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Amazon Chime を利用したリモートワークのベストプラクティス
COVID-19は、私たちの働き方や学び方など、私たちの生活のほぼすべての側面に影響を与えています。多くの従業員と学生は過去に在宅勤務を経験していないため、在宅中は家族の時間を増やすなどのメリットがあるかもしれませんが、テクノロジー、環境、エチケットのベストプラクティスに注意を払い、最良の結果を得ることが重要です。フルタイムで在宅勤務をしている私として、今日皆さんと共有するいくつかのベストプラクティスを学びました。私は定常的に仕事でAmazon Chimeを使用しているため、これらのベストプラクティスとサービスの機能を組み合わせて、リモートで作業するときに生産性を維持する方法についても併せて説明します。たとえば、対面していなくても、チームや顧客とのつながりを感じるにはビデオが非常に役立ちます。
ベストプラクティスについて詳しく見ていきましょう。
リモートワーク環境のセットアップ
自宅の快適で静かな場所にワークスペースをセットアップするために、少し時間をかけることをお勧めします。キッチンのテーブルでラップトップを開いて仕事を始めるのは問題ないと思いますし、最初はそうでした。多くの気晴らしを除いて、これは、あなたとあなたの中で行われているアクションとの間にしっかりした障壁を提供しません。ワークスペースを設置するための専用の部屋がない場合は、気を散らさないようにできる場所を探してください。選択の余地がある場合は、音の反響が抑制されるカーペットが最適です。
適切な照明を確保し、邪魔にならない背景を選びます
背景、照明、および周囲もビデオ会議にとって重要です。窓のように背後に明るい光源を置かないようにしてください。これにより、ウェブカメラが背後の光に順応し、顔が暗くなります。壁が後ろにあるものも重要です。ニュートラルな色で、気を散らすものは何もないことが最善です。
ウェブカメラまたは内蔵カメラを正しく配置します
顔はフレームの中央に配置する必要があります。近すぎたり遠すぎたりせずに、すべての側面に少し余裕を持たせると見栄えが良くなります。また、カメラは顔の真上または真下ではなく、まっすぐに配置する必要があります。
適切なテクノロジーツールの選択
オーディオとビデオの品質を大幅に改善するために実行できる手順があります。ヘッドセット、外部Webカメラを使用し、インターネット接続がリモートでの作業に十分対応できる堅牢性を確保するには、いくつかの方法があります。
高品質のヘッドセットを使用する
優れたヘッドセットを使用することにはいくつかの利点があります。まず、マイクがスピーカーからオーディオをキャプチャしてループを作成するときに発生するエコーの可能性を減らします。Amazon Chimeは組み込みのエコーキャンセレーションを使用しますが、極端な場合でもプレゼンターの声はまだ歪む可能性があります。ただし、「遠く」からの音がヘッドセットスピーカーの耳に含まれている場合、マイクがその音声を聞いてループを形成するのがはるかに難しくなります。エコーを制限することに加えて、マイクを口に近づけることで、会議で聞こえるバックグラウンドノイズが減少します。Amazon Chimeを使用すると、会議中に好みのオーディオデバイスを組み込みのマイクとスピーカーからヘッドセットに簡単に変更できます。Amazon Chime デバイス認定ページにお勧めデバイスの一覧があります。
外部Webカメラの使用
ラップトップに組み込まれたカメラには、さまざまな解像度と品質があります。外部Webカメラの利点の1つは、顔の前に向けられ、フレーム内の中央に配置される位置に物理的に配置できることです。内蔵のラップトップカメラでは、ビューが鼻の下にある可能性があり、角度が原因で気が散ることもあります。720pまたは1080p HDウェブカメラで最高の結果が得られます。可能であれば、顔を照らすライトを使用すると、顔がよりはっきり見えます。Amazon Chimeでは、最大16人の参加者をビデオに参加させることができ、参加者は通話中にいつでもビデオをオンにすることができます。
良いインターネット接続
仕事に使用するビデオ会議やその他のリアルタイムの帯域幅集中型プログラムは、インターネット接続に負担をかける可能性があります。考えるべきことは、作業中にインターネット帯域幅を誰がどのように使用しているかです。たとえば、あなたの家の他の人々も、大きな帯域幅が必要となる作業、ストリーミング、またはゲームを家で消費している可能性があります。特に通常より多くのユーザーがVPN接続を使用している場合は、会社のネットワークに戻るVPN接続がボトルネックになることがあります。VPNから切断して、サービスで許可されている場合は、会議ソフトウェアを再試行してください。Amazon Chimeには「赤いマイク」と呼ばれる機能があり、ネットワーク帯域幅に問題がある場合に視覚的に表示されます。会議中にこれが発生した場合は、電話でダイヤルインして、インターネット接続でオーディオがストリーミングされないようにしてください。
