Étude de cas : les établissements scolaires du district de Gibraltar

Les établissements scolaires du district de Gibraltar constituent un district d'établissements publics à Fish Creek, dans le Wisconsin. Le district comprend la Gibraltar Elementary School pour l'école maternelle et la primaire et la Gibraltar Secondary School pour le collège et le lycée. Le district compte environ 681 élèves pour environ 35 professeurs. Quarante membres du personnel s'occupent des services administratifs, de maintenance et de support.

Le district avait besoin de mettre à niveau les huit serveurs sur le campus, qui s'occupaient de tout, des bases de données sur les élèves au système de gestion de la bibliothèque. Steve Minten, directeur informatique du district, estimait qu'un nouvel équipement avec quatre ans d'entretien coûterait 44 000 USD, une somme importante pour une institution à court d'argent.

En effet, le financement par l'état est en baisse, car il s'agit d'un petit district d'établissements publics où les inscriptions diminuent. De ce fait, le district se retrouve à se tourner en permanence vers les électeurs afin de lever les fonds nécessaires pour subvenir aux besoins de son corps enseignant et de ses infrastructures. Le district a choisi de passer au cloud computing pour éviter les dépenses liées au remplacement de matériel.

« Le cycle sur les serveurs a besoin d'être élastique à cause des inscriptions en baisse », explique Steve Minten. « Nous voulons avoir la flexibilité nécessaire pour engager et désengager des charges de travail. Les inscriptions peuvent aller à la hausse comme à la baisse, alors nous ne voulons pas dépendre d'une infrastructure physique. »

« Nous avons examiné Amazon Web Services (AWS) pour voir ce que nous pouvions inclure à un taux horaire », ajoute Steve Minten. « AWS propose davantage d'options qui correspondent à nos besoins que ses concurrents. Les autres n'avaient pas le même historique, alors nous avons choisi AWS. »

Durant les trois mois suivant cette décision de migrer sur le Cloud AWS, le district a créé une connexion de réseau privé virtuel entre Amazon Elastic Cloud Compute (Amazon EC2) et les ordinateurs des établissements à l'aide d'Amazon Virtual Private Cloud (Amazon VPC). Avec ce lien sécurisé en place, le district a migré Destiny Library Manager, qui gère le processus de sortie des livres de la bibliothèque. Une application PHP de centre d'assistance DeskPRO a été déployée à l'aide d'une Amazon Machine Image (AMI). L'AMI étant préconfigurée pour le PHP, cette opération n'a duré que six heures.

Le district est actuellement en voie de réaliser 25 % d'économies pendant les 5 années habituelles de durée de vie d'une infrastructure sur site. Le district a immédiatement économisé de l'énergie en éteignant plusieurs anciens serveurs. Le fait de compter sur Amazon Premium Support pour l'assistance au lieu de faire appel à un prestataire externe a également permis de réduire le temps de commercialisation et les coûts de service. Avec une approche plus traditionnelle basée sur le matériel, cela aurait demandé trois ou quatre jours. En comparaison, le district a pu exécuter AWS en vingt minutes, qui était entièrement configuré et opérationnel en six heures.

« De ce que l'on sait, nous sommes la première école publique du Wisconsin à héberger des données dans le cloud au lieu d'acheter des serveurs en tant que matériel », affirme Steven Minten. « Nous économiserons 25 % sur les cinq prochaines années, ce qui aura un impact conséquent sur le budget de notre district. »

Avec les deux systèmes en place, le district identifie à présent les charges de travail supplémentaires à migrer vers AWS, notamment un serveur e-mail, le service Windows Update, le filtrage Web, le serveur d'impression, les systèmes de sauvegarde de domaines, le stockage de fichiers, les systèmes de sécurité et la gestion du Wi-Fi.

Le district a également prévu de migrer son système de gestion des élèves Skyward vers AWS. Vu que la plupart des districts d'établissements publics du Wisconsin utilisent Skyward, Steve Minten veut montrer aux autres communautés que la migration vers le cloud est viable d'un point de vue technique comme financier.