Caso de Éxito – Cómo la ciudad de Aracaju utiliza los servicios digitales para modernizar sus procesos

Por Bruno Silveira, Arquitecto de Soluciones para Socios ISV, Sector Público de Brasil
Leonardo Granja, Gerente de Desarrollo de Socios, ISV y Startups, Sector Público de Brasil
Ricardo Duarte, Líder de Éxito del Cliente, 1Doc
Jeferson Castilhos, Fundador, 1Doc
José Carlos Roso, Éxito del Cliente, 1Doc
Jaison Niehues, Fundadora, 1Doc

Fundada en 2014,  1Doc  es una plataforma SaaS para la transformación digital que simplifica los procesos y ayuda al sector público a cumplir con su objetivo principal, que es satisfacer de forma rápida, clara y eficiente todas las necesidades de la población. También eliminamos el papel en los procesos, generando economía, preservando el medio ambiente y aportando velocidad a toda la cadena.  En 2017 Softplan adquirió 1Doc, convirtiéndose en un proveedor primario de software para municipios.

Resumen

La transformación digital es un movimiento inevitable en todas las esferas y no podría ser diferente en el público. La digitalización tiene una serie de beneficios, empezando por el impacto sostenible al eliminar el papel como vehículo de información más allá del impacto social, ya que con los procesos digitales se incrementa la transparencia, a medida que los procesos se vuelven 100% trazables.

En 2020, 1Doc incrementó su impacto en un 127% en comparación con 2019, pasando de 11 millones de personas beneficiadas a más de 25 millones en la actualidad. Esto permitió que los contribuyentes puedan satisfacer su necesidades sin salir de casa.

El Reto

El uso del papel para procesos de procesamiento puede traer un costo operativo, financiero y ambiental que hoy en día puede hacer que su uso sea inviable. Con esto en mente, 1Doc creó una solución con los servicios de AWS para digitalizar procesos, optimizando tiempos, reduciendo costos e incrementando la sustentabilidad del medio ambiente en el sector público.

La Solución

1Doc Arquitectura

La arquitectura de alta disponibilidad de 1Doc puede verse en la siguiente figura:

Amazon Aurora se utiliza para almacenar datos de aplicaciones. Cada emisión generada se guarda en la base de datos, junto a la estructura de clientes, sectores, usuarios y personas/contactos (que pueden ser PJ y PF). Asimismo, la base de datos almacena la referencia a los archivos adjuntos que se envían a Amazon S3, que también almacena el código estático de la aplicación. Originalmente la base de datos usó Amazon RDS hasta principios de 2020, pero con la llegada de Amazon Aurora en São Paulo el sistema fue migrado al nuevo motor de base de datos, mejorando el rendimiento y eliminando la provisión manual de espacio de disco para garantizar IOPS. Para las réplicas de lectura, se ha creado una función usando Amazon Lambda para escalar en función del tiempo.

Hay una capa de caché que utiliza Amazon ElasticCache para Redis para evitar consultas directas a la base de datos donde se almacena gran parte de la información consumida por la aplicación. También existe una capa creada para realizar búsquedas textuales con Amazon ElasticSearch Service.

La arquitectura también se beneficia de servicios como Elastic Load Balance para el balanceo del tráfico de las aplicaciones y Amazon Elastic Container Service para brindar elasticidad y escalabilidad a los servicios de aplicaciones basados en contenedores. Se usó también Amazon Simple Queue Service para operaciones asincrónicas de intercambio de información, Amazon CloudWatch para supervisar y centralizar métricas y gráficos de todos los servicios de soluciones, y utilizar las herramientas de desarrollo de AWS para soportar el ciclo de vida del desarrollo.

