HelloSign di Dropbox ha creato in una settimana una funzionalità HelloWorks che genera automaticamente moduli digitali utilizzando Amazon Textract

HelloSign, un'azienda Dropbox nata nel 2019, offre una piattaforma di flussi di lavoro digitali che semplifica le operazioni aziendali, consentendo ai clienti di raccogliere firme elettroniche senza la necessità di una stampante o un fax. Con HelloWorks, uno dei prodotti di HelloSign, i clienti trasformano i PDF in moduli Web accessibili, che più persone possono completare rapidamente e con semplicità. Fino al 2019, le aziende che si affidavano a HelloSign creavano prima manualmente i moduli digitali dai PDF, impiegandoci in genere almeno un'ora per raccogliere le firme elettroniche. Il laborioso processo contribuiva a creare livelli indesiderabili di logorio.

Per semplificare e accelerare il processo di creazione dei moduli in HelloWorks, HelloSign è passata ad Amazon Web Services (AWS). HelloSign ha sviluppato rapidamente una funzionalità di creazione automatica in HelloWorks utilizzando Amazon Textract, il servizio basato sul machine learning completamente gestito che estrae automaticamente testo e dati da documenti scansionati andando oltre il semplice riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per identificare, capire ed estrarre i dati da moduli e tabelle. Ora i clienti scansionano i PDF per convertirli automaticamente in moduli intelligenti, personalizzabili e accessibili. Questo nuovo flusso di lavoro più efficiente ha consentito di triplicare la creazione di moduli via HelloSign da parte di nuovi clienti e ha contribuito ad aumentarne la soddisfazione.

Fondata nel 2010, l'azienda HelloSign ha una suite di tre prodotti: HelloSign, che integra le firme elettroniche nelle applicazioni, HelloFax, il servizio di fax elettronico e HelloWorks, la soluzione di firma elettronica accessibile per la creazione di moduli. Le aziende usano HelloWorks per creare moduli digitali da PDF e poi inviarli a un gran numero di utenti finali per la firma. Gli utenti finali possono compilare questi moduli facilmente anche su un dispositivo mobile. Questa capacità aumenta la velocità di completamento dei moduli e il processo riduce l'errore umano e le ridondanze. I moduli governativi, come W-9, W-4 oppure I-9, sono i più usati nell'applicazione Web.

Indagando sui motivi per cui alcuni clienti hanno iniziato, ma non hanno mai terminato il processo di creazione dei moduli, il team di HelloWorks ha compreso che la progettazione e la realizzazione manuale di un modulo digitale richiedeva più tempo e impegno di quanto molti utenti ritenessero opportuno. "Il processo di creazione di questi moduli era complicato perché i clienti dovevano caricare un PDF, ricreare tutti i campi nel PDF e quindi associare tutti i dati di output", spiega Benny Kao, product manager di HelloWorks. "I clienti non hanno tempo per ricreare i moduli o dimenticano che ne hanno già creato uno non completato". Così il team ha cercato di semplificare il processo di creazione dei moduli.

La piattaforma HelloSign era già tutta su AWS e utilizzava servizi come Amazon Simple Storage Service (Amazon S3), il servizio di archiviazione di oggetti che offre scalabilità, disponibilità dei dati, sicurezza e prestazioni leader del settore. "Il nostro team DevOps aveva già familiarità con l'uso di AWS", dice Skyler Parr, ingegnere software senior di HelloWorks. "Scegliere un concorrente avrebbe significato molto più lavoro per il nostro piccolo team". Il team di HelloWorks ha sviluppato il proof of concept per elaborare i moduli di verifica del reddito durante un hackathon, implementando subito dopo il prototipo. "La prima integrazione con Amazon Textract è avvenuta durante il progetto Hackweek nel luglio 2019", dice Fernanda Mora, ingegnere software senior di HelloSign. "Dopo aver implementato con successo il primo proof of concept, abbiamo realizzato il prototipo per assicurarci che soddisfacesse tutti i nostri requisiti, quindi nel marzo 2020 abbiamo iniziato a lavorare sulla versione beta. La versione beta è stata rilasciata gradualmente alla nostra base di utenti a partire da giugno 2020, per essere distribuita completamente entro la fine dello stesso mese".

