Conseils pour le télétravail avec Amazon Chime

La COVID-19 touche à peu près tous les aspects de notre vie, y compris la façon dont nous travaillons ou apprenons. De nombreux employés et étudiants, qui ne l’ont jamais fait par le passé, travaillent maintenant depuis chez eux. Si cela peut avoir des avantages tels que plus de temps avec sa famille, il est important de prêter attention à quelques points pour tirer le maximum de votre temps. En temps ordinaires, je travaille souvent à la maison et ai donc appris et appliqué certaines astuces que je voulais partager avec vous aujourd’hui. Comme j’utilise Amazon Chime au travail, je vais également expliquer comment ces meilleures pratiques couplées aux fonctionnalités d’Amazon Chime m’aident à rester productif lorsque je travaille à distance. Par exemple, activer votre webcam peut être très utile pour se sentir connecté avec votre équipe ou vos clients malgré la distance. Que vous utilisiez Amazon Chime ou non, j’espère que ces conseils vous aideront également à améliorer votre expérience de travail à distance.

Préparez votre environnement de travail
Prenez le temps de préparer votre espace de travail en choisissant un lieu calme et confortable dans votre maison ou appartement.

Vous pourriez penser que poser votre ordinateur sur la table à manger et commencer votre journée de travail est une bonne idée et c’est ce que je faisais aussi au début. Les nombreuses distractions potentielles mises à part, cela ne fournit souvent pas de barrière sonore entre vous et ce qui se déroule chez vous. Si vous n’avez pas de pièce dédiée pour vous installer, essayez de trouver un espace qui vous permette de vous éloigner de toutes distractions. Si vous avez le choix, une chambre avec moquette est la meilleure option pour ne pas avoir à subir d’écho.

Un bon éclairage et de bonnes conditions
Votre éclairage et votre environnement sont également importants pour toute vidéoconférence. Essayez de ne pas avoir une source de lumière derrière vous, comme une fenêtre. Votre webcam s’ajusterait alors sur la lumière extérieure, rendant votre visage sombre. Ce qui est derrière vous sur les murs compte aussi : des couleurs neutres et sans distraction est idéal.

Positionnez correctement votre webcam
Votre visage doit être placé au centre du cadre avec un peu d’espace sur les côtés. La caméra doit également être positionnée à hauteur de votre regard.

La bonne technologie pour une meilleure expérience
Il existe des gestes pour considérablement améliorer votre qualité audio et vidéo. Utiliser un casque, une webcam externe et s’assurer que votre connexion Internet soit suffisamment robuste pour le télétravail en sont quelques unes.

Utilisez un casque de bonne qualité
Il y a plusieurs avantages à utiliser un bon casque. Vous réduisez tout d’abord l’écho qui se produit lorsqu’un microphone capture le son de vos haut-parleurs et créé une boucle. Amazon Chime utilise l’annulation d’écho intégrée, mais dans les cas extrêmes, la voix du présentateur peut toujours être brouillée. Cependant, si vos hauts parleurs sont en réalité un casque, il est beaucoup plus difficile pour le microphone de capter ce son. En plus de limiter l’écho, la proximité du microphone à votre bouche réduit le bruit de fond entendu lors de la réunion. Lorsque vous utilisez Amazon Chime, vous pouvez facilement changer votre périphérique audio préféré lors d’une réunion. Vous pouvez consulter cette page pour trouver les casques qui ont été certifiés pour l’utilisation d’Amazon Chime dans les meilleures conditions.

Utilisez une webcam externe
Les webcams intégrées aux ordinateurs portables sont de résolution et de qualité différentes. L’avantage d’une webcam externe est de pouvoir être placée face à votre visage et centrée sur vous. Avec les caméras d’ordinateur portable intégrées, la vue peut être sous le nez de quelqu’un provoquant un angle qui n’est probablement pas flatteur, mais aussi distrayant. Une webcam HD 720p ou 1080p vous donnera les meilleurs résultats. Si vous le pouvez, avoir une lumière qui illumine votre visage aidera à voir votre visage plus clairement. Amazon Chime vous permet d’avoir jusqu’à 16 participants en vidéo et les participants peuvent activer leur vidéo à tout moment pendant l’appel.

Une bonne connexion Internet
La vidéoconférence et d’autres programmes gourmands en bande passante que vous pourriez utiliser pourraient mettre à rude épreuve votre connexion Internet. Quelque chose à garder à l’esprit : qui sont les autres personnes et les autres appareils qui utilisent de la bande passante Internet pendant que vous travaillez? Par exemple, d’autres personnes dans votre maison peuvent également consommer de la bande passante à la maison, travailler en streaming ou jouer. Parfois, votre connexion VPN au réseau de votre entreprise peut être le goulot d’étranglement, surtout si plus d’utilisateurs que d’habitude l’utilisent. Essayez de vous déconnecter du VPN et essayez à nouveau votre logiciel de conférence si le service le permet. Amazon Chime dispose d’une fonctionnalité appelée « micro rouge » donnant une indication visuelle lorsqu’il y a un problème de bande passante réseau. Si cela se produit lors d’une réunion, essayez de la rejoindre par téléphone pour que votre audio ne consomme pas votre bande passante Internet.

