iTom exige el consentimiento del cliente antes de permitir al personal acceder a cualquier tipo de información del cliente en la plataforma de FGO. Generalmente, el acceso se concede para brindar asistencia u otra función dirigida al cliente. Para ello, iTom debe desplegar controles de seguridad. “Nuestros Términos de uso especifican que son nuestros clientes los propietarios de los datos”, expresó Valeriu Filip, director ejecutivo (CEO) de iTom. “Nuestros servicios de asistencia solo tienen permitido verificar información personal de los clientes si es que ellos lo solicitan”.

Al comienzo, la empresa rumana intentó administrar las credenciales de acceso de los clientes por su cuenta, pero esto resultó ser un proceso muy largo y complejo. “Deseábamos usar las tecnologías de la nube más recientes para simplificar las tareas administrativas y abordar preocupaciones relativas a la filtración y pérdida de datos”, afirmó Filip. “Necesitábamos proteger los datos de los clientes con el mayor nivel posible de seguridad, y lo logramos gracias a AWS”.

iTom usa AWS Secrets Manager, que permite proteger los secretos necesarios para acceder a aplicaciones, servicios y recursos informáticos, a fin de asegurar las credenciales de inicio de sesión de su personal. Con AWS Secrets Manager junto a roles de IAM aislados y servicios de inicio de sesión único (SSO), iTom garantiza la trazabilidad y evita el acceso no autorizado a los datos de los clientes. “En iTom, no podemos acceder a las credenciales de inicio de sesión de nuestros clientes”, afirmó Filip. “Esto nos permite cumplir con nuestros Términos de uso y las normativas de protección de datos”.

Gracias a AWS, iTom puede aprovechar funcionalidades de auditoría y supervisión de accesos, que también aumentan la seguridad de los clientes. “Nuestros clientes afirman que sienten más tranquilidad al saber que desarrollamos nuestro producto en AWS”, expresó Filip. “Podemos elegir entre 80 controles de acceso de seguridad diferentes, y la plataforma de FGO, junto con las funcionalidades de AWS, puede mantener registros avanzados al realizar cualquier acción sobre los datos. Nuestros clientes siempre saben qué usuario cambió los datos y cuándo.

iTom aumentó la productividad de su personal informático luego de replantear sus procesos internos de desarrollo. Antes de usar AWS, el equipo informático desarrollaba y probaba actualizaciones en un servidor local y las publicaba una vez cada varias semanas. Ahora, los desarrolladores de iTom emplean un proceso de desarrollo y despliegue automatizados en GitHub con AWS. Pueden trabajar en simultáneo con hasta diez funcionalidades o correcciones de errores, lo que aumenta la frecuencia y la velocidad de salida a producción de las actualizaciones de seguridad.

Este proceso continuo de desarrollo y pruebas ofrece la mejor experiencia para sus clientes porque la plataforma siempre está actualizada y cuenta con las funcionalidades más recientes. “Ahora podemos publicar una nueva infraestructura y desarrollar y probar nuevas actualizaciones de software de manera automatizada”, expresó Filip. “Esto nos permite entregarles a nuestros clientes más funcionalidades probadas de forma segura y a un ritmo acelerado, todos los días, de lunes a jueves. Esto significa alrededor de diez nuevas funcionalidades por semana. En un año, publicamos al menos 400 funcionalidades nuevas, que desde cualquier punto de vista, es muy importante para una plataforma de administración de empresas”.

A medida que aumenta la popularidad de la plataforma de FGO, iTom desea asegurarse de que el proceso de inicio de sesión sea eficiente y lo más rápido posible, y que los clientes puedan acceder de forma veloz a los recursos que utilizan con mayor frecuencia. Para ello, emplea Amazon ElastiCache para Redis, un almacén de datos en memoria increíblemente rápido que ofrece una latencia inferior a un milisegundo para aplicaciones en tiempo real a escala de Internet.

iTom ahora puede automatizar tareas, como la asignación de números de facturas cuando son varios los usuarios que crean facturas al mismo tiempo, sin tener que consultar la base de datos de forma repetida. Esto significa que FGO puede emitir facturas en pocos segundos y garantizar un ANS del 98 % para ejecutar llamadas a la API en la mayoría de las operaciones en 1-5 segundos.

iTom desea ayudar a las pequeñas empresas a automatizar todos los aspectos de sus procesos operativos, que incluyen la facturación, el pago y la correlación de cobros, y de seguridad para proteger los datos confidenciales de los clientes. Antes de usar FGO, muchas empresas generaban facturas y recibos y los compartían como archivos adjuntos en correos electrónicos no cifrados, lo que representaba un riesgo de pérdida o robo de información privada. Lo mismo ocurría con balances de cuentas bancarias que se descargaban en formatos .pdf o .csv y se enviaban desde el propietario de la empresa al departamento de Contabilidad por correo electrónico, lo que comprometía la información financiera presente en los detalles de las transacciones. Actualmente, FGO lee toda esta información de forma automática desde los bancos y la envía al departamento de Contabilidad de forma segura, sin preocupaciones sobre la privacidad, o lo hace mediante la Directiva de Servicios de Pago Revisada (PSD2).

FGO usa Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) y Amazon Simple Email Service (Amazon SES), que les permite a los clientes de iTom enviar documentos confidenciales y otorgar el acceso a estos con facilidad. “Amazon SES mantiene todos los documentos importantes en una ubicación segura en FGO, a donde solo el contador del cliente tiene acceso”, indicó Filip.

A medida que FGO continúa incorporando clientes, iTom puede escalar verticalmente sus recursos con facilidad para satisfacer la creciente demanda, que incluye 100 veces más tráfico durante momentos de gran actividad. Al desarrollar FGO en Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), se ofrece una capacidad de procesamiento segura y flexible para las cargas de trabajo. Con Amazon RDS para SQL Server, iTom continúa expandiendo su base de clientes con facilidad.

A futuro, iTom tiene la intención de migrar a Amazon Aurora, que está diseñada para un gran rendimiento y disponibilidad a nivel global. “Nuestra infraestructura ya no frena nuestras ambiciones“, indicó Filip. “Tenemos la capacidad de pensar en grande y sumar nuevos clientes y funcionalidades, ya que sabemos que sus datos siempre están protegidos”.