Leadinfo ahorra un 30 % en costos de TI y mejora la eficiencia de los desarrolladores en un 50 % con AWS

Leadinfo es una empresa de escalamiento con sede en los Países Bajos que ayuda a los clientes B2B (entre negocios), desde organizaciones deportivas hasta agencias de marketing digital y empresas de la industria pesada del acero y el embalaje, a captar clientes potenciales de ventas mediante el análisis de la información sobre los visitantes de su sitio web. Su negocio creció con rapidez después de que la pandemia de la COVID-19 pusiera fin a muchas llamadas de ventas presenciales. Al migrar los datos de sus clientes de varias bases de datos en AWS a Amazon Aurora, Leadinfo redujo sus costos mensuales de TI en un 30 por ciento y mejoró la eficiencia de los desarrolladores en un 50 por ciento. Esto le ayudó a implementar con rapidez nuevas características para los clientes y a sentar las bases para un crecimiento empresarial continuo.

Leadinfo, con sede en los Países Bajos, creó su oferta de software como servicio (SaaS) como respuesta a una pregunta importante para los vendedores B2B: ¿Quién visita el sitio web de mi empresa para obtener más información sobre lo que ofrecemos? Leadinfo afirma que su objetivo es ayudar a los vendedores a descubrir información que les ayude a “transformar a los visitantes anónimos del sitio web en clientes”.

Esa capacidad cobró más importancia que nunca con la llegada de la pandemia de la COVID-19, que detuvo la mayoría de las llamadas de ventas presenciales en muchas partes del mundo. Y condujo a un crecimiento repentino en el negocio de Leadinfo.

Fundada en 2017, Leadinfo creó su infraestructura de TI en Amazon Web Services (AWS) desde el principio. Pero a medida que la empresa crecía cada vez más rápido, Leadinfo necesitaba asegurarse de que su tecnología estuviera a la altura de sus ambiciones. Por eso, trabajó con el equipo de AWS para identificar formas de mantener la eficiencia de su TI. Una estrategia que acordaron fue consolidar las bases de datos, lo que ayudaría a administrar mejor una base de clientes en rápida expansión, el rápido aumento en los costos de TI y las crecientes demandas de los desarrolladores de la empresa.

Al migrar sus 4 bases de datos existentes a una sola base de datos como Amazon Aurora, una base de datos relacional creada para la nube, la empresa redujo sus costos mensuales de TI en un 30 %, mejoró la eficiencia de los desarrolladores en un 50 % y redujo a la mitad el tiempo necesario para incorporar nuevos desarrolladores. Esto ayuda a Leadinfo a acelerar el lanzamiento de nuevas características de servicio, lo que permite a los clientes generar oportunidades de venta de forma más rápida y sencilla.

Solo 3 años después de su fundación, Leadinfo crecía con rapidez y se percató de que necesitaba una actualización de TI. La empresa se reunió con un equipo de especialistas en bases de datos de AWS, arquitectos de soluciones y otros expertos para desarrollar un nuevo enfoque de datos.

Mediante el proceso de Trabajar de manera inversa (Working backwards) de AWS, los equipos evaluaron las necesidades y objetivos de Leadinfo a través de una serie de talleres, ejercicios y otros debates. “Analizamos nuestra situación ideal”, comenta Quirijn Kleppe, director de productos y crecimiento en Leadinfo. “Estudiamos los indicadores clave de rendimiento que nos habíamos propuesto y qué tan fácil debería ser desarrollar una nueva característica. Y luego empezamos a pensar: “Bien, ¿ahora qué necesitamos para llegar allí?” Quedó bastante claro que necesitábamos un sistema que fuera fácil de usar, fácil de aprender y con el que fuera fácil trabajar”.

Luego, los equipos examinaron 3 pruebas de concepto (PoC) para determinar qué enfoque funcionaría mejor. La respuesta resultó ser la migración a una base de datos y un sistema de análisis creado con Amazon Aurora. Más tarde, Leadinfo también agregaría Amazon Athena, un servicio de consultas para analizar datos, y AWS Glue, un servicio de integración de datos sin servidor.

