Uso de Serviços Profissionais AWS reduz em 25% gastos totais com nuvem do Stoodi

Criada em 2013, o Stoodi é uma startup de educação, parte do grupo Cogna, que tem o objetivo de ajudar estudantes do ensino médio a ingressarem no ensino superior. Desde sua fundação, os recursos de preparação para o Enem e vestibulares da startup foram utilizados por mais de 8 milhões de alunos. A operação do Stoodi já nasceu na nuvem AWS, mas o crescimento acelerado alavancado pelo período de pandemia exigiu da startup uma operação mais eficiente da nuvem, garantindo estabilidade, disponibilidade e segurança. O Stoodi passou a contar com a área de Professional Services da AWS, obtendo ganhos como redução anual total de 25% dos custos totais de AWS que foram parcialmente investidos para melhorar a estabilidade e postura de segurança dos seus produtos.

Desde que entrou em operação, em 2013, o Stoodi conta com sua plataforma e toda a operação baseada na nuvem AWS. Nesse período, a startup do grupo Cogna ajudou cerca de 8 milhões de alunos em seu processo de preparação para o Enem e vestibulares. Durante a pandemia, a procura pelos serviços cresceu consideravelmente, tanto que, somente em 2021, cerca de 2 milhões de alunos passaram pelo Stoodi em algum momento.

O head do Stoodi, Ricardo Sudário, lembra que, com este crescimento a plataforma chegou a atender um volume seis vezes maior do que a média histórica de alunos ativos. “Para entregarmos educação de qualidade para estudantes em todo o Brasil, principalmente aos que mais precisavam, deveríamos ter um serviço extremamente acessível”, diz, ressaltando que na época o Stoodi tomou a decisão de oferecer acesso gratuito ao seu conteúdo aos alunos que não tivessem condições de pagar.

Para manter a qualidade do acesso, assim como a estabilidade da plataforma e a segurança dos dados, a área de TI do Stoodi decidiu aprimorar o gerenciamento do ambiente em nuvem, o que possibilitaria reduzir custos sem perda de qualidade. “Baseado em nosso desafio de crescimento acelerado, entendemos que era preciso ter um time especializado em AWS para nos ajudar na gestão e otimização financeira e também em garantir que a segurança da plataforma estivesse adequada. Com os ataques recentes em outras empresas que vimos na mídia, é ainda mais crucial seguirmos com as boas práticas de segurança devidamente implementadas e testadas” explica.

Para garantir que seus objetivos fossem atingidos de forma acelerada e assertiva, uma avaliação realizada pela equipe de Sudário definiu que o time de Professional Services da AWS seria a melhor escolha naquele momento. “Também pesou o fato da Cogna e outras empresas do grupo já terem trabalhado com o time de Professional Services da AWS obtendo bons resultados”, explica.

A solução proposta pelo time de Professional Services foi montar um CCoE (Cloud Center of Excellence) focado na melhoria da postura de segurança do ambiente e na otimização dos custos e da gestão financeira. “O que mais me chamou a atenção nesse processo foi a agilidade com que conseguimos fazer as coisas funcionarem. Entre definir o escopo e ter um time formado e já trabalhando nas primeiras tarefas, levou em torno de um mês e meio”, lembra Sudário. Mais que isso, em poucas semanas foi possível visualizar entregas de valor para o negócio, graças ao estabelecimento do processo de melhoria contínua.

O executivo lembra que uma das premissas do projeto era que não houvesse mudanças bruscas na experiência dos alunos e do time. “Queríamos o caminho mais produtivo para fazer a transição e tivemos o cuidado de analisar onde estávamos e onde queríamos chegar”, afirma. Para isso, os processos básicos já existentes continuaram sendo seguidos e foram aprimorados com uma contribuição forte de boas práticas do mercado; de novos processos; de aceleração do nível de formação da equipe; e da evolução de alguns destes processos.