Pipeline de desarrollo

Para tener un proceso de integración y entrega continua, 1Doc utiliza los servicios para desarrollo de aplicaciones de AWS, como se muestra en la figura:

Bitbucket, que se utiliza aquí para el control de versiones de código, está totalmente integrado con servicios de AWS como AWS Codepipeline responsable de organizar la canalización, AWS CodeBuild para crear los artefactos (contenedores), que posteriormente se almacenan en  Amazon Elastic Container Registry. La arquitectura hace uso de  AWS CodeDeploy para implementar  tanto en Amazon EC2 como en Amazon Servicio de contenedores elásticos. (previa aprobación del equipo de control de calidad)

Caso Aracaju

El objetivo principal del proyecto JUIntelligent de la Prefectura de Aracaju era innovar y mejorar la eficiencia de la atención de la ciudad a la población. La aplicación de los procesos digitales en la gestión pública tiene como objetivo ahorrar recursos financieros y humanos, proporcionar acceso a la información a toda la población y preservar el medio ambiente. En función de ello, se estima que se ahorrarán 150 árboles y más de 11,5 millones de litros de agua al mes.

 En los primeros 4 meses de uso, el proyecto obtuvo ahorros de más de R$250,000 para las arcas públicas que se gastaron en papel. Con la informatización de todos los procesos de gestión pública municipal, se estima que los ahorros superan actualmente los R$190 mil mensuales. En cantidad de hojas de papel esto representa un ahorro de más de 3 millones de impresiones.

 Ya hay más de 1.000 servicios internos y externos disponibles para los aracajuanos, es decir, hay miles de tipos de necesidades que pueden ser satisfechas desde cualquier lugar, a cualquier hora del día, sin necesidad de desplazamiento físico. Todo esto de forma transparente y segura, ya que el proceso se inicia y termina virtualmente – permitiendo al ciudadano monitorear y controlar cada etapa del proceso de atención.

Además de contemplar a la población, el proyecto ayuda a los funcionarios públicos a organizar el trabajo, comunicarse mejor y satisfacer las necesidades con mayor eficiencia, transparencia y compromiso. También supervisa el progreso de las rutinas diarias en cada sector y reemplaza el uso de papel a partir del registro de las demandas internas y externas de los órganos.«El Ajuinteligente representa una ruptura cultural en el sector público. Tendremos la reducción significativa de costos invisibles como el gasto en resmas de papel, combustible, vehículos y servidores que a menudo hacen esta entrega de documentos entre órganos y el sector de la administración municipal», dice Edvaldo Nogueira, alcalde de Aracaju.

Finalización y próximos pasos

En esta artículo mostramos cómo un socio de AWS utilizó los servicios en la nube para crear una solución que impacte a millones de ciudadanos más allá de la economía y optimización de procesos para el estado de Sergipe, contribuyendo a la calidad de vida de las generaciones actuales y futuras del estado de Sergipe.

Las primeras etapas del proyecto en la Prefectura de Aracaju contemplaron los sectores con mayor demanda de la población, y ahora el siguiente paso será la integración de todas las secretarías internas y externas del municipio.

Este artículo fue traducido del Blog de AWS en Portugués.

Sobre los autores

Ricardo Duarte, líder del éxito del cliente en 1Doc.

Jeferson Castilhos, Fundador de 1Doc.

José Carlos Roso, Éxito del Cliente de 1Doc.

Jaison Niehues, Fundadora de 1Doc.

Bruno Silveira, arquitecto de soluciones de AWS en el equipo del sector público centrado en los socios ISV. Con una trayectoria previa en instituciones como Hepta Tecnologia, Caixa, Itaipú Binacional, Parque Tecnológico Itaipú, Ministerio de Minas y Energía y Ministerio de Cultura, Bruno está entusiasmado con prácticas ágiles como Lean y Scrum y disfruta del rock’n roll acompañado con una buena cerveza.

Leonardo Granja, director de desarrollo de socios de AWS en el equipo del sector público centrado en socios ISV y startups. Internacionalista en Damas College, estudió Dirección Estratégica en la London School of Economics and Leadership en Insper. Entradas acumuladas para Amcham y Twenty Six Trading, fue Jefe de Alianzas para América Latina en Liferay y Asesor de CosmoBots. También actúa como mentora de Startup.