Creación de empresas, presupuestos, facturas, formularios de gastos, balances financieros y más. Los empresarios saben que la vida de una empresa se compone de toda una serie de operaciones de gestión que pueden resultar complejas y requerir mucho tiempo, sobre todo en el caso de las estructuras pequeñas. En la gran mayoría de los casos, estas pequeñas estructuras recurren a firmas de contabilidad externas para que les ayuden en la administración diaria de su organización. Estos son los dos objetivos de Tiime. La empresa francesa propone una plataforma que busca cubrir toda la cadena de valor de la gestión contable de una empresa. Ya sea para las herramientas de facturación, el cobro de compras, el flujo de caja o incluso la cuenta empresarial, la idea de Tiime es proponer una solución completa e integrada para simplificar las operaciones financieras de los empresarios y los contables y permitir que la información se comparta entre las dos partes.

La solución, creada originalmente en 2015 e impulsada por los requisitos específicos necesarios para el éxito de las operaciones contables subcontratadas, despegó rápidamente y se lanzó en 2018 con grandes ambiciones en el mercado de herramientas de producción contable. “Queremos que un tercio de los emprendedores franceses utilicen al menos una herramienta de cadena de Tiime para 2025”, afirma Arnaud Grandchamp des Raux, director técnico de la empresa de desarrollo de software, que ahora cuenta con más de 200 empleados y que superó el hito de 10 millones de euros en ingresos recurrentes anuales en diciembre de 2022. El servicio, desarrollado en modo SaaS, permite el acceso través de la web y de una aplicación móvil. Se trata de una elección que responde al deseo del editor de brindar a sus clientes la experiencia de usuario más sencilla posible, pero que también les impone un alto nivel de control de sus propias infraestructuras. “Nosotros alojamos los datos”, subraya el CTO, “lo que significa que debemos garantizar la disponibilidad permanente del servicio, pero también que estos datos no estén dañados, que estén protegidos con el nivel de cifrado adecuado y que estén respaldados correctamente”.

Rendimiento, simplicidad y resiliencia

Otro problema es la absorción de los picos de carga de trabajo. “Tenemos que poder soportar la carga de trabajo del servicio en todo momento, independientemente de las variaciones”, subraya Arnaud Grandchamp des Raux. La empresa está experimentando un alto nivel de crecimiento, con más de 100 000 usuarios en 2022, un aumento de más del 30 % en un año y alrededor de mil firmas de contabilidad asociadas, y necesita poder mantener la calidad del servicio mientras estos nuevos usuarios adoptan su herramienta. La plataforma se encarga de un promedio de 250 000 transacciones cada día y tiene más de 6000 llamadas a la API por minuto durante el día. Sin embargo, ciertos períodos son mucho más concurridos cuando se trata de las cuentas de una empresa. “El comienzo del mes, por ejemplo, genera mucho más tráfico, debido a las declaraciones de impuestos”, explica el gerente. “El período de cierre también implica un aumento de la carga de trabajo para nosotros, ya que los clientes acceden a más datos durante períodos prolongados para finalizar sus balances a tiempo”.

La nube pública se posicionó rápidamente como la solución capaz de responder a estos problemas de disponibilidad y escalabilidad. Inicialmente, Tiime optó por un servicio PaaS cuya infraestructura se basaba en la nube de Amazon Web Services. Pero al final, la empresa decidió migrar toda la plataforma directamente a AWS. “Uno de nuestros equipos ya utilizaba directamente un servicio de AWS, ya que nuestro proveedor anterior no podía proporcionarnos las capacidades que necesitábamos y, además, nuestros costos comenzaban a aumentar considerablemente a medida que nuestro crecimiento se aceleraba”, explica el CTO. “Pensamos que tenía mucho más sentido reunirlo todo en AWS”. En el verano de 2021, el equipo comenzó a migrar las bases de datos a Amazon RDS, antes de migrar gradualmente su aplicación a instancias de Amazon EC2 y a un clúster de Amazon Elastic Kubernetes Service (EKS). Esta migración trajo consigo toda una gama de beneficios. “En primer lugar, observamos una mejora en el rendimiento”, afirma Arnaud Grandchamp des Raux, “pero no solo eso. El servicio simplificó la orquestación con capacidades de escalado automático, mejoró la supervisión con métricas más completas y precisas y reforzó la resiliencia gracias a la posibilidad de implementar nuestras cargas de trabajo en diferentes regiones”.

