Funidata trasforma l'esperienza degli studenti delle università finlandesi con AWS

Spesso le università gestiscono infrastrutture complesse per i servizi amministrativi che possono avere un impatto negativo sull'esperienza degli studenti e del personale. Quando i sistemi per la registrazione ai corsi, per la valutazione degli esami e per la certificazione delle lauree sono lenti e inaffidabili, limitano la capacità di apprendimento degli studenti, impedendo loro di iscriversi ai corsi desiderati e di completare la laurea nei tempi previsti.

Le università finlandesi hanno deciso di affrontare in maniera concreta la questione. Hanno sponsorizzato la creazione di un'azienda privata chiamata Funidata per ottenere flessibilità e prestazioni migliori tramite il passaggio dalle configurazioni on-premise al cloud.

Funidata ha sviluppato Sisu, un sistema per la gestione delle informazioni degli studenti, su Amazon Web Services (AWS). Sisu ha semplificato i processi amministrativi, offrendo alle università un modo più semplice e più sicuro di gestire le attività quotidiane. Grazie ad AWS, Funidata ha anche sviluppato processi efficienti per il proprio team IT, che ha così il tempo di dedicarsi all'innovazione mentre l'intera azienda può dimensionarsi in vista della crescita futura.

Al momento, 90.000 studenti e dipendenti di sei università utilizzano Sisu. Tra questi atenei ci sono l'Università di Helsinki, la più grande della Finlandia, l'Università di Tampere (TUNI), la LUT University e l'Università Aalto. La migrazione della settima università del collettivo proprietario di Funidata è in programma per il 2023.

Studenti, insegnanti e membri del personale utilizzano Sisu per attività di amministrazione come la gestione dei corsi, l'invio dei voti degli esami, il monitoraggio delle tasse universitarie e dei fondi, e la determinazione degli studenti ai quali viene conferita la laurea. I sistemi precedenti risentivano di interruzioni e prestazioni lente quando molti utenti accedevano in contemporanea.

Sisu è sviluppato su AWS e offre un modo efficiente e affidabile di eseguire questi servizi fondamentali. Ora, per soddisfare la domanda elevata durante i momenti di maggiore traffico, Funidata può effettuare il provisioning di risorse di calcolo aggiuntive utilizzando Amazon Elastic Compute Cloud (Amazon EC2), che fornisce una capacità di elaborazione sicura e ridimensionabile. Ciò significa che il sistema è sempre reattivo e gli utenti possono eseguire le attività velocemente. 

Inoltre, Sisu rende continuo il processo di registrazione ai corsi, in modo che non ci sia un singolo momento in cui tutti i corsi vengono pubblicati online e tutti devono registrarsi contemporaneamente. In questo modo, viene ridotta la frequenza dei momenti di punta in cui i sistemi precedenti subivano interruzioni.

Il passaggio a Sisu incoraggia le università ad adottare anche nuove modalità di lavoro. "Sisu non sostituisce semplicemente le vecchie segreterie studenti statiche", spiega Toni Sallanmaa, Chief Technology Officer (CTO) di Funidata. "Incoraggia lo sviluppo di nuovi processi che aumentino l'efficienza amministrativa delle università".

Ora gli studenti finlandesi possono programmare con facilità il piano di studi per gli anni successivi ed effettuare modifiche durante il percorso accademico. Possono monitorare costantemente i progressi verso la laurea, accedere sempre a informazioni aggiornate in merito a eventuali nuovi requisiti e visualizzare i voti più recenti. In questo modo, la loro esperienza universitaria migliora e, infatti, il numero di studenti che conseguono la laurea nei tempi stabiliti è aumentato.

Affinché le università adottassero Sisu, dovevano avere la certezza che i dati degli studenti sarebbero stati al sicuro nel cloud. Funidata sostiene che l'utilizzo di AWS ha dato alle università la serenità necessaria per effettuare la migrazione. "AWS ha una buona reputazione in fatto di sicurezza", afferma Sallanmaa. "Seguendo le sue best practice, i dati degli studenti rimangono al sicuro".