“Através do time central que construímos (CCoE – Cloud Center of Excellence), desenhamos e implementamos junto ao time de Serviços Profissionais da AWS uma operação muito mais eficiente. E essa mudança não aconteceu de forma dolorosa pois também conseguimos manter os times engajados durante o projeto. Eles enxergavam o valor/aplicabilidade de tudo que construímos”, lembra, citando a participação dos times de planejamento financeiro e de engenharia. Pessoas destas áreas passaram a integrar o CCoE junto com o time de Professional Services da AWS, implementando melhorias na operação utilizando serviços da AWS como: Amazon QuickSight; Amazon Athena; AWS IAM Identity Center; AWS Secrets Manager; AWS CloudTrail; AWS Config; AWS Organizations; AWS Key Management Service (AWS KMS); Amazon Inspector; Amazon GuardDuty; AWS WAF; AWS Backup, AWS Budgets; AWS Cost Explorer; AWS Cost Anomaly Detection; e AWS Cost & Usage Report, entre outros.

Uma das evoluções da operação em nuvem promovida pelo CCoE, foi a construção de dashboards operacionais, baseada na arquitetura citada abaixo, focados na gestão financeira do ambiente que trouxe visibilidade, transparência e maior controle sobre os gastos da nuvem. “Os dashboards, os alertas e os processos definidos pelo time me ajudam a identificar rapidamente quando surge algum gasto inesperado ou quando o orçamento planejado está próximo de ser atingido”, enfatiza Sudário.

De acordo com Sudário, um dos resultados do projeto foi justamente trazer dashboards de acompanhamento e indicadores acionáveis para todos os envolvidos. “Isso envolveu trazer o time de planejamento financeiro para entender quais eram suas dores e nos abriu um novo leque de maturidade de trabalho”, diz.

Entre os benefícios trazidos pela atuação do time de Professional Services, o executivo destaca a melhoria na postura de segurança em relação à proteção e detecção de ameaças e vulnerabilidades e a implementação de ferramentas que auxiliam o gerenciamento desses findings de segurança de forma automatizada, trazendo mais eficiência e produtividade ao time.

Além do maior controle, visibilidade e transparência na gestão financeira, o CCoE também realizou diversas otimizações financeiras expressivas, como redução de 73% nos custos do serviço Amazon Simple Storage Service (Amazon S3) como mostra a figura abaixo; redução de 28% nos custos do serviço Amazon Relational Database Service (Amazon RDS); redução de 15% nos custos do serviço Amazon Elastic Block Store (Amazon EBS); e redução de 22% nos custos do serviço Amazon Elastic Load Balancing (Amazon ELB).

“Essas e outras reduções geraram uma redução anual total de 25% dos custos totais de AWS que, em parte, foram reinvestidos na adoção de novos serviços e soluções para melhorar a postura de segurança”, ressalta.

Em relação aos clientes do Stoodi, a melhoria na postura de segurança da plataforma permite uma maior estabilidade dos serviços oferecidos, assim como a melhoria na gestão financeira permite direcionar mais investimentos para aprimorar os produtos da empresa. “Também tivemos uma melhora na produtividade do time, que passou a ficar mais focado na evolução do nosso produto, o que no final também impacta diretamente os nossos clientes e o nosso negócio”, comemora Sudário.

Com isso, além de continuar evoluindo a operação e a sua arquitetura através do CCoE (Cloud Center of Excellence) estabelecido, o Stoodi tem planos de evoluir o armazenamento e processamento de dados para melhorar ainda mais a tomada de decisões sobre os seus produtos e serviços. "Periodicamente estamos reavaliando oportunidades de economia e redução de custos sem prejudicar a qualidade do que entregamos. É um trabalho que não tem fim, mas hoje é um processo muito mais maduro. Vamos continuar. Do outro lado, há outras frentes que gostaríamos de avançar, como ampliar o uso de IA para outros componentes da nossa plataforma, o que exige uma estrutura de dados mais robusta", prevê.