Amazon WorkDocs est un service de stockage et de partage d'entreprise sécurisé et entièrement géré qui offre de puissantes options de contrôle administratif et de commentaire afin d'accroître la productivité des utilisateurs.

Les utilisateurs peuvent commenter des fichiers, les envoyer à d'autres personnes pour obtenir un retour et charger de nouvelles versions sans avoir besoin de les envoyer par e-mail en tant que pièces jointes. Ces fonctionnalités sont accessibles partout, sur tous les appareils, y compris PC, Mac, tablettes et téléphones. Amazon WorkDocs offre également aux administrateurs informatiques la possibilité d'intégrer des annuaires d'entreprise existants, d'utiliser des politiques de partage souples et de choisir l'emplacement de stockage de leurs données. Les clients peuvent commencer à utiliser Amazon WorkDocs dans le cadre d’un essai gratuit de 30 jours incluant 1 To de stockage par utilisateur, dans la limite de 50 utilisateurs.

Amazon WorkDocs propose le kit SDK Amazon WorkDocs.  Le kit SDK Amazon WorkDocs simplifie la construction de collaboration de contenu et la gestion de capacités dans vos solutions et applications en fournissant un niveau d'accès administrateur et utilisateur complet aux ressources de site Amazon WorkDocs. Vous pouvez créer de nouvelles applications ou créer des intégrations avec des solutions et des applications existantes sur Amazon WorkDocs. Le kit SDK Amazon WorkDocs fait partie du kit SDK AWS pour que vous puissiez facilement tirer parti du potentiel de la plateforme AWS pour la sécurité, la surveillance, la logique commerciale, le stockage et le développement d'applications.

 

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Les utilisateurs peuvent commenter des fichiers, les envoyer à d'autres personnes pour obtenir un retour et charger de nouvelles versions sans avoir besoin de les envoyer par e-mail en tant que pièces jointes. Les utilisateurs peuvent commenter le contenu spécifique d'un fichier, répondre aux commentaires, envoyer des commentaires privés, mettre les commentaires en forme pour les mettre en avant, résoudre des commentaires et les filtrer. Ils peuvent également transmettre des remarques pertinentes à certains contributeurs en balisant le commentaire avec leur adresse e-mail. Ils peuvent également désactiver les notifications par e-mail pour n'importe quel fichier et verrouiller le document pour que celui-ci ne reçoive pas de retour supplémentaire. Amazon WorkDocs informe les contributeurs des activités et des échéances de révision par e-mail, et offre des fonctionnalités de gestion des versions.

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Les utilisateurs peuvent partager des fichiers dans et hors de leur organisation en partageant un lien ou en invitant d'autres utilisateurs avec une adresse e-mail valide. Ils peuvent créer un lien partageable pour tout fichier présent sur Amazon WorkDocs en cliquant sur « Partager un lien ». Lors du partage d'un lien, les utilisateurs peuvent rendre leur lien public pour tout le monde ou restreindre l'accès à seulement quelques utilisateurs sur leur site Amazon WorkDocs. Ils peuvent également indiquer une date d'expiration, définir un mot de passe à quatre chiffres pour y accéder et désactiver un lien partagé à tout moment. Les administrateurs contrôlent la possibilité de créer des liens publics, peuvent limiter les utilisateurs pouvant créer des liens et désactiver tous les liens publics existants à tout moment. Cela simplifie l'intégration de liens vers des fichiers dans les documents et les pages Web. 

Ils peuvent également inviter des utilisateurs internes et externes à collaborer en sélectionnant « Partager sur invitation » dans le menu déroulant du fichier et en saisissant une adresse e-mail valide. Si le destinataire est un utilisateur, il devra se connecter à WorkDocs pour visualiser le fichier. Si le destinataire n'est pas un utilisateur, il devra créer un compte utilisateur invité à la première connexion pour visualiser le fichier. Il n'y a aucuns frais pour les utilisateurs invités et les administrateurs peuvent faire passer un utilisateur invité au statut d'utilisateur à tout moment. Les administrateurs contrôlent qui peut inviter des utilisateurs invités, qui peut désactiver les utilisateurs invités à tout moment et peuvent contrôler toute activité des utilisateurs invités dans le Flux d'activités. Cela simplifie la collaboration avec les personnes dans et hors de votre entreprise et le suivi des accès à vos fichiers.

