HelloSign Dropbox Membangun Fitur HelloWorks dalam 1 Minggu yang Secara Otomatis Membangun Formulir Digital Menggunakan Amazon Textract

HelloSign, perusahaan Dropbox yang berdiri sejak 2019, menawarkan platform alur kerja digital yang menyederhanakan operasi bisnis, yang memungkinkan pelanggan mengumpulkan tanda tangan elektronik tanpa memerlukan printer atau mesin faks. Dengan HelloWorks, salah satu produk HelloSign, pelanggan dapat mengubah PDF menjadi formulir web ramah ponsel yang dapat diisi oleh banyak orang dengan cepat dan mudah. Namun hingga 2019, perusahaan yang mengandalkan HelloSign harus terlebih dahulu membuat formulir digital secara manual dari PDF, yang biasanya memakan waktu setidaknya satu jam, untuk mengumpulkan tanda tangan elektronik. Proses yang melelahkan berkontribusi pada tingkat atrisi yang tidak diinginkan.

Untuk menyederhanakan dan mempercepat proses pembuatan formulir di HelloWorks, HelloSign beralih ke Amazon Web Services (AWS). HelloSign dengan cepat mengembangkan fitur pembuatan otomatis di HelloWorks dengan menggunakan Amazon Textract, layanan machine learning terkelola penuh yang secara otomatis mengekstrak teks dan data dari dokumen yang dipindai yang melampaui pengenalan karakter optik sederhana untuk mengidentifikasi, memahami, dan mengekstrak data dari formulir dan tabel. Sekarang, pelanggan dapat memindai PDF untuk secara otomatis mengubahnya menjadi bentuk cerdas yang dapat disesuaikan dan ramah ponsel. Alur kerja baru yang lebih efisien ini telah membantu meningkatkan pembuatan formulir sebesar tiga kali lipat yang diperhatikan HelloSign dari pelanggan baru dan telah berkontribusi pada peningkatan kepuasan pelanggan.

Didirikan pada tahun 2010, perusahaan HelloSign memiliki jajaran tiga produk: HelloSign, yang mengintegrasikan tanda tangan elektronik ke dalam aplikasi; HelloFax, yang merupakan layanan faks elektronik; dan HelloWorks, solusi tanda tangan elektronik yang ramah ponsel untuk pembuatan formulir. Bisnis menggunakan HelloWorks untuk membuat formulir digital dari PDF, lalu mengirimkan formulir tersebut ke sejumlah besar pengguna akhir untuk ditandatangani. Pengguna akhir dapat dengan mudah mengisi formulir ini bahkan di perangkat seluler. Kemampuan ini meningkatkan tingkat pengisian formulir, serta prosesnya mengurangi kesalahan manusia dan redundansi. Formulir pemerintah—seperti W-9, W-4, atau I-9—adalah yang paling umum digunakan pada aplikasi web.

Sewaktu menginvestigasi alasan beberapa pelanggan memulai, tetapi tidak pernah menyelesaikan proses pembuatan formulir, tim HelloWorks mengidentifikasi bahwa mendesain dan merancang formulir digital secara manual membutuhkan lebih banyak waktu dan upaya daripada yang dianggap praktis oleh banyak pengguna. “Proses pembuatan formulir ini rumit karena pelanggan harus mengunggah PDF, membuat ulang semua bidang di PDF, lalu memetakan semua data output,” jelas Benny Kao, manajer produk (product manager) untuk HelloWorks. “Pelanggan tidak memiliki waktu satu jam untuk membuat ulang formulir, atau mereka lupa bahwa ada formulir yang belum selesai.” Jadi, tim berusaha menyederhanakan proses pembuatan formulir.

Platform HelloSign sudah ada di AWS, menggunakan layanan seperti Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), layanan penyimpanan objek yang menawarkan skalabilitas, ketersediaan data, keamanan, dan performa termuka di industri. “Tim DevOps kami sudah terbiasa menggunakan AWS,” kata Skyler Parr, teknisi perangkat lunak senior (senior software engineer) untuk HelloWorks. “Mengikuti pesaing berarti lebih banyak pekerjaan untuk tim kecil kami.” Tim HelloWorks mengembangkan bukti konsep untuk memproses formulir verifikasi pendapatan selama hackathon, dengan implementasi prototipe segera setelahnya. “Integrasi pertama dengan Amazon Textract adalah selama proyek Hackweek pada Juli 2019,” ucap Fernanda Mora, teknisi perangkat lunak senior (senior software engineer) di HelloSign. “Setelah berhasil menerapkan bukti konsep pertama ini, kami menerapkan prototipe untuk memastikannya memenuhi semua persyaratan kami, lalu pada bulan Maret 2020, kami mulai mengerjakan versi beta. Beta dirilis secara bertahap ke basis pengguna kami mulai Juni 2020, diluncurkan sepenuhnya pada akhir bulan itu.”