Con su decisión de cambiar a una nueva infraestructura de datos, el siguiente paso fue comenzar a migrar los datos de los clientes de varias bases de datos existentes a Amazon Aurora. “Teníamos una gran cantidad de datos que tuvimos que migrar de manera muy eficiente para no duplicar ni estropear nada”, afirma Kleppe. “Así que empezamos con la migración de 5 perfiles de clientes, luego de 20, 50, 100 y así sucesivamente. Después de identificar todas las cosas que podían salir mal o que salieron mal, migramos toda nuestra base de clientes”.

Este enfoque iterativo funcionó bien. Al identificar las complejidades que surgieron durante cada etapa de la migración de los grandes conjuntos de datos, Leadinfo pudo acelerar las etapas posteriores del proceso.

La transferencia de todos los datos de sus clientes al nuevo sistema llevó aproximadamente un mes y medio. Después de eso, “vimos un enorme aumento en la eficiencia y el costo promedio se redujo en un 30 por ciento”, dice Kleppe. “Y esperamos que disminuya mucho más”. Se espera que la eventual reducción de los costos sea del 60 %.

Los clientes no notaron ningún problema durante la migración. Sin embargo, una vez completada la migración, notaron las mejoras con rapidez. “Notaron que nuestro software es mucho más estable y que los datos siempre están ahí cuando los necesitan”, afirma Kleppe. “Esto es importante porque basan todo su modelo de ventas en nuestros productos”.

Los desarrolladores de Leadinfo también pueden lanzar nuevas características para los clientes más rápido que antes, porque la migración hizo que las actualizaciones de software fueran más eficientes al reunir los datos de varias bases de datos en un solo lugar.

Por ejemplo, con los datos de los clientes ahora consolidados en una sola base de datos, Leadinfo pudo agregar muchas más opciones de filtrado a su software. Esto permite a los clientes ajustar la información sobre quién visita sus sitios web, de modo que puedan captar a los clientes potenciales de ventas con mayor precisión. Los resultados filtrados también se cargan más rápido que antes y aparecen en las pantallas de los clientes en menos de 1 segundo. “En general, antes de la migración, los tiempos de carga para un cliente más grande eran de 1 minuto”, afirma Kleppe. “Ahora esperan 0,5 segundos”.

Los desarrolladores son más eficientes porque ya no tienen que buscar en profundidad el código que está distribuido en varias bases de datos. Con todos los datos ahora en una sola base de datos, es más fácil identificar y solucionar los problemas de software.

Esto también ayuda a Leadinfo a incorporar nuevos desarrolladores con mayor velocidad, porque ya no necesitan que se les capacite sobre qué datos se almacenan y dónde. “Antes, teníamos muchos sistemas y plataformas de datos diferentes”, comenta Kleppe. “A nuestros desarrolladores les llevó mucho tiempo aprender qué funciona y qué no. Ahora solo tenemos un sistema, Amazon Aurora, y decimos: 'Mira, aquí están las llaves del reino'”.

Con una capacidad mejorada para administrar una base de clientes grande y en crecimiento, Leadinfo espera continuar expandiéndose a nivel mundial. También, planea agregar más características que solicitan los clientes, como la integración con los sistemas de administración de la relación con el cliente o la capacidad de gestionar las grabaciones de pantalla.

La empresa ahora también puede lanzar características en mercados específicos, por ejemplo, la compatibilidad con monedas o idiomas específicos. Estas nuevas opciones permiten a los clientes adaptar la forma en que utilizan el software de Leadinfo para sus necesidades particulares.

Al utilizar Amazon QuickSight para analizar los datos de los clientes e identificar los patrones y tendencias de uso, Leadinfo obtiene información que le ayuda a continuar en crecimiento sin dejar de ser eficiente y gestionar los costos. “Podría decirte cuántos clientes hemos incorporado hoy, cuántos usuarios de prueba tenemos en los Países Bajos en comparación con el Reino Unido, cuáles son sus tasas de conversión y cuántos clientes abandonan y cancelan una suscripción”, afirma Kleppe. “En realidad, es la información de todo lo que sucede en la empresa, lo que facilita mucho la toma de decisiones”.

Leadinfo utiliza esos conocimientos para desarrollar una hoja de ruta empresarial a seguir en el próximo año. Sin embargo, el proyecto de migración ya consolidó un progreso significativo para la empresa. “Al final, hizo que nuestra empresa se posicionara 10 pasos adelante”, afirma Kleppe.