¿Qué es el DMS?
Un sistema de administración de documentos (DMS) es un repositorio de documentos electrónicos con funciones que facilitan el trabajo entre documentos y dentro de ellos. Las características de un DMS pueden incluir el almacenamiento, la búsqueda, el control de versiones y los flujos de trabajo. Las organizaciones eligen usar un DMS para aumentar la eficiencia, la seguridad y la trazabilidad al trabajar con una gran cantidad de documentos.
¿Por qué es importante un DMS?
Las organizaciones de los sectores público y privado pueden acumular y almacenar decenas de miles de documentos en sus operaciones diarias. Los documentos se pueden acumular en varios procesos empresariales, incluidos los proyectos de marketing, la gestión de proveedores, las facturas financieras y los datos de recursos humanos de la empresa. La escala de los documentos en una empresa hace que su gestión sea una consideración empresarial importante. Gracias a los avances tecnológicos, ya no necesitamos ocuparnos de soluciones de administración en papel, estructuras de carpetas digitales simples y prácticas de nomenclatura de archivos para organizar los documentos.
Simplificación de la administración de documentos
Los sistemas operativos ofrecen una administración de documentos integrada limitada, como el recorrido de la estructura de archivos y sus propiedades básicas. Sin embargo, las soluciones integradas de administración de documentos pueden provocarles dificultades a los usuarios que deseen navegar o encontrar la información básica que buscan.
Los sistemas de administración de documentos (DMS) proporcionan una forma más fácil para que los usuarios y los equipos almacenen, organicen, clasifiquen y busquen documentos electrónicos en toda la organización.
Otros beneficios
Los beneficios de un sistema de administración de documentos incluyen los siguientes:
- Procesos de manejo de documentos centralizados y estandarizados.
- Reducción del tiempo dedicado a la búsqueda de una mayor productividad.
- Eliminación de la necesidad de enviar mensajes a los miembros del equipo para localizar los archivos.
- Evidencia histórica en la administración de archivos.
- Control preciso de la gestión del acceso de los usuarios.
¿Cuáles son las capacidades de un DMS?
Las capacidades de un sistema de administración de documentos pueden variar según el producto o la implementación de la pila de productos. A continuación, presentamos algunas características comunes de un DMS.
Almacenamiento
La solución suele incluir el almacenamiento de documentos, de modo que los archivos estén siempre disponibles para que los usuarios puedan acceder a ellos, editarlos, buscarlos y administrarlos. El almacén de documentos debe estar disponible bajo demanda.
Metadatos
Cada documento del sistema tendrá metadatos asociados definidos en sus propiedades. Estos metadatos suelen incluir el propietario del documento, los editores y los usuarios de solo lectura, junto con las fechas de creación y modificación del documento. También pueden incluir otros campos, como el nombre del proyecto, las fechas de trabajo, el estado y otros campos personalizados. Por ejemplo, una imagen que incluye texto puede tener el texto completo del documento almacenado en sus metadatos. Los metadatos se utilizan con fines de búsqueda y filtrado.
Control de versiones
El control de versiones conserva copias de los documentos a medida que cambian, por lo que siempre hay una versión histórica anterior como referencia. Garantiza que la información crítica no se pueda borrar y que se puedan restaurar copias antiguas o partes del documento.
Colaboración
Uno de los objetivos de un DMS es tener un sistema funcional que permita a varios usuarios crear, modificar, administrar y buscar documentos simultáneamente. Cada sistema gestiona la colaboración de forma diferente según su configuración. Algunos sistemas permiten que varios usuarios modifiquen el mismo documento al mismo tiempo.
Procesos automatizados
Algunos DMS tienen flujos de trabajo, como los procesos de aprobación y los procesos de archivado automático, integrados en el núcleo del sistema. Otras permiten a los administradores del sistema o a los usuarios aprobados crear estos procesos automatizados a medida que surjan los requisitos. Al incluir la gestión del flujo de trabajo en un DMS, los usuarios pueden ahorrar tiempo, y las empresas pueden conservar los recursos.
Seguridad
Un sistema de administración de documentos requiere configuraciones de seguridad para el almacenamiento seguro, la administración de identidades y accesos (IAM), políticas de eliminación de documentos y permisos elevados para la creación y administración de flujos de trabajo.
Búsqueda en un DMS
La búsqueda básica incluye la búsqueda en texto plano con funciones de filtrado, pero un sistema suele incluir características más sofisticadas. Las capacidades de búsqueda de un DMS deben ser sólidas para cumplir con los requisitos de la organización. La búsqueda puede incluir coincidencias cercanas, filtrado por rango de metadatos y restricciones basadas en el usuario.