Selama hackathon, tim HelloWorks menemukan cara untuk mengubah data Amazon Textract agar sesuai dengan datanya sendiri, yang secara efektif memetakan layanan untuk bekerja dengan sistem internal HelloWorks. Menggunakan Amazon Textract, sistem ini mampu memberikan pengalaman pengguna berkualitas tinggi bahkan untuk volume pelanggan yang tinggi. HelloWorks dirancang untuk memungkinkan pengguna melanjutkan di bagian yang terakhir kali mereka kerjakan jika mereka meninggalkan aplikasi web atau mengalami pemutusan koneksi. “Sebagai rekayasawan, kami mencari kemudahan penggunaan dan kecepatan layanan dalam membuat prototipe,” kata Parr. “Dengan menggunakan Amazon Textract, kami dapat memiliki putaran pengujian yang baik untuk pengembangan dan mendapatkan umpan balik dengan cepat dari AWS. Kami dapat mengintegrasikannya dengan sistem kami dan membuatnya sesuai dengan kebutuhan kami.”

Amazon Textract memungkinkan HelloWorks dengan cepat dan otomatis mengubah hampir semua bentuk yang dipindai ke dalam sistemnya dengan sedikit intervensi atau pengaturan manual. Karena Amazon Textract dilatih pada dokumen seperti W-2, 1099-MISC, 1040, dan formulir pendaftaran pasien—sebagian besar formulir yang dibutuhkan HelloWorks agar lancar—integrasinya lancar. Amazon Textract mengurangi jumlah waktu yang diperlukan rata-rata pelanggan HelloWorks untuk membuat formulir dari setidaknya satu jam menjadi rata-rata 40 detik—8 detik adalah waktu tercepat dan 75 detik adalah waktu paling lambat. “Pelanggan mengunggah PDF, mengeklik Pindai, dan menunggu selama 40 detik atau kurang. Kemudian semua bidang secara otomatis dipetakan ke PDF,” jelas Kao. “Yang harus mereka lakukan adalah memeriksa ulang apakah komponen telah dibuat dengan benar.”

Amazon Textract meningkatkan keterlibatan dan retensi pengguna HelloWorks. Ribuan halaman telah dipindai sejak peluncuran beta internalnya bulan Mei 2020. Setelah memindai dokumen di HelloWorks, 83 persen pelanggan memberikan respons dalam survei kualitatif yang menyatakan alat tersebut sangat berguna. HelloWorks juga melihat tingkat pertumbuhan bulanan formulir baru sebesar 26 persen yang dibuat dari Maret hingga Juli 2020. “Rasio kami meningkat tiga kali lipat antara jumlah tim perusahaan baru yang mendaftar produk dan formulir baru yang dibuat, dan sebagian besar berkat Amazon Textract,” ucap Kao. “Penggunaan Amazon Textract membantu mengatasi salah satu rintangan terbesar kami: mengurangi investasi yang diperlukan untuk membuat formulir.” Selain itu, peningkatan dalam pembuatan formulir langsung menghasilkan peningkatan yang serupa dalam jumlah formulir dan tanda tangan yang dikirim.

Fitur pembuatan otomatis sangat berguna bagi pelanggan HelloWorks selama pandemi COVID-19. Ketika banyak usaha kecil hingga menengah mengajukan permohonan dukungan keuangan dari Program Proteksi Gaji, perusahaan fintech menggunakan HelloWorks untuk mengirimkan aplikasi program dengan cepat dalam volume besar. Selain itu, rumah sakit telah menggunakan HelloWorks untuk memfasilitasi penerimaan pasiennya, dan layanan ambulans telah menggunakannya untuk mendaftarkan orang guna pengujian COVID-19.

Ke depannya, tim HelloWorks berharap dapat menyempurnakan aplikasi web untuk menciptakan pengalaman pengguna yang lebih cerdas dan responsif. “Kami akan berupaya untuk mendukung lebih banyak kasus penggunaan dan komponen di antarmuka pengguna,” kata Kao. Sebagai hasilnya, pelanggan akan memiliki akses ke lebih banyak fitur tanpa perlu memahami cara membuat kode.

Dengan menggunakan Amazon Textract dan mengandalkan dukungan dari AWS, HelloSign dengan cepat membangun fitur ramah pengguna yang menyederhanakan dan mempercepat bisnis bagi pelanggan dan pengguna akhir. “Kami tidak memiliki banyak alat yang dapat menganalisis gambar atau PDF,” kata Parr. “Jadi, menggunakan layanan dari AWS untuk melakukan hal tersebut bagi kami berarti mengurangi satu hal yang perlu dikhawatirkan, dan kami dapat memperluas apa yang dapat dilakukan produk kami tanpa mempekerjakan seorang ahli di bidang tersebut. Ini membantu kami menjaga tim kami tetap kecil dan tangkas. Mampu bekerja dengan tim AWS dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan kami membuat prosesnya tetap lancar.”