事前に機器、ソフトウェア、接続、オーディオ、ビデオ、照明をテストします
テストは重要であり、問題が発生した場合のトラブルシューティングを行う時間を提供します。可能であれば、オーディオとビデオをオンにして同僚との短い会議を設定します。お持ちの会議ソフトウェアで録音が許可されている場合（Amazon Chimeでの方法はこちら）、その機能をオンにして品質を確認することができます。Amazon Chimeには画面共有機能があり、モバイル、Mac、PCのアプリもあります。AWSアカウントやクライアントアプリケーションがなくても、他のユーザーがAmazon Chimeを使用できるウェブアプリもあります。Outlook用Amazon Chimeアドインを利用して、シングルクリックで会議をスケジュールします。自動通話機能を使用すると、会議室にいなくても会議を予定どおりに開始できます。
ミーティングのエチケットを覚えておく
環境とテクノロジーを最適化することで、会議の質を向上させることができますが、在宅勤務中に会議を成功させるには、他にもいくつかすべきことがあります。
話していないときにマイクをミュートする
これは単純のように見えますが、忘れがちです。Amazon Chimeを使用している場合は、すべての参加者、オーディオを介してどのように接続されているか、ミュートされているかミュートされていないかを示す「ビジュアル名簿」があります。また、ミュートが解除されている間に誰かが騒いでいる場合、どの参加者から妨害が発生しているかを確認できるため、会議の誰もが一時的にミュートできます。これは、会議のサイズが直接のチームだけを超えて大きくなる場合に特に役立ちます。エコーや犬の吠え声などの妨害をすばやく排除できると、会議の焦点を維持するのに役立ちます。
ビデオの邪魔にならないように配慮する
カメラを使用している場合は、発表者や出席者の注意をそらすようなことはしないようにしてください。たとえば、食事をしたり、携帯電話に応答したり、ペットと遊んだりしたりすることです。このような場合は、ビデオをオフにして、会議の焦点を絞ることをお勧めします。Amazon Chimeでは、（イベントモードを使用していない限り）すべてのユーザーがいつでもビデオをオン/オフにすることができます。
コンテンツをリモート表示用に最適化する
他のユーザーがプレゼンテーションを電話、タブレット、または小さなコンピューター画面で表示している可能性があるため、フォントが読みやすい大きさであることを確認してください。良い基準点は、24ptフォントの上に留まり、テキストに暗い色を使用することです。ビデオクリップの再生はリモート会議ではうまく機能しないため、個別に表示するためにリンクを送信することをお勧めします。Amazon Chimeを使用すると、画面または画面上の特定のウィンドウだけを会議の他のすべての参加者と簡単に共有できます。プレゼンターを変更しても、会議の主催者が介入する必要がないため、時間を節約できます。
聞こえるようにはっきりと大声で話す
オーディオをキャプチャして再生すると、ある程度の音が失われます。この喪失を軽減するために、話し方を意識することで、会議で他の人に対するあなたの言葉の理解に違いをもたらすことができます。すべてのAmazon Chimeミーティング内で誰がビジュアル名簿で話しているかを示すインジケーターがあります。
避けられない注意散漫を受け入れる
多くの学校が閉鎖されているため、自宅にいるのは同僚だけではありません。気晴らしがあり、ストレスレベルが通常よりも少し高くなる可能性があることを理解して受け入れることも大切です。
結論
新しい作業環境に慣れることは、最初は大変ですが、快適になればそれが当たり前になります。物理的にも仮想的にも境界を設定することを忘れないでください。オフィスで行うような自然な境界はありません。あなたの労働時間を確立し、同僚、上司、そして重要なことにあなたの家族と一緒にそれらに固執するために最善を尽くしてください！
リソース：お客様は、Amazon Chime ウェブサイトで詳細を確認し、組織向けのAmazon Chime（セットアップ手順またはビデオ）を入手できます。こちらの資料もChimeをご理解いただくのに役に立ちます。
最近のアップデート:
2020年3月30日 Amazon Chimeは最大250名のビデオ会議に対応しました。これにより大規模な会議も実施が出来るようになりました。こちらから、無料でお試しができます。
– 翻訳、加筆修正はシニアエバンジェリストの亀田が行いました。