¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos (IDP) automatiza el proceso de entrada manual de datos desde documentos en papel o imágenes de documentos para integrarlos con otros procesos empresariales digitales. Por ejemplo, considere un flujo de trabajo de procesos empresariales que emite automáticamente pedidos a los proveedores cuando los niveles de existencias son bajos. Aunque el proceso esté automatizado, no se envía ningún pedido hasta que el proveedor reciba el pago. El proveedor envía una factura por correo electrónico y el equipo de cuentas introduce los datos manualmente antes de completar el pago, lo que genera puntos de control manuales que crean cuellos de botella o errores. En su lugar, los sistemas IDP extraen automáticamente los datos de las facturas y los ingresan en el formato requerido en el sistema de contabilidad. Puede utilizar el procesamiento de documentos para automatizar su gestión con el uso del machine learning (ML) y diversas tecnologías de inteligencia artificial (IA).
¿Cuáles son las beneficios del procesamiento inteligente de documentos?
El IDP ofrece una serie de beneficios para las empresas. A continuación, se muestran algunos ventajas:
Escalabilidad
El procesamiento manual de documentos puede provocar errores humanos, lo que reduce la eficiencia de su empresa. También introduce límites en cuanto al número de documentos que puede procesar a la vez. Con las soluciones de IDP, puede escanear con precisión documentos a escala. Las soluciones de ML/IA procesan documentos sin errores. Puede gestionar las grandes exigencias operativas con mayor precisión y eficiencia.
Se facilitó una cultura
La automatización del procesamiento y el análisis de los documentos reducen los gastos generales. Puede automatizar cualquier tarea repetitiva que sea fundamental para sus operaciones y superar los cuellos de botella, y eliminar los costos resultantes de la entrada y del procesamiento manuales de datos. Puede aprovechar el IDP para aumentar la productividad y optimizar los flujos de trabajo en todas sus operaciones empresariales.
Satisfacción del cliente
Con el IDP, puede gestionar los documentos de los clientes con mayor rapidez. Puedes usar el IDP para automatizar tareas como la incorporación de clientes, las reservas y los pagos que implican manejar documentación. Los chatbots pueden utilizar los datos de los documentos de los clientes para responder a sus consultas de una manera más personalizada. Las relaciones con los clientes mejora al proporcionar respuestas y servicios a los clientes con mayor rapidez.
¿En qué casos se usa el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos es útil para las empresas que operan en sectores diferentes.
Atención sanitaria
El IDP mejora la gestión de los registros en servicios de salud. La industria de los servicios de salud debe mantener registros sin errores de los pacientes en todos los puntos de contacto con hospitales o instituciones médicas. Las empresas de servicios de salud utilizan el IDP para extraer datos de los registros de los pacientes y organizar mejor los documentos médicos. La industria de los seguros de servicios de salud también utiliza el IDP para verificar los reclamos y reducir el papeleo manual en este campo.
Finanzas
El sector financiero utiliza el IDP para automatizar varios aspectos de la gestión de gastos y del procesamiento de facturas. Las empresas pueden optimizar la elaboración de informes de gastos al extraer datos de los gastos, formularios y recibos comerciales. Los departamentos financieros pueden gestionar los pagos de los empleados y contratistas con rapidez y eficiencia. Por ejemplo, una solución del IDP puede extraer cifras de documentos financieros y procesar datos para pagos futuros.
Legal
Las empresas del sector legal pueden utilizar el IDP para analizar los contratos. Los equipos legales utilizan el procesamiento de lenguaje natural (NLP) para analizar los términos y las obligaciones de un contrato legal. Pueden extraer datos de documentos legales y registros judiciales para construir casos legales más sólidos.
Logística
Las empresas que trabajan en logística necesitan realizar seguimiento de los envíos, de los permisos de tránsito y otros documentos importantes. Las empresas utilizan el IDP para que con el procesamiento de documentos se reduzca la posibilidad de que un error humano genere una falta grave. El IDP ayuda con la extracción, validación y clasificación de datos, de manera que las empresas del sector logístico puedan agilizar las funciones logísticas.
Recursos humanos
Los agentes de recursos humanos (RR. HH.) utilizan el IDP para extraer información importante del CV de un candidato. Un sistema IDP ahorra tiempo y garantiza que los equipos de recursos humanos se centren en elegir entre los mejores candidatos. La industria de recursos humanos también utiliza el IDP para gestionar la nómina, la asignación de licencias y otras funciones de recursos humanos.
La siguiente imagen muestra cómo el IDP puede extraer información importante del recibo de pago de un empleado, como el salario bruto hasta la fecha y el tiempo de enfermedad devengado.
¿Cuáles son las tecnologías que se utilizan en el procesamiento inteligente de documentos?
El IDP utiliza una gama de tecnologías para procesar diferentes tipos de documentos.
Reconocimiento óptico de caracteres
El reconocimiento óptico de caracteres (OCR) convierte una imagen de texto en un formato de texto que legible por las máquinas. Puede utilizar el OCR para escanear documentos en papel y convertirlos en imágenes con datos de texto que admiten búsquedas. El OCR es vital para el procesamiento de documentos porque convierte en documentos digitalizados los formularios en papel, recibos, facturas, contratos, documentos legales y más.
