Case de Sucesso – Como a cidade de Aracaju está usando serviços digitais para modernizar seus processos

Bruno Silveira, Partner Solutions Architect, ISV Partners, Brazil Public Sector

Leonardo Granja, Partner Development Manager, ISV & Startups, Brazil Public Sector

Ricardo Duarte, Líder de Customer Success, 1Doc

Jeferson Castilhos, Fundador, 1Doc

José Carlos Roso, Customer Success, 1Doc

Fundada em 2014,  a  1Doc  é  uma  plataforma  SaaS  para transformação digital que simplifica processos e ajuda o setor público a  cumprir  seu  principal  objetivo  que  é  atender de  forma  rápida,  clara  e  eficiente todas  as demandas da população. Também eliminamos o papel nos  processos,  gerando economia,  preservando  o  meio  ambiente  e levando celeridade  à  todas  as  tramitações.  Em 2017 a Softplan adquiriu a 1Doc e se tornou o principal software para a prefeituras da companhia.

Overview

A transformação digital é um movimento inevitável em todas esferas e não poderia ser diferente na pública. A digitalização causa uma série de benefícios, começando pelo impacto sustentável ao eliminar o papel como veículo de informação além do impacto social, pois com processos digitais, há aumento na transparência, pois os processos passam a ser 100% rastreáveis.

Em 2020, a 1Doc aumentou em 127% o impacto de atuação em relação à 2019, onde eram 11 milhões de pessoas beneficiadas e hoje já são mais de 25 milhões. Os contribuintes criam  e  acompanham  suas  demandas  sem  sair  de casa.

O Desafio

O uso de papel para tramitação de processos pode trazer um custo operacional, financeiro e ambiental que nos dias de hoje podem tornar inviável sua utilização. Tendo isso em vista, a 1Doc criou uma solução com serviços AWS para digitalizar esses processos, otimizando tempo, custos e aumentando a sustentabilidade ambiental no setor publico.

A Solução

Arquitetura do 1Doc
A arquitetura, em alta disponibilidade, do 1Doc é descrita na figura abaixo:

Para guarda dos dados da aplicação é usado o Amazon Aurora. Cada emissão gerada é salva no banco, bem como toda a estrutura de clientes, seus setores, usuários e pessoas/contatos (que podem ser PJ e PF). No banco é armazenado a referência aos anexos, que são enviados ao Amazon S3, que tamém armazena os códigos estáticos da aplicação. Anteriormente era utilizado o Amazon RDS até o início de 2020 porém, com a chegada do Amazon Aurora na região de São Paulo, foi realizada a migração, chamando a atenção para a melhor performance e o fato de não precisar alocar disco para garantir IOPS. Para as read replicas, foi criada uma função com o Amazon Lambda para realizar a escala baseada em horário.

Há uma camada de cache utilizando o Amazon ElasticCache para Redis onde há economia na consulta diretamente ao banco de dados onde a grande parte das informações que são consumidas pela aplicação estão armazenadas. Há também uma camada criada para realização de buscas textuais utilizando o Amazon ElasticSearch Service.

A arquitetura também se beneficia de serviços como Elastic Load Balance para balanceamento do tráfego de requisições da aplicação, Amazon Elastic Container Service para os serviços da aplicação executarem de forma escalável com containers, Amazon Simple Queue Service para operações de uso de informações assíncronas, Amazon CloudWatch para o monitoramento e centralização das métricas e gráficos de todos os serviços da soluções e o uso do AWS Development Tools para criar um pipeline de desenvolvimento.

Pipeline de Desenvolvimento

Para ter um processo de Integração e Entrega Contínua, o 1Doc utiliza serviços do AWS Development Tools, como mostra a figura abaixo:

Para o versionamento do código é utilizado o Bitbucket, que é totalmente integrado com os serviços AWS, sendo o AWS Codepipeline responsável pela orquestração do pipeline, o AWS CodeBuild para a construção dos artefatos (containers) e posteriormente armazenados no Amazon Elastic Container Registry, o AWS CodeDeploy para a realização do deployment tanto em staging no Amazon EC2 e, caso aprovado pela equipe de QA, como em produção no Amazon Elastic Container Service.

Caso Aracaju

O projeto AjuInteliGENTE da Prefeitura de Aracaju teve como principal objetivo inovar e