Testez à l’avance votre équipement, logiciel, connexion, audio, vidéo et éclairage
Ce test est important et vous donnera le temps de résoudre des problèmes potentiels. Si vous le pouvez, faites une rapide réunion avec un collègue avec audio et vidéo activés. Si le logiciel de conférence que vous avez autorise l’enregistrement, (voici comment sur Amazon Chime) activez cette fonctionnalité afin que vous puissiez écouter la qualité après coup. Amazon Chime dispose de fonctionnalités de partage d’écran et d’applications sur mobile, Mac et PC. Il existe également une application Web permettant à d’autres utilisateurs d’utiliser Amazon Chime sans un compte AWS ni une application cliente. Utilisez l’extension Chime pour Outlook pour planifier des réunions en un seul clic. La fonction d’appel automatique peut aider vos réunions à démarrer à l’heure, même si vous n’êtes pas dans une salle de conférence ensemble.

En virtuel comme en physique
L’optimisation de votre environnement permettra d’assurer une meilleure qualité des réunions, mais il reste des choses à faire pour assurer le succès de vos réunions.

Coupez votre microphone lorsque vous ne parlez pas
Cela peut sembler évident mais c’est vite oublié. Si vous utilisez Amazon Chime, il existe un « Visual Roster » qui montre chaque participant, comment il est connecté et s’il a coupé son audio. De plus, s’il y a du bruit pendant la réunion vous pouvez voir quel participant et le mettre en sourdine. Cela est particulièrement utile quand la taille des réunions dépasse celle de votre équipe immédiate. Être capable d’éliminer rapidement une perturbation comme l’écho ou un chien qui aboie bénéficiera à tous.

Ne soyez pas une distraction en vidéo
Si vous avez activé votre caméra, essayez de ne rien faire qui distrait les présentateurs ou les participants. Par exemple manger, répondre au téléphone ou jouer avec votre chien. Dans ce cas, il est préférable d’éteindre votre vidéo pour que les autres participants restent concentrés. Amazon Chime permet à tout utilisateur (à moins d’utiliser le mode Événement) d’activer et de désactiver sa vidéo à tout moment.

Optimisez votre contenu pour une visualisation à distance
D’autres peuvent visionner votre présentation sur un téléphone, une tablette ou un petit écran d’ordinateur. Aussi, assurez vous que la police d’écriture est suffisamment grande pour être lisible. Un bon point de référence est minimum 24pt et d’utiliser des couleurs sombres pour le texte. La lecture de clips vidéo ne fonctionne pas bien sur une réunion à distance, il est donc préférable d’envoyer des liens pour une visualisation séparée. Amazon Chime vous permet de partager facilement votre écran ou simplement une fenêtre particulière sur votre écran avec tous les autres participants à la réunion. Le changement de présentateurs ne nécessite pas d’intervention de l’organisateur de la réunion ce qui permet de gagner du temps.

Parlez distinctement et suffisamment fort
La communication par téléphone ou vidéo conférence n’égalera jamais une discussion en personne. Pour compenser, soyez conscient de la façon dont vous parlez : à rythme normal, distinctement et suffisamment fort pour que votre micro capte votre voix.

Acceptez les distractions inévitables
Les écoles étant fermées, vos collègues ne sont peut-être pas seuls à la maison. Il est important de comprendre et d’accepter qu’il y aura des distractions et que les niveaux de stress peuvent être un peu plus élevés que la normale. Rejoindre depuis votre canapé à l’aide de l’application mobile Amazon Chime peut être la seule option à disposition.

Conclusion
S’adapter à un nouvel environnement de travail peut être difficile au début. N’oubliez pas de définir des limites, physiques et virtuelles, car vous ne les aurez pas naturellement comme vous le faites au bureau. Établissez vos heures de travail et faites de votre mieux pour les respecter pour le bien de vos collègues, votre patron et surtout votre famille !

Si vous avez des questions sur Amazon Chime et comment nous pouvons vous aider à faciliter le télétravail dans votre entreprise, n’hésitez pas à utiliser ce formulaire de contact.

Ressources (en anglais) : vous pouvez en savoir plus sur le site d’Amazon Chime, obtenir Amazon Chime pour votre organisation (instructions de mise en route ou vidéo) et fournir à leurs utilisateurs finaux des vidéos, des instructions ou des formations.

—Seb