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Amazon WorkDocs offre aux utilisateurs un accès centralisé, avec un stockage de 1 To, aux documents et dossiers qu’ils révisent, mais aussi à ceux dont ils sont propriétaires et pour lesquels ils sollicitent un retour. Grâce à ce stockage centralisé des fichiers, les réviseurs peuvent accéder à l'ensemble des commentaires en quelques clics depuis une même page et ajouter leurs propres retours tout aussi facilement. Les utilisateurs peuvent ouvrir des fichiers Microsoft Office, .pdf et .txt grâce aux applications par défaut de leur ordinateur, et enregistrer automatiquement les modifications sur Amazon WorkDocs. Le flux d'activités permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées, de se tenir informés des derniers développements et de trouver rapidement les fichiers et les dossiers dont ils ont besoin.

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Les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers stockés dans Amazon WorkDocs, les commenter et consulter les retours existants à tout moment, où qu'ils se trouvent et sur le périphérique de leur choix. Pour ce faire, il leur suffit d'utiliser les applications Amazon WorkDocs pour iPad, Kindle Fire et Android. Quant au client Amazon WorkDocs Sync, il permet aux utilisateurs de télécharger automatiquement des fichiers enregistrés sur leur ordinateur dans Amazon WorkDocs via une connexion chiffrée, puis de synchroniser ces fichiers sur leurs autres périphériques.

Les utilisateurs peuvent aussi utiliser le lecteur Amazon WorkDocs Drive. Avec WorkDocs Drive, tous vos fichiers sont disponibles à la demande dans l'explorateur de fichiers Windows sans être stockés localement. Il est facile d'utiliser WorkDocs Drive comme lecteur local et de ne plus avoir besoin d'utiliser des partages de fichiers réseau pour le lecteur local de votre équipe. 

Vous pouvez prendre d'autres mesures dans Amazon WorkDocs Drive par l'intermédiaire de l'explorateur de fichiers Windows. Vous pouvez partager des liens vers des fichiers, inviter des utilisateurs Amazon WorkDocs Drive à collaborer sur des fichiers, verrouiller les fichiers sur lesquels vous travaillez pour éviter qu'ils soient écrasés, ajouter des fichiers à vos favoris dans Amazon WorkDocs Drive, stocker des favoris pour y accéder hors ligne, rechercher facilement des fichiers sur Amazon WorkDocs Drive et ouvrir n'importe quel fichier dans le client web Amazon WorkDocs Drive pour ajouter des commentaires. Toute modification apportée est automatiquement synchronisée sur Amazon WorkDocs Drive par connexion chiffrée.

Les utilisateurs d'Amazon WorkSpaces et d'une version bureau de Microsoft Windows peuvent utiliser Amazon WorkDocs Drive. Amazon WorkDocs Drive est disponible en aperçu limité pour Microsoft Windows.

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Disponible pour 5 USD par utilisateur et par mois avec 1 To de stockage inclus, Amazon WorkDocs est une solution peu coûteuse et entièrement gérée. Autrement dit, vous n'avez aucun matériel à acheter et à entretenir, ni aucun logiciel à déployer. Il suffit d'activer Amazon WorkDocs pour votre organisation et d'inviter des utilisateurs. Une période d’essai de 30 jours, dans la limite de 50 utilisateurs, incluant 1 To de stockage par utilisateur, est disponible pour vous permettre de découvrir le service.

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Amazon WorkDocs offre des paramètres de sécurité et des contrôles d'accès flexibles afin de gérer le stockage et le partage des données. Vous pouvez utiliser les politiques pour contrôler les capacités de partage des utilisateurs et choisir la région AWS dans laquelle les données utilisateur sont stockées. Toutes les données sont chiffrées en transit et au repos, et les utilisateurs n'ont pas besoin d'envoyer des documents par e-mail en tant que pièces jointes. 

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Amazon WorkDocs offre une visibilité étendue dans les activités à l'échelle du site en temps quasi-réel et six régions AWS parmi lesquelles choisir pour répondre aux exigences de localisation des données. Ce service est éligible à la norme HIPAA et conforme au standard PCI-DSS. Vous pouvez également utiliser le kit SDK Amazon WorkDocs pour intégrer Amazon WorkDocs dans vos applications d'audit, de protection antivirus et de prévention des pertes de données. Ainsi, vous êtes en mesure de protéger vos fichiers contre les menaces internes et externes et de maintenir votre conformité réglementaire.

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Amazon WorkDocs permet l'intégration de votre système Active Directory existant. Ainsi, les utilisateurs peuvent facilement accéder à Amazon WorkDocs à l'aide de leurs informations d'identification Active Directory existantes, et vous pouvez déterminer quels utilisateurs de votre organisation sont autorisés à accéder au service.

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