Elektronik Veri Değişimi Nedir?

Elektronik veri değişimi (EDI), kuruluşlar arasında yapılan otomatik iş belgeleri değişimidir. Günlük iş akışları; faturalar, satın alma siparişleri ve kargo formları gibi belgelerin alışverişini gerektirir. Geleneksel olarak kağıt tabanlı belgeler veya ekleri olan e-postalar şirket temsilcileri arasında paylaşılır ve daha sonra bu temsilciler, kurumsal veri sistemlerindeki belge verilerini manuel olarak işleyip doldurur. EDI teknolojisi bu iş akışlarını otomatikleştirir ve böylece dijital sistemler, insan müdahalesi olmadan kurumsal sınırlar boyunca belgeleri paylaşabilir ve işleyebilir. Kuruluşlar, zamandan tasarruf etmek ve manuel işlemeden kaynaklanan hataları ortadan kaldırmak için BT sistemlerini B2B ağlarındaki diğer sistemlere bağlayabilir.

İş akışları hakkında bilgi edinin

Elektronik veri değişiminin avantajları nelerdir?

EDI, işletmelere aşağıdaki avantajları sağlar.

Zamandan tasarruf edin

EDI olmayan bir ortamda faturalandırma, satın alma siparişlerinin işlenmesi ve veri girişi uzun sürer. EDI ile yaygın dosya işleme ve paylaşım adımlarını kolayca otomatikleştirmek için az kodlu ortamları kullanabilir, zamandan ve emekten tasarruf edebilirsiniz.

EDI ayrıca kağıt tabanlı iletişim yöntemleriyle ilişkili gecikmeleri de ortadan kaldırır. İş belgelerinin anında teslim edilmesini ve alınıp verilmesini sağlar. Elektronik belgelerin anında iletimi, daha hızlı yanıt sürelerine ve daha hızlı karar vermeye olanak tanır.

Hataları azaltın

EDI'nın otomatik işleme özelliği sayesinde manuel veri girişi hatalarından kaçınabilirsiniz. EDI ayrıca belgelerdeki hataların ve veri anormalliklerinin tespit edilmesine yardımcı olabilir. Belgelerdeki doğruluk oranının daha yüksek olması, bu yöntemle veri işleme verimliliğine daha fazla katkı sağlar.

Güvenliği artırın

EDI ile kullanıcı erişimini ve kimlik doğrulamasını daha iyi denetleyebilirsiniz. EDI, belirli dosyalara kimin erişebileceğini denetlemek için kimlik doğrulama ve şifreleme kombinasyonunu kullanır. Elektronik sistem, kağıt öncelikli geleneksel yöntemlerden çok daha güvenlidir.

Bağlantıyı geliştirin

Büyük veri kümelerini iş ortakları, kullanıcılar ve satıcılarla hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmak için bulut temelli dosya aktarımı hizmetlerini kullanabilirsiniz. EDI işlemleri iş süreçlerinize kolayca entegre olabilir ve şirketinizdeki bağlantıyı destekleyebilir.

Elektronik veri değişimi nasıl çalışır?

EDI öncelikle iki iletim biçimi kullanarak çalışır:

Noktadan noktaya veya doğrudan EDI bağlantısı, iki iş sistemini güvenli protokollere bağlar
Katma değerli ağ (VAN) yöntemi, veri iletim sürecini denetleyen üçüncü taraf bir ağ kullanır

EDI yazılımı genellikle belge alışverişi ve toplu işlemeyi kolaylaştırmak için bir posta kutusu paradigması kullanır. Basit Nesne Erişim Protokolü (SOAP) gibi güvenli internet protokolleri, Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü (SFTP) ve AS2 gibi HTTPS tabanlı protokoller EDI belgelerini iletmek için kullanılır. Ayrıca Akredite Standartlar Komitesi X12, Peppoi ve Odette gibi çeşitli kuruluşlar tarafından yönetilen iletişim standartları, temel düzeyde veri yönetişimi sağlar ve EDI işlemlerinde yüksek veri kalitesine olanak tanır.

EDI yazılımı ayrıca belgede daha fazla bağlam sunmak için iki veya daha fazla veri segmentini birleştirebilir. Örneğin EDI, bir siparişteki kalemleri ve miktarları kapsamlı bir şekilde tanımlamak için ITEMQUANTITY ve ITEMDESCRIPTION veri ögelerini ORDERLINE içinde birleştirebilir. Veri kombinasyonları daha zengin bağlam sağlar ve EDI belgelerinin yapısını kolaylaştırır.

Aşağıdaki resimde, iki kuruluş (sağlayıcı ve ödeme yapan) arasında bir EDI örneği gösterilmiştir.

Elektronik veri değişiminin uygulanması neyi gerektirir?

Aşağıdakiler iş belgelerini işlemek için EDI uygulamanın üç temel adımıdır.

Altyapı oluşturma

İlk adım, bir işletmenin herhangi bir EDI donanım ve yazılım bileşenini edinmesini ve kurmasını gerektirir. Bu noktalar, EDI belgeleri için iletim, entegrasyon, çeviri ve yol haritası çıkarmayı yönetir. EDI yazılımı, herhangi bir iş belgesinin doğru biçime dönüştürülmesini sağlar. Yaygın yazılım bileşenleri şunları içerir:

Bir dosyadaki adlar ve adresler gibi alanları alan ve ardından bunları standartlaştırılmış belgelere aktaran EDI eşleme yazılımı
Gönderenlerin ve alıcıların işlemleri alması, paketlemesi ve paketi açması için toplu zarflama ve zarf çözme yazılımı
Mesaj göndermeyi, mesajı doğru alıcı adreslerine teslim etmeyi ve mesajın hedef adrese uygun bir biçime sahip olmasını sağlayan mesaj yönlendirme yazılımı

Bu adım, genellikle güvenilir ve güvenli aktarım yolları sağlayan VAN'ların kurulumunu ve bağlanmasını da içerir. EDI'yı kurum içinde yönetmek istiyorsanız ağ ekipmanı, depolama ve sunucular gibi gerekli donanıma sahip olduğunuzdan emin olmalısınız.

