuación, se implementó una aplicación PHP de soporte técnico DeskPRO con una imagen de Amazon Machine (AMI). Como la AMI ya estaba preconfigurada para PHP, el traslado se finalizó en tan solo 6 horas.

Según lo planeado, Gibraltar ahora podrá ahorrar un 25 por ciento en comparación con la vida útil normal de 5 años de una infraestructura en las instalaciones. El distrito ahorró inmediatamente costos energéticos al apagar varios de los servidores anteriores. Además, también está reduciendo el tiempo de comercialización y los costos de servicio gracias al uso de Amazon Premium Support para recibir asistencia en vez de contratar ayuda externa. Con una estrategia basada en hardware tradicional, el proceso hubiera llevado de tres a cuatro días. En comparación, el distrito contaba con AWS en ejecución en 20 minutos, y completamente configurado y en funcionamiento en seis horas.

“Por lo que sabemos, somos la primera escuela pública de Wisconsin en pasar de comprar servidores como hardware a alojar datos en la nube”, dice Minten. “Ahorraremos un 25 por ciento durante los próximos 5 años, lo que tiene un gran impacto en el presupuesto de nuestro distrito”.

Con ambos sistemas en funcionamiento, el distrito ahora está identificando cargas de trabajo adicionales para transferir a AWS, incluido el servidor de correos electrónicos, el servicio de Windows Update, el filtro web, el servidor de impresiones, los sistemas de copia de seguridad de dominio, el almacenamiento de archivos, los sistemas de seguridad y la administración de wi-fi.

El distrito también planea migrar su sistema de administración de alumnos, Skyward, a AWS. Como la mayoría de los distritos escolares públicos de Wisconsin utiliza Skyward, Minten quiere demostrarles a otras comunidades que la migración a la nube es técnica y financieramente viable.