AWS Professional Services reduce los gastos totales con Stoodi cloud en un 25 %

Creada en 2013, Stoodi es un emprendimiento en educación, creado en la Nube de AWS, constituido por el grupo Cogna, que tiene como objetivo ayudar a alumnos de secundaria a acceder a estudios superiores. Desde su fundación, más de 8 millones de alumnos han utilizado los productos y servicios de la empresa para preparar exámenes de acceso a estudios superiores y el Examen Nacional de Enseñanza Media (ENEM), que es el principal parámetro utilizado para entrar en algunas universidades. Stoodi surgió en la nube de AWS, pero su gran crecimiento durante la pandemia exigió aumentar la eficiencia de su funcionamiento en la nube, incrementando la estabilidad, disponibilidad y seguridad de sus recursos. Para ello, Stoodi se apoyó en AWS Professional Services, ahorrando un 25 % en su operación anual en AWS, lo cual les permitió invertir en mejoras de la estabilidad y seguridad de sus productos.

Desde 2013, Stoodi ha basado su plataforma y todo su funcionamiento en la nube de AWS. Durante este tiempo, la empresa emergente del grupo Cogna ha ayudado a aproximadamente 8 millones de alumnos a prepararse para los exámenes ENEM y de acceso a la universidad. La demanda de los servicios de Stoodi creció sustancialmente durante la pandemia, donde 2 millones de alumnos accedieron a Stoodi sólo en 2021.

El responsable de Stoodi, Ricardo Sudário, nos recuerda que la plataforma alcanzó un volumen de servicios seis veces superior a su media histórica de alumnos activos. “Para ofrecer una educación de calidad a los alumnos de todo Brasil, especialmente a los que más lo necesitaban, debíamos contar con un servicio extremadamente accesible”, afirma, y subraya que, en aquel momento, Stoodi decidió ofrecer acceso gratuito a su contenido a los estudiantes que no pudieran pagarlo.

Para mantener la calidad de acceso, la estabilidad de la plataforma y la seguridad de los datos, el departamento de TI de Stoodi decidió mejorar la gestión de su entorno en la nube, lo que les permitió reducir costos sin afectar a la calidad. “A raíz de nuestro desafío de crecimiento acelerado, comprendimos que era necesario contar con un equipo especializado de AWS que nos ayudara en la gestión y optimización financieras, y que garantizara la seguridad adecuada de la plataforma. Debido a los recientes ataques a otras empresas anunciados en los medios de comunicación, es imprescindible que sigamos las mejores prácticas de seguridad implantadas y probadas”, explica.

Para garantizar que los objetivos se cumplieran de forma rápida y asertiva, una evaluación realizada por el equipo de Sudário determinó que el equipo de AWS Professional Services sería la mejor opción. “El hecho de que Cogna y otras empresas del grupo ya hubieran trabajado con el equipo de AWS Professional Services, con buenos resultados, también influyó en nuestra decisión”, explica.

La solución propuesta por el equipo de servicios profesionales era formar un CCoE centrado en mejorar la política de seguridad del entorno, la optimización de costos y la gestión financiera. “Lo que más llamó mi atención durante este proceso fue la rapidez con la que pudimos poner todo en marcha. Solo pasó un mes entre que definimos los objetivos y un equipo empezó a realizar las primeras tareas”, recuerda Sudário. La empresa empezó a ver resultados al cabo de pocas semanas, gracias al continuo proceso de mejora.

El directivo nos recuerda que uno de los postulados de los proyectos era que no se produjeran cambios bruscos en la experiencia de los alumnos y del equipo. “Queríamos una manera más productiva de evolucionar y fuimos meticulosos a la hora de analizar nuestro estado actual y lo que queríamos conseguir”, afirma. Para lograr este objetivo, se siguieron y mejoraron procesos básicos mediante las prácticas recomendadas del mercado, formación y la evolución de algunos procesos.