Bağlantılar kurma

EDI sisteminiz için teknolojik temelleri attıktan sonra, iş ortaklarına bağlanmalısınız. Bu ticaret ortaklarıyla belgeleri işlediğiniz ve alıp verdiğiniz için güvenli ve güvenilir bir bağlantıyı kolaylaştıran EDI standartlarını uygulamanız gerekir.

Farklı sektörler ve bölgelerin her biri, farklı bir EDI standart biçimini tercih edebilir. EDI sisteminizi ticaret ortaklarınızla aynı standartları kullanacak şekilde yapılandırarak EDI belgelerinin alınıp verilmesini kolaylaştırabilirsiniz. Yapılandırma ayrıca güvenli bir veri aktarım yolu sağlamak üzere ihtiyaç duyduğunuz VPN'leri, güvenlik duvarlarını veya AS2 bağlantılarını ayarlamayı da içerir.

Standartlara uyum

EDI sisteminiz, sektörünüzün gerekli veri koruma yönetmeliklerine ve standartlarına uygun olmalıdır. Kullandığınız standartlarda bir güncelleme varsa uyumluluğu korumak için sisteminizi ayarlamanız gerekir. Aynı şekilde, ticaret ortaklarınız takip ettikleri standartları değiştirmeye karar verirse yeni özelliklerinin farkında olmalı ve bunlara göre hareket edebilmelisiniz.

Elektronik veri değişimi çözümlerinin zorlukları nelerdir?

Bir EDI çözümünü hayata geçirmek isteyen işletmeler aşağıdaki yaygın zorluklarla karşılaşabilir.

Uygulama maliyetleri

İş süreçlerinizde EDI kullanmak önemli bir başlangıç yatırımı gerektirir. Yasal standartlara uygun donanım, yazılım ve sistemlere yatırım yapmanız gerekir. Üçüncü taraf EDI ağ sağlayıcısı kullanıyorsanız bu hizmetler için de ödeme yapmanız gerekir. EDI entegrasyonunun başarısını sağlamak için personelinizi EDI süreçleri, yaklaşımları, standartlar ve yazılımlar konusunda eğitmelisiniz. Devamlı eğitim maliyet konusunu da beraberinde getirir ve işletmelerin erişilebilir eğitim kaynakları oluşturmasını gerektirir.

Belge eşleme

Diğer bir zorluk ise EDI biçimini mevcut belgelerle etkili bir şekilde eşlemektir. Şu anda birden fazla sistem kullanıyorsanız doğruluğu sağlamak için veri eşlemenizi kapsamlı bir şekilde test etmeniz gerekir. Bunu yönetecek uzmanlığa sahip değilseniz süreç zaman alıcı ve karmaşık olabilir.

Ölçeklendirme zorlukları

EDI çözümleriniz çalışır duruma geldikten sonra, sisteminizi tüm lojistik ortakları ve satıcıları arasında ölçeklendirmede zorlanabilirsiniz. Örneğin ticaret ortağınıza bağlı olarak satın alma siparişlerinde farklı iş kuralları, veri kalemleri ve belge alanları bulunabilir. EDI sisteminizi ölçeklendirmek için farklı satıcılar arasında değişen EDI hazırlık düzeylerine uyum sağlamanız gerekir.

Sürekli izleme

Yanlış, eksik veya tutarsız bilgiler EDI çözümlerini sekteye uğratır. Olası kesintilerin, veri kalitesinde düşüşün veya uyumsuzluk durumlarının önüne geçmek için EDI sistemlerini ve mevcut güvenlik standartlarını sürekli izlemelisiniz. Ortaya çıkan uyumluluk sorunlarını azaltmak için düzenli denetimler, güvenlik değerlendirmeleri ve performans incelemelerine kaynak ayırmanız gerekir.

AWS, elektronik veri değişimi gereksinimlerinizi nasıl destekleyebilir?

Amazon Web Services (AWS) güvenli, basit ve ölçeklenebilir dosya aktarımlarıyla verileri kolayca paylaşmak ve yönetmek için kullanabileceğiniz AWS Aktarım Çözümleri Ailesi'ni sunar. Aktarım Çözümleri Ailesi ile şunları yapabilirsiniz:

Dosya aktarımlarını yönetme ve aktarım iş akışlarınızı saatler içinde modernize etme
Bilgileri Amazon Esnek Dosya Sistemi (Amazon EFS) veya Amazon Basit Depolama Hizmeti (Amazon S3) içinde depolama ve az kodlu bir hizmetle olay odaklı otomatik görevleri tetikleme
Veri şifreleme, VPC, FIPS uç noktaları ve PGP ile güvenlik gerekliliklerine uyum sağlama
Binlerce eş zamanlı kullanıcıyı destekleme ve B2B dosya aktarımlarınızı hızla ölçeklendirme

EDI belge sisteminizi güçlü ve modern bir dosya aktarımı iş akışına dönüştürmek için Aktarım Ailesi'ni kullanabilirsiniz.

Hemen bir hesap oluşturarak AWS'de elektronik veri değişimini kullanmaya başlayın.

EDI nedir?