Durante l'hackathon, il team di HelloWorks ha capito come trasformare i dati di Amazon Textract per adattarli ai propri, mappando in modo efficace il servizio affinché funzionasse con il sistema interno di HelloWorks. Utilizzando Amazon Textract, il sistema è in grado di fornire un'esperienza utente di alta qualità anche per un numero elevato di clienti. HelloWorks è progettato per consentire agli utenti di riprendere da dove avevano lasciato, nel caso in cui chiudano l'app Web o si disconnettano. "Come ingegneri, nella creazione di un prototipo cerchiamo sia la facilità d'uso che la velocità di servizio", afferma Parr. "Utilizzando Amazon Textract, siamo riusciti ad avere un ciclo di test valido per lo sviluppo e a ottenere rapidamente un feedback da AWS. E siamo stati in grado di integrarlo con il nostro sistema e di adattarlo alle nostre esigenze".

Amazon Textract ha permesso a HelloWorks di convertire in modo rapido e automatico virtualmente qualsiasi modulo che fosse stato scansionato nel suo sistema, con poche impostazioni o interventi manuali. Poiché Amazon Textract è stato addestrato su documenti come W-2, 1099-MISC, 1040 e moduli di registrazione dei pazienti, moduli che HelloWorks ha bisogno che siano disponibili rapidamente, l'integrazione è stata semplice. Amazon Textract ha ridotto il tempo necessario per il cliente medio di HelloWorks per creare un modulo da minimo un'ora a una media di 40 secondi, laddove 8 secondi è il tempo più veloce e 75 secondi è il tempo il più lento. "I clienti caricano un PDF, fanno clic sull'opzione per eseguire la scansione e attendono 40 secondi o meno. Quindi, tutti i campi vengono automaticamente mappati al PDF", spiega Kao. "Tutto quello che devono fare è ricontrollare che i componenti siano stati creati correttamente".

Amazon Textract ha aumentato il coinvolgimento e la fidelizzazione degli utenti HelloWorks. Dal lancio interno della versione beta a maggio 2020 sono state scansionate migliaia di pagine. Dopo aver scansionato un documento in HelloWorks, l'83% dei clienti ha risposto in un sondaggio qualitativo che lo strumento è molto utile. HelloWorks ha anche registrato un tasso di crescita del 26% mese per mese nei nuovi moduli creati da marzo a luglio 2020. "Abbiamo triplicato il rapporto tra il numero di nuovi team aziendali iscritti al prodotto e i nuovi moduli creati, e questo è in gran parte dovuto ad Amazon Textract", afferma Kao. "Il suo utilizzo ci ha aiutato ad affrontare uno dei nostri maggiori ostacoli: ridurre gli investimenti necessari per creare moduli". Inoltre, l'aumento dei moduli creati ha portato direttamente a un aumento simile del numero di moduli e firme inviati.

La funzione di creazione automatica è stata particolarmente utile ai clienti di HelloWorks durante la pandemia del COVID-19. Quando molte piccole e medie imprese hanno chiesto il sostegno finanziario del Paycheck Protection Program, le aziende fintech hanno usato HelloWorks per inviare rapidamente grandi quantità di domande di partecipazione al programma. Inoltre, gli ospedali hanno utilizzato HelloWorks per semplificare la procedura di accettazione dei pazienti e i servizi di ambulanza lo hanno usato per registrare le persone per il test COVID-19.

Guardando al futuro, il team di HelloWorks spera di perfezionare l'app Web per creare un'esperienza utente più intelligente e reattiva. "Cerchiamo di supportare più casi d'uso e componenti nell'interfaccia utente", afferma Kao. Di conseguenza, i clienti avranno accesso a più funzioni, senza bisogno di capire in che modo codificare.

Utilizzando Amazon Textract e contando sul supporto di AWS, HelloSign ha creato rapidamente una funzionalità intuitiva, che ha semplificato e accelerato le attività per i suoi clienti e utenti finali. "Non abbiamo molti strumenti per analizzare immagini o PDF", sostiene Parr. "Quindi, utilizzare il servizio di AWS per farlo, significa per noi avere una cosa in meno di cui preoccuparsi. Possiamo espandere ciò che il nostro prodotto può fare senza assumere un esperto in quel campo. Questo ci consente di mantenere piccolo e agile il nostro team. Collaborare con il team di AWS e ottenere risposte alle nostre domande ha reso il processo fluido".