Convertir la TI en una ventaja competitiva

Para Tiime, esta infraestructura ahora constituye una ventaja competitiva directa, ya que le permite proporcionar las funciones que sus clientes esperan. “La nube de AWS nos proporciona acceso a entornos bajo demanda y, por lo tanto, a capacidades de prueba más sencillas, rápidas y eficaces, lo que reduce nuestro tiempo de comercialización”, afirma Baptiste Lagache, DevSecOps project manager en Tiime. “Hoy podemos implementar un entorno de desarrollo en 45 minutos, cuando antes tardábamos un día entero. Luego, el lanzamiento de la producción se automatiza, lo que brinda a nuestros desarrolladores más autonomía. Esto significa que podemos ofrecer nuevas funcionalidades más rápidamente para mejorar la experiencia del usuario”.

La riqueza del catálogo de Amazon Web Services y la potencia de los recursos disponibles también dan a los equipos de Tiime libertad para crear servicios de alto valor agregado para sus clientes finales. La empresa cuenta con su propio equipo interno de científicos de datos que trabajan en algoritmos de machine learning que buscan, en particular, automatizar todo el proceso contable de una empresa hasta su balance financiero. Sin embargo, estos algoritmos exigen una alta capacidad de cálculo para ejecutarse, que el proveedor de nube anterior no podía proporcionar. Victor Kannemacher, DataOps migration manager, afirma: “Nuestro equipo de datos había empezado a trabajar con AWS para poder acceder a instancias más potentes. La explotación de los datos es un objetivo clave para ofrecer valor a nuestros usuarios, y nuestra infraestructura anterior limitaba nuestra capacidad para procesar grandes volúmenes de información, mientras que nuestros clientes almacenaban 500 GB de datos adicionales en nuestra plataforma cada mes. Ahora podemos tener instancias con distintas capacidades según nuestras necesidades, incluidas máquinas muy potentes, y gestionarlas con las mismas herramientas”.

¡Nos vemos dentro de 10 años!

El manejo de estos datos obviamente requiere un alto nivel de confianza entre Tiime y sus clientes. “Las empresas nos confían datos financieros confidenciales y les reconforta saber que contamos con el respaldo de un sistema técnico de última generación”. La empresa de desarrollo de software también está sujeta a las obligaciones reglamentarias impuestas por la asociación de contadores públicos. “Por ejemplo, tenemos que conservar ciertos documentos, como las facturas, durante un período legal de 10 años y asegurarnos de que los archivos no se modifiquen durante este período”. Para ello, Tiime utiliza el almacenamiento de Amazon S3, que no solo le proporciona todo el espacio que necesita, sino que también integra la función de bloque de objetos, que certifica que un archivo no se ha modificado durante el período de retención definido por el usuario. “Los servicios también se basan en el ‘RGPD desde el diseño’”, señala Arnaud Grandchamp des Raux. “Esto significa que, desde la fase de desarrollo, podemos planificar cómo podemos exportar o eliminar ciertos datos si el cliente lo solicita. También tenemos la garantía de que los datos nunca salen de Europa. Hoy en día, los clientes nos preguntan a menudo cómo cumplimos con el RGPD y la nube de AWS nos da la respuesta”.

Por lo tanto, Tiime sigue creciendo en su mercado, con el respaldo de una infraestructura que está lista para ayudar a su desarrollo. El editor quiere automatizar cada vez más procesos en el futuro, a fin de simplificar aún más el trabajo de sus usuarios, quienes en los próximos dos años deberán adaptarse a las nuevas obligaciones legales en materia de facturación electrónica. “Tenemos que considerar los usos del mañana y está claro que la gestión de los flujos documentales virtuales y la forma de utilizar los datos de forma eficaz serán objetivos clave de la contabilidad empresarial”.