“Gracias al equipo principal que creamos (CCoE), pudimos diseñar e implementar un funcionamiento mucho más eficiente, en colaboración con el equipo de AWS Professional Services. La transición se produjo sin contratiempos porque también conseguimos que los equipos estuvieran muy implicados durante todo el proyecto. Pudieron ver la importancia y el valor de todo lo que hacíamos”, recuerda, a la vez que menciona la participación de los equipos en la planificación financiera y el diseño. Los miembros de esos departamentos se incorporaron al CCoE, junto con AWS Professional Services, para implementar mejoras en el funcionamiento mediante servicios de AWS como: Amazon QuickSight; Amazon Athena; AWS IAM Identity Center; AWS Secrets Manager; AWS CloudTrail; AWS Config; AWS Organizations; AWS Key Management Service (AWS KMS); Amazon Inspector; Amazon GuardDuty; AWS WAF; AWS Backup; AWS Budgets; Explorador de costos de AWS; la detección de anomalías de costos de AWS; y el informe de costos y uso de AWS, entre otros.

Una de las evoluciones del funcionamiento en la nube que propició el CCoE fue la creación de cuadros de mando operativos basados en la arquitectura mencionada a continuación y centrada en la gestión financiera del entorno, lo que ofreció visibilidad, transparencia y más control sobre los gastos en la nube. “Los cuadros de mando, los avisos y los procesos definidos por el equipo me ayudan a identificar rápidamente un gasto inesperado o el momento en que está a punto de agotarse el presupuesto previsto”, asegura Sudário.

Según Sudário, uno de los resultados del proyecto fue conseguir la participación de cuadros de mando de supervisión y de indicadores procesables para todas las partes. “Esto supuso la incorporación del equipo de planificación financiera para que pudiéramos entender sus dificultades, lo que abrió un nuevo horizonte de madurez laboral”, afirma.

Entre los beneficios derivados de las acciones del equipo de servicios profesionales, destaca la mejora de la política de seguridad en relación con la protección y detección de amenazas y vulnerabilidades, por no hablar de la implementación de herramientas que ayudan a gestionar automáticamente estas nuevas medidas de seguridad, lo que ofrece una mayor eficiencia y productividad al equipo.

Además de un mayor control, visibilidad y transparencia en la gestión financiera, el CCoE también introdujo varias mejoras financieras significativas, como una reducción del 73 % en los costos de los servicios de Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), como se muestra en la siguiente imagen; una reducción del 28 % en los costos de los servicios de Amazon Relational Database Service (Amazon RDS); una reducción del 15 % en los costos de los servicios de Amazon Elastic Block Store (Amazon EBS); y una reducción del 22 % en los costos de servicios de Amazon Elastic Load Balancing (Amazon ELB).

“Estas y otras reducciones dieron como resultado un ahorro del 25 % en los costos totales de AWS, que se reinvirtieron parcialmente en la adopción de nuevos servicios y soluciones para mejorar la seguridad”, afirma.

En cuanto a los clientes de Stoodi, las mejoras en la seguridad de la plataforma permiten una mayor estabilidad de los servicios ofrecidos, y las mejoras en la gestión financiera permitió que se invirtiera más en la optimización de los productos de la empresa. “También observamos una mejora en la productividad del equipo, que ahora está más centrado en la evolución de nuestro producto, lo que acabará repercutiendo directamente en nuestros clientes y en nuestro negocio”, celebra Sudário.

Además de un desarrollo constante del funcionamiento y su arquitectura a través del CCoE establecido, Stoodi tiene previsto hacer que el almacenamiento y procesamiento de datos evolucione para mejorar aún más la toma de decisiones acerca de productos y servicios. “Revisamos periódicamente los ahorros y oportunidades de reducción de costos sin que ello afecte a la calidad. El trabajo es interminable, pero el proceso actual es mucho más ágil. Seguiremos avanzando. Por otro lado, hay áreas que queremos potenciar, como fomentar el uso de la IA en otros componentes de nuestra plataforma, lo que exige un entorno de datos más robusto”, predice.