¿Qué es el intercambio electrónico de datos?
El intercambio electrónico de datos (EDI) es el intercambio automatizado de documentos comerciales entre organizaciones. Los flujos de trabajo empresariales diarios requieren el intercambio de documentos como facturas, órdenes de compra y formularios de envío. Por lo general, los documentos en papel o los correos electrónicos con archivos adjuntos se comparten entre los representantes de la empresa, que a continuación procesan y completan manualmente los datos del documento en sus sistemas de datos empresariales. La tecnología de EDI automatiza estos flujos de trabajo para que los sistemas digitales puedan compartir y procesar documentos a través de los límites de la organización sin intervención humana. Las organizaciones pueden conectar los sistemas informáticos a otros de su red B2B para ahorrar tiempo y eliminar los errores derivados del procesamiento manual.
¿Cuáles son las ventajas del intercambio electrónico de datos?
El EDI ofrece las siguientes ventajas a las empresas.
Ahorre tiempo
La facturación, el procesamiento de órdenes de compra y la entrada de datos consumen mucho tiempo en un entorno sin EDI. Con el EDI, puede usar entornos de poco código para automatizar fácilmente los pasos comunes de procesamiento y uso compartido de archivos, y así ahorrar tiempo y esfuerzo.
El EDI también elimina los retrasos asociados a los métodos de comunicación en papel. Proporciona entrega e intercambio instantáneos de documentos comerciales. La transmisión instantánea de documentos electrónicos permite tiempos de respuesta más cortos y una toma de decisiones más rápida.
Reducir los errores
Gracias al procesamiento automático del EDI, puede evitar errores relacionados con la introducción manual de datos. El EDI también puede ayudar a detectar errores y anomalías de datos en los documentos. Una mayor tasa de precisión en los documentos aumenta aún más la eficiencia del procesamiento de datos con este método.
Aumentar la seguridad
Con el EDI, puede controlar mejor el acceso y la autenticación de los usuarios. El EDI utiliza una combinación de autenticación y cifrado para controlar quién puede acceder a determinados archivos. El sistema electrónico es mucho más seguro que los métodos tradicionales que priorizaban el papel.
Mejorar la conectividad
Puede utilizar los servicios de transferencia de archivos nativos en la nube para compartir grandes conjuntos de datos de forma rápida y sencilla con socios comerciales, usuarios y proveedores. Las transacciones de EDI pueden integrarse fácilmente en sus procesos empresariales y aumentar la conectividad de su empresa.
¿Cómo funciona el intercambio electrónico de datos?
El EDI funciona principalmente mediante dos formas de transmisión:
- Una conexión de EDI punto a punto o directa conecta dos sistemas empresariales con protocolos seguros.
- El método de red de valor agregado (VAN) utiliza una red de terceros que supervisa el proceso de transmisión de datos.
El software de EDI suele utilizar un paradigma de buzón para facilitar el intercambio de documentos y el procesamiento por lotes. Los protocolos de Internet seguro, como el protocolo simple de acceso a objetos (SOAP), el protocolo seguro de transferencia de archivos (SFTP) y los protocolos basados en HTTPS, como el AS2, se utilizan para transmitir documentos de EDI. Además, los estándares de comunicación regidos por varias organizaciones, como el Accredited Standards Committee X12 (Comité de Normas Acreditadas X12), Peppoi y Odette, garantizan un nivel básico de gobernanza de datos y permiten una alta calidad de los datos en las transacciones de EDI.
El software de EDI también puede combinar dos o más segmentos de datos para proporcionarle un mayor contexto al documento. Por ejemplo, el EDI puede combinar los elementos de datos ITEMQUANTITY e ITEMDESCRIPTION en ORDERLINE para describir de forma exhaustiva los artículos y las cantidades de un pedido. Las combinaciones de datos proporcionan un contexto más enriquecido y simplifican la estructura de los documentos de EDI.
La siguiente imagen muestra un ejemplo de EDI entre dos organizaciones: un proveedor y un pagador.
¿Qué requiere la implementación del intercambio electrónico de datos?
Los siguientes son los tres pasos principales para implementar el EDI a fin de procesar documentos comerciales.
Establecer la infraestructura
El primer paso requiere que una empresa adquiera y configure un componente de hardware y software de EDI. Estos aspectos gestionan la transmisión, integración, traducción y asignación de rutas para los documentos de EDI. El software de EDI garantiza que todos los documentos comerciales se conviertan al formato correcto. Los componentes de software más comunes incluyen los siguientes:
- Software de asignación de EDI que toma campos de un archivo, como nombres y direcciones y, luego, los transfiere a documentos estandarizados.
- Software de empaquetado y desempaquetado por lotes para que los remitentes y destinatarios reciban, empaqueten y desenvuelvan las transacciones.
- Software de enrutamiento de mensajes para enviar mensajes, entregarlos a las direcciones correctas de los destinatarios y garantizar que el mensaje tenga un formato compatible con la dirección de destino.
Por lo general, este paso también implica configurar y conectarse a las VAN, que proporcionan rutas de transferencia confiables y seguras. Si desea administrar el EDI internamente, debe asegurarse de contar con el hardware necesario, como el equipo de red, el almacenamiento y los servidores.
Establecer conexiones
Una vez que haya sentado las bases tecnológicas de su sistema de EDI, debe conectarse con socios comerciales. Dado que está procesando e intercambiando documentos con estos socios comerciales, debe implementar estándares de EDI que faciliten una conexión segura y protegida.
Cada una de las diferentes industrias y regiones puede preferir un formato estándar de EDI distinto. Puede configurar su sistema de EDI para que utilice los mismos estándares que sus socios comerciales, lo que facilita el intercambio de documentos de EDI. La configuración también incluye la configuración de las VPN, los firewalls o las conexiones AS2 que necesita para garantizar una ruta de transferencia de datos segura.
Cumplir con los estándares
Su sistema de EDI debe cumplir con las normas y los estándares de protección de datos requeridos por la industria. Si alguna de las normas que utiliza tiene una actualización, debe ajustar el sistema para mantener la conformidad. Del mismo modo, si sus socios comerciales deciden cambiar las normas que siguen, debe conocer sus nuevas especificaciones y poder adaptarse a estas.
¿Cuáles son los desafíos de las soluciones de intercambio electrónico de datos?
Las empresas que desean implementar una solución de EDI pueden encontrarse con los siguientes desafíos comunes.
Costos de implementación
El uso del EDI en sus procesos empresariales requiere una inversión inicial sustancial. Debe invertir en hardware, software y sistemas que sigan las normas reglamentarias. Si utiliza un proveedor de red de EDI externo, también tendrá que pagar por esos servicios. Para garantizar el éxito de la integración del EDI, debe capacitar a su personal sobre los procesos, enfoques, normas y software de EDI. La formación continua también tiene un costo y exige que las empresas establezcan recursos de formación accesibles.
Asignación de documentos
Otro desafío es asignar eficazmente el formato del EDI a los documentos existentes. Si actualmente usa varios sistemas, debe probar exhaustivamente su asignación de datos para garantizar la precisión. El proceso puede llevar mucho tiempo y ser complejo si no tiene la experiencia para supervisarlo.
Desafíos del escalamiento
Una vez que sus soluciones de EDI estén en funcionamiento, es posible que le resulte difícil escalar su sistema en todos los socios y proveedores de logística. Por ejemplo, las órdenes de compra pueden tener reglas empresariales, elementos de datos y campos de documentos diferentes en función de su socio comercial. Para escalar su sistema de EDI, debe adaptarse a los diferentes niveles de preparación para EDI de los diferentes proveedores.
Monitoreo continuo
La información inexacta, incompleta o incoherente dificulta las soluciones de EDI. Debe supervisar continuamente los sistemas de EDI y los estándares de seguridad actuales para evitar posibles interrupciones, reducción de la calidad de los datos o situaciones de incumplimiento. Para mitigar los problemas de cumplimiento emergentes, debe asignar recursos para realizar auditorías periódicas, evaluaciones de seguridad y revisiones de rendimiento.
¿Cómo puede satisfacer AWS sus necesidades de intercambio electrónico de datos?
Amazon Web Services (AWS) ofrece AWS Transfer Family, que puede utilizar para compartir y gestionar datos con facilidad mediante transferencias de archivos seguras, sencillas y escalables. Con Transfer Family, puede:
- Gestionar las transferencias de archivos y modernizar sus flujos de trabajo de transferencia en cuestión de horas.
- Almacenar información en Amazon Elastic File System (Amazon EFS) o Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) y activar tareas automatizadas basadas en eventos con un servicio de poco código.
- Cumplir con los requisitos de seguridad con cifrado de datos, VPC, puntos de conexión FIPS y PGP.
- Brindar soporte a miles de usuarios simultáneos para escalar rápidamente sus transferencias de archivos B2B.
Puede utilizar Transfer Family para transformar su sistema de documentos de EDI en un flujo de trabajo de transferencia de archivos potente y moderno.
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