La búsqueda moderna integra la IA para permitir a los usuarios introducir consultas en lenguaje natural. La IA puede responder de manera inteligente, por ejemplo, generando resúmenes de documentos y respuestas directas desde el texto del documento, junto con referencias a documentos relevantes.
¿Cuáles son las consideraciones clave a la hora de elegir un DMS?
Cada organización tiene necesidades diferentes para su sistema de administración de documentos. Estas son las consideraciones clave a la hora de seleccionar una solución de este tipo.
Seguridad y conformidad
Un DMS debe funcionar en cumplimiento de las políticas de seguridad y conformidad existentes de la empresa. Por ejemplo, el sistema debe admitir la administración de identidades y accesos (IAM), el almacenamiento seguro en la región, el cifrado, el enmascaramiento de la información de identificación personal (PII) y el control de versiones históricas según los requisitos del sector.
Búsqueda avanzada
La consideración principal que debe abordar la búsqueda es la usabilidad. Por ejemplo, una búsqueda que solo devuelve coincidencias exactas para una frase dentro de un nombre de archivo tiene una usabilidad limitada. En su lugar, debe conseguir una funcionalidad de búsqueda flexible de texto completo que permita a los usuarios encontrar rápidamente lo que buscan. La búsqueda basada en IA debe integrarse siempre que sea posible y esté permitido en virtud de las obligaciones de seguridad y cumplimiento.
Personalización
Los DMS comerciales listos para usar con licencias de software para empresas tienen una capacidad de personalización restringida. Por ejemplo, es posible que el software no permita la integración con las soluciones de IAM actuales, que tenga un almacenamiento fijo o que tenga capacidades limitadas para automatizar los flujos de trabajo dentro del software. Un DMS personalizable proporciona una solución fácil de mantener que crece en función de los requisitos de los usuarios, la organización y la seguridad.
Control
Un sistema de administración de documentos debe tener la capacidad de agregar varios grados de control. Los permisos de acceso basados en los usuarios deben cumplir con la estructura organizativa, el principio de privilegio mínimo y los permisos de acceso existentes para los archivos. Un administrador de seguridad definirá los permisos complicados. Los permisos de acceso de los administradores, los grupos y los roles, incluidos los clientes, deben poder definirse y aplicarse en todo el DMS.
Administración de documentos basados en la nube
Los sistemas de administración de documentos basados en la nube permiten a los usuarios realizar trabajos remotos al tiempo que garantizan la confiabilidad y la disponibilidad de la solución. Las arquitecturas basadas en la nube eliminan la necesidad de comprar, mantener y administrar el hardware. La elección de una configuración basada en la nube en lugar de un DMS local permite aplicar formas modernas de trabajar y acceder.
DMS frente a CMS
Un sistema de administración de contenido (CMS) se define como una solución que organiza documentos, imágenes, archivos multimedia y de otro tipo para su publicación. El objetivo principal de un CMS es organizar el contenido para su publicación en la web. Sin embargo, los CMS también se pueden usar para portales internos, otros canales de publicación de contenido multimedia y documentación técnica. Un CMS sin periféricos permite la publicación en cualquier frontend o interfaz de usuario.
Los CMS son similares a los sistemas de administración de documentos; sin embargo, su objetivo principal es la publicación de contenido, en lugar de su uso interno. Las organizaciones que buscan un componente de publicación en su administración de documentos pueden elegir un CMS o agregar una capa de interfaz de usuario a su DMS con conexiones de API en el futuro, si lo necesitan.
¿Cómo puede AWS respaldar la administración de DMS?
AWS ayuda a las organizaciones a crear, almacenar y administrar sus sistemas de administración de documentos basados en la nube con una gama de servicios, herramientas y soporte personalizables.
Las bases de datos en la nube de AWS y los servicios de almacenamiento en la nube de AWS ofrecen escalabilidad, disponibilidad de datos y rendimiento líderes del sector para almacenar datos y archivos de forma segura. Usted podrá disponer del control de versiones integrado, almacenamiento regional, cifrado y mucho más.
Con Amazon Kendra, los desarrolladores pueden integrar las capacidades de búsqueda en el DMS, lo que permite a los usuarios finales descubrir la información almacenada en todos los tipos de documentos de la organización.
AWS Identity and Access Management le permite administrar el acceso y los permisos de los usuarios en sus archivos de DMS y en la arquitectura empresarial de AWS.
AWS DataSync le permite migrar los datos de documentos locales a AWS de forma segura y sencilla y, al mismo tiempo, mantener la integridad, los permisos y el acceso de los datos.
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