Existen varios tipos de OCR, cada uno de los cuales tiene aplicaciones diferentes:
- El software OCR simple utiliza algoritmos de coincidencia para comparar imágenes de texto con texto y plantillas de patrones de imágenes de fuentes
- El software de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) utiliza el software ML para procesar diferentes atributos de imagen, como curvas y líneas, para procesar texto
- El reconocimiento inteligente de palabras utiliza principios similares a los del ICR, pero se centra en procesar palabras completas en lugar de trabajar con caracteres individuales
- El reconocimiento óptico de marcas utiliza un algoritmo de coincidencia para identificar sistemas de texto, logotipos y marcas de agua
Obtenga más información sobre el OCR
Procesamiento del lenguaje natural
El NLP es una tecnología de ML que permite a las computadoras analizar, interpretar y comprender el lenguaje humano. El software NLP procesa datos de texto y voz para analizar el sentimiento, el contenido o la intención. Para procesar el lenguaje, el NLP utiliza una variedad de tecnologías, como el ML, la lingüística computacional y los modelos de aprendizaje profundo. Estas son algunas de dichas tecnologías:
- La lingüística computacional implica el análisis semántico y sintáctico para crear marcos que capturen la esencia del lenguaje humano.
- La tecnología ML permite a los modelos de NLP mejorar la comprensión de las metáforas, los cambios en la estructura de las oraciones, la gramática, los coloquialismos, el sarcasmo y otros elementos del habla humana.
- Las redes neuronales de aprendizaje profundo permiten a las computadoras reconocer, clasificar e identificar patrones complejos en los datos de muestra.
El NLP es especialmente útil cuando se trabaja con documentos y datos no estructurados, como grabaciones en vivo o voz humana.
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Automatización robótica de procesos
La automatización robótica de procesos (RPA) es una forma de tecnología que facilita la creación y el despliegue del software que automatiza las acciones humanas. Puede automatizar los flujos de trabajo empresariales con el software RPA. Por ejemplo, un usuario puede registrar cómo procesa un documento. Luego, el software RPA repite los mismos pasos, lo que elimina la necesidad de procesar documentos manualmente. Puede usar el RPA para automatizar cualquier proceso, desde la extracción de datos hasta la captura de datos y más.
¿Cómo funciona el procesamiento inteligente de documentos?
IDP puede interpretar, clasificar y extraer datos de diversos tipos de documentos, que abarcan desde datos estructurados hasta textos no estructurados, como correos electrónicos o informes. A continuación, se describe el proceso en general:
Clasificación de documentos
En IDP, el primer paso es capturar y clasificar los documentos. Esto consiste en la importación al sistema de los documentos en papel y los digitales. Las herramientas de procesamiento de documentos utilizan la IA para reconocer y clasificar diferentes tipos de documentos escaneados, como las facturas, órdenes de compra o contratos legales. Esta clasificación es esencial para determinar los pasos de procesamiento posteriores para cada tipo de documento.
Extracción de datos
Después de la clasificación, el sistema extrae los datos relevantes de los documentos. Con el OCR y el NLP, los sistemas IDP identifican con exactitud información específica, como fechas, cantidades o nombres.
Después de la extracción, el sistema también realiza la validación de los datos para garantizar la exactitud. Por ejemplo, para comprobar la existencia de errores, el sistema haría referencias cruzadas de los datos extraídos con las bases de datos existentes o utilizaría reglas predefinidas.
Procesamiento de datos
Después de la validación, los datos extraídos se procesan de acuerdo con su finalidad. Por ejemplo, se mandarían los datos de las facturas para procesar los pagos y se enviarían los detalles del contrato a una plataforma legal. El sistema IDP se integra con otros sistemas empresariales, como ERP y CRM, para lograr un flujo de datos fluido y automatizar las acciones según los datos procesados.
Aprendizaje continuo
Una característica clave de los sistemas IDP es su capacidad para aprender y mejorar con el tiempo. Mediante el uso de algoritmos de ML, los sistemas consideran los errores anteriores y se adaptan a los cambios de los formatos en los documentos para mejorar la exactitud. El proceso de aprendizaje continuo garantiza la efectividad del sistema, incluso a medida que evolucionan las necesidades empresariales y los tipos de documentos.
Elaboración de informes y análisis
Los sistemas IDP pueden realizar un seguimiento de métricas como el tiempo de procesamiento, las tasas de error y los volúmenes de rendimiento. Mediante el procesamiento de análisis empresariales se puede obtener información que ayude a identificar los cuellos de botella, mejorar los flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos para lograr una eficiencia general.
¿Cómo puede ayudar AWS con el procesamiento inteligente de documentos?
Amazon Web Services (AWS) ofrece dos servicios para satisfacer sus requisitos de IDP.
Amazon Textract facilita la extracción automática de la escritura a mano, los elementos de diseño, el texto impreso y los datos de cualquier documento. Amazon Textract utiliza el ML para leer, procesar y comprender cualquier tipo de documento sin necesidad de interacción manual. Con Amazon Textract, puede:
- extraer información vital de documentos empresariales con un alto grado de precisión,
- escalar la canalización de procesamiento de documentos para tener la flexibilidad que necesita para adaptarse a las demandas del mercado,
- automatizar el procesamiento de datos en un entorno seguro que cumpla con los estándares de cumplimiento.
Amazon Comprehend es un servicio de NLP que utiliza el ML para descubrir información y conexiones valiosas en el texto. Es un servicio completamente administrado y constantemente entrenado, de manera que no tiene que preocuparse del escalamiento de recursos ni del mantenimiento de código ni de datos de entrenamiento. Con Amazon Comprehend:
- Puedes obtener información valiosa a partir del texto en cualquier formato de documento.
- Puedes simplificar el canal de procesamiento de documentos al extraer opiniones, textos, frases o temas de los documentos.
- Puedes identificar y redactar la información de identificación personal (PII) de documentos privados.
Obtenga más información sobre cómo crear una solución integral de IDP con Amazon Textract y Amazon Comprehend.
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