Per mantenere standard di sicurezza elevati, Funidata esegue verifiche frequenti dei sistemi interni e resta al passo con gli aggiornamenti software. Per proteggere i dati, Funidata utilizza le Regioni e zone di disponibilità AWS per essere conforme ai regolamenti sulla protezione dei dati, assicurandosi che i dati degli studenti rimangano all'interno dell'UE. Inoltre, per le università è più facile soddisfare i requisiti di condivisione delle informazioni con il governo finlandese grazie alla centralizzazione e alla standardizzazione dei dati amministrativi in Sisu.

Con i dati presenti in Sisu, le università possono prendere decisioni più intelligenti sulle risorse. "Sisu fornisce alle università più informazioni sulle necessità degli studenti di quante ne avevano prima", sostiene Mari Riihiaho, Chief Product Officer (CPO) di Funidata. "Possono ottimizzare le risorse e prendere decisioni basate sui dati, offrendo un'esperienza migliore agli studenti e al personale".

Dato che gli studenti pianificano i corsi in anticipo, le università dispongono di informazioni aggiornate sulle loro necessità che consentono di modificare gli orari del personale docente e l'offerta dei corsi sulla base della domanda reale.

Inoltre, possono combinare facilmente i dati presenti in Sisu con i dati finanziari o delle risorse umane per generare informazioni dettagliate su problematiche come la salute degli studenti e i progressi dei corsi. Ora le università possono determinare velocemente quali studenti ottengono risultati in linea con le previsioni e quali potrebbero aver bisogno di aiuto. Possono anche monitorare i piani di studi per assicurarsi che gli studenti abbiano crediti sufficienti per avere diritto ai finanziamenti statali e poter continuare gli studi.

Funidata voleva automatizzare i processi IT interni in modo che il team tecnico potesse concentrarsi su attività infrastrutturali di alto livello. "Abbiamo automatizzato i flussi di lavoro, così ora non devo rispondere a un'e-mail ogni volta che un membro del team vuole fare qualcosa", spiega Sallanmaa.

Il team DevOps è stato anche sollevato dalle attività manuali. Ciò significa che è possibile gestire l'infrastruttura con tre persone, anche se le università sostenute da Funidata sono passate da una a sei. Il team ha anche tempo di sviluppare nuove funzionalità per aumentare l'affidabilità e ha ridotto i tempi di inattività per la manutenzione programmata.

Grazie ad AWS, il team può monitorare in modo proattivo l'attività della rete attraverso la registrazione completa e rispondere ai problemi prima che diventino emergenze. "Ora possiamo occuparci di più dei processi di sviluppo di DevOps", afferma Sallanmaa. "Possiamo migliorare la nostra piattaforma invece di risolvere le problematiche".

Per Funidata l'assunzione del personale è facile. "Le potenziali reclute adorano AWS", sostiene Sallanmaa. "Abbiamo riscontrato che sono entusiaste di acquisire competenze AWS, oppure non vedono l'ora di utilizzare le proprie conoscenze se hanno già familiarità con AWS".

Funidata intende utilizzare queste competenze per migliorare ulteriormente Sisu. Al momento, nell'ambito della sua costante evoluzione, sta lavorando allo sviluppo di un nuovo strumento per l'analisi dei dati che aiuti le università a basare più decisioni sui dati.

L'azienda ha l'ambizione di offrire le proprie soluzioni ad altre università e istituti di educazione superiore. Funidata ha un'infrastruttura scalabile che può sostenere questa crescita. "Grazie ad AWS siamo più innovativi e possiamo dare a Sisu maggiore disponibilità e solidità senza aumentare i costi", spiega Sallanmaa. "Questo processo continuerà, anche con la crescita della nostra attività".