OpenText utilise AWS pour aider les cabinets d'avocats à gérer d'importants volumes de documents et à intégrer les clients plus rapidement

OpenText utilise AWS pour aider les cabinets d'avocats à découvrir plus rapidement les faits relatifs aux affaires juridiques, à s'adapter à la gestion d'un volume croissant de documents juridiques et à intégrer de nouveaux clients en quelques jours au lieu de plusieurs semaines. OpenText, basée dans l'Ontario au Canada, développe et vend des logiciels de gestion des informations ainsi que des services de sauvegarde des données en ligne et de sécurité. OpenText exécute Axcelerate – sa solution eDiscovery – sur des instances Amazon EC2, stocke les données des clients dans Amazon S3 et utilise Amazon ECS pour gérer les applications conteneurisées.

Les cabinets d'avocats doivent aujourd'hui gérer un volume toujours plus important de dossiers électroniques liés aux litiges, aux enquêtes et à la conformité réglementaire. Une seule affaire implique souvent que les avocats et le personnel doivent examiner des millions d'enregistrements comprenant plusieurs téraoctets de données. De nombreux dossiers sont tout simplement trop volumineux pour être gérés avec le personnel d'étude existant, une contrainte à laquelle s'ajoutent les délais serrés et la pression budgétaire des entreprises clientes. Afin de mieux servir leurs clients, les cabinets s'appuient sur la technologie pour offrir une plus grande valeur à leurs clients, accroître l'efficacité des avocats et être plus compétitifs en faisant en sorte que les projets eDiscovery des clients restent dans les délais et les budgets impartis.

Depuis 30 ans, OpenText fournit des solutions globales stratégiques pour de nombreux secteurs. OpenText est un Partenaire technologique de niveau Avancé d'Amazon Web Services (AWS) basé au Canada qui propose une plateforme et des services complets de gestion des informations destinés à fournir aux entreprises internationales, aux petites et moyennes entreprises (PME), aux administrations et aux consommateurs du monde entier des solutions sécurisées et évolutives. OpenText s'était rendu compte, il y a plusieurs années, qu'elle devait accroître sa capacité à mettre à l'échelle son environnement applicatif, une tâche difficile et longue dans le centre de données sur site de l'entreprise. « Nous devons non seulement prendre en charge l'afflux de données des clients, mais également nous mettre rapidement à l'échelle en fonction de la charge de travail du client à un moment donné », explique Brian Lawrence, directeur de Legal Tech CloudOps chez OpenText.

Afin de répondre aux besoins de mise à l'échelle des données, OpenText a créé et lancé la plateforme en nuage eDiscovery OpenText Axcelerate sur AWS. Cette application eDiscovery offre des fonctionnalités telles que l'examen assisté par une technologie avancée et la recherche prédictive. « En collaborant avec AWS, nous pouvons simplifier et accélérer la transition de nos clients vers le nuage, et étendre nos offres pour qu'elles soient disponibles partout », déclare Stone Scott, directeur des programmes stratégiques en nuage AWS chez OpenText.

Axcelerate fonctionne sur Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2) et utilise Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) pour stocker les données.

La solution offre aux cabinets d'avocats une sécurité renforcée en tirant parti des fonctions de sécurité intégrées AWS, un avantage essentiel étant donné que les cabinets d'avocats gèrent des données clients sensibles. Axcelerate tire également parti d'Amazon Relational Database Service (Amazon RDS). « Cela nous permet d'éliminer le temps que nos ingénieurs du nuage consacraient à la gestion de nos bases de données », ajoute Lawrence. De plus, OpenText s'appuie sur Amazon Elastic Container Service (Amazon ECS) pour gérer son application conteneurisée Launchpad, une partie d'Axcelerate utilisée par les clients pour la gestion des mots de passe et des rôles des utilisateurs finaux en parallèle de l'équipe d'assistance d'OpenText. Axcelerate intègre des analyses avancées que les clients peuvent utiliser pour retrouver des informations plus rapidement en limitant l'examen visuel de chaque document, ceci avec pour objectif d'accélérer le processus d'examen des documents.

