BIPO Meningkatkan Pengalaman Pelanggan pada Sistem Manajemen SDM Menggunakan Machine Learning di AWS

Platform HRMS BIPO memungkinkan karyawan untuk melakukan tugas SDM sehari-hari, seperti penggajian, aplikasi cuti, pengajuan klaim, dan pencatatan kehadiran, melalui portal berbasis web atau seluler. Untuk meningkatkan pengalaman pengguna, BIPO berusaha meningkatkan proses pengajuan klaimnya, yang merupakan salah satu tugas yang paling memakan waktu. Karyawan biasanya memiliki beberapa klaim untuk diajukan setiap bulan, dan setiap klaim dapat memakan waktu rata-rata hingga 20 menit untuk diunggah. Jika digabungkan, hal ini mengakibatkan hilangnya produktivitas hingga 50 jam setiap bulan. Selain itu, departemen keuangan menghabiskan hingga 100 jam setiap bulan untuk memperbaiki kesalahan yang dihasilkan dari proses yang sangat manual. 

Pada tahun 2020, BIPO melihat tren yang berkembang di antara pelanggan mereka untuk alat pencatatan kehadiran karyawan yang didukung pengenalan wajah. BIPO mengeksplorasi integrasi sistem pencatatan jam kerja berbasis pengenalan wajah yang ada di pasaran dengan fungsi pencatatan kehadiran pada HRMS-nya. Namun, biayanya terlalu tinggi untuk pelanggannya. BIPO perlu membantu pelanggannya membeli perangkat dan on-premise, yang harganya setidaknya 50.000 USD. 

Pada tahun 2020, BIPO mengintegrasikan Amazon Textract dengan aplikasi seluler HRMS-nya dan mengurangi waktu pengajuan klaim hingga 50 persen untuk setiap tanda terima. Amazon Textract secara otomatis mengekstrak dan mengunggah teks yang dicetak pada tanda terima fisik menggunakan kamera di perangkat seluler mereka secara otomatis. Fitur baru ini juga meminimalkan entri klaim yang salah hingga 70 persen. BIPO telah memperkenalkan fitur ini pada HRMS internalnya sendiri dan menghemat waktu karyawannya hingga 100 jam sebulan pada pengajuan klaim. 

Pada akhir tahun 2021, BIPO menggunakan Amazon Rekognition untuk mengimplementasikan fitur pencatatan kehadiran berbasis pengenalan wajah dengan 20 persen dari perkiraan biaya awalnya. Menggunakan Amazon Rekognition, BIPO menghilangkan kebutuhan akan perangkat keras eksklusif yang mahal dan server khusus. Perusahaan dengan HRMS dapat menggunakan perangkat yang ada, seperti ponsel karyawan sendiri atau tablet perusahaan untuk mencatat kehadiran, yang mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pencatatan jam kerja manual sebesar 80 persen. Alat pengenalan wajah juga menggabungkan deteksi keaktifan, yang mencegah penipuan pencatatan kehadiran melalui video yang direkam sebelumnya.

“Kami harus terus memperkenalkan fitur dan solusi canggih untuk melayani pelanggan kami dengan lebih baik. Dengan AWS, kami telah mengurangi separuh waktu yang dibutuhkan untuk berinovasi, membangun, dan mengimplementasikan fitur-fitur ini dari empat bulan menjadi dua bulan,” kata Derick Teo, director dari enterprise go-digital solutions di BIPO. 

Dengan menggunakan layanan AI/ML AWS, BIPO telah berhasil mengurangi inefisiensi terkait biaya dan produktivitas pada platform HRMS. 

“Karyawan kami menghasilkan sejumlah besar klaim setiap bulan. Teknologi OCR pada HRMS BIPO tidak hanya memungkinkan mereka untuk mengunggah klaim secara akurat dan tepat waktu, tetapi penghematan waktu juga dapat diarahkan ke pekerjaan bernilai tinggi lainnya di dalam perusahaan, dan itu benar-benar sangat berharga bagi kami,” kata Derick Teo.

Ke depan, BIPO akan meluncurkan pemrosesan klaim gambar-ke-teks dan fitur pencatatan kehadiran berbasis pengenalan wajah kepada lebih banyak pelanggan. Fitur-fitur tersebut telah disambut oleh pelanggan, dengan tingkat adopsi 20 persen sejak mereka diperkenalkan.

Selain pencatatan kehadiran, BIPO juga ingin memanfaatkan fitur pengenalan wajahnya untuk kasus penggunaan lain, seperti memberikan kontrol akses untuk personel yang berwenang. Sebagian besar sistem kontrol akses di pasaran menggunakan sidik jari atau kartu identifikasi sebagai metode input utama mereka. Namun, metode tersebut tidak dapat diandalkan karena sidik jari berubah seiring waktu, dan kartu identifikasi mudah hilang oleh pengguna. Kontrol akses berbasis pengenalan wajah menghilangkan masalah-masalah ini, sekaligus memungkinkan entri yang lebih mulus dan aman.

BIPO juga berencana untuk memperkenalkan kontrol akses berbasis pengenalan wajah ini di rapat, konferensi, pameran, dan acara berukuran serupa lainnya.