La prise en charge de sa plateforme eDiscovery en pleine expansion n'est plus un problème pour OpenText. La mise à l'échelle rapide d'Axcelerate sur AWS donne aux cabinets d'avocats la possibilité de gérer plus facilement un volume important de documents juridiques, qui représentent souvent plusieurs téraoctets.

« Nos clients peuvent traiter autant de documents juridiques qu'ils le souhaitent, quelle que soit la taille des fichiers. Nous sommes convaincus qu'Axcelerate pourra toujours se mettre à l'échelle pour répondre à cette demande, car il s'exécute sur AWS », annonce Lawrence.

L'équipe informatique d'OpenText peut également dépanner plus efficacement la plateforme Axcelerate en utilisant Amazon CloudWatch pour surveiller l'environnement applicatif. « Nous sommes capables de détecter rapidement les problèmes, ce que nous ne pouvions pas faire aussi facilement auparavant », constate Lawrence. « Nous disposons d'un environnement automatisé qui contrôle tout à notre place. Désormais, nous n'avons plus besoin de réveiller quelqu'un au milieu de la nuit, par exemple, si une instance a échoué. »

En utilisant Axcelerate sur AWS, les clients d'OpenText peuvent trouver rapidement les documents importants au cours du processus de découverte. « Le processus d'étude juridique peut impliquer la présence de quelques centaines à plusieurs millions de documents qui doivent être examinés », précise Lawrence. « En exécutant notre solution sur AWS, nous disposons des performances et de l'évolutivité nécessaires pour répondre à ces exigences pour nos clients. »

Axcelerate intègre également des analyses avancées et l'apprentissage automatique afin que les clients puissent avoir en main les documents juridiques les plus importants dès le début du processus de découverte. Ceci permet aux entreprises de se préparer aux procès et de négocier des accords plus rapidement. « Nos clients peuvent trouver rapidement des documents sans avoir à parcourir manuellement chaque document », souligne Lawrence.

Face à la multiplication des cyberattaques et à la compression des délais, les cabinets d'avocats doivent accéder aux données critiques de manière fiable et sécurisée, où et quand ils en ont besoin. OpenText aide ses clients à répondre à ces exigences en exploitant les fonctions de sécurité intégrées AWS afin de réduire les risques, assurer une sécurité et une disponibilité maximales, et maintenir les données juridiques sécurisées et accessibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

Plus spécifiquement, AWS assure une isolation régionale et de multiples zones de disponibilité, et offre une infrastructure à laquelle font confiance les organismes de régulation financière tels que la FINRA. Axcelerate offre ainsi un environnement sécurisé et évolutif pour eDiscovery et les enquêtes, indépendamment de la taille de l'ensemble de données, du nombre d'utilisateurs, de l'emplacement géographique ou de la sensibilité des données.

Sur AWS, OpenText peut accueillir de nouveaux clients Axcelerate plus rapidement qu'auparavant. « Auparavant, l'intégration prenait deux ou trois semaines en raison des contraintes liées à l'environnement physique du centre de données », détaille Lawrence. « Grâce à l'agilité accrue apportée par AWS, nous pouvons accueillir de nouveaux clients en deux jours. AWS élimine la nécessité de planifier, d'acquérir du matériel et de consacrer du temps au provisionnement. » AWS aide également OpenText à développer son activité. La société a récemment remporté un contrat de plusieurs millions de dollars pour un nouveau client mondial. « Nous avons rapidement intégré l'entreprise et lui avons fait économiser des centaines de milliers de dollars en éliminant le besoin d'un centre de données dans la région », se félicite Lawrence. 

OpenText prévoit de s'appuyer sur sa relation stratégique mondiale avec AWS pour en faire bénéficier ses clients à l'avenir. « L'expertise et les capacités de sécurité d'AWS nous aident à trouver de nouveaux clients dans le monde entier », déclare Lawrence. « Grâce à notre partenariat avec AWS, nous pouvons amener ces capacités dans la conversation avec les clients potentiels, ce qui contribue à inspirer un sentiment de confiance à mesure que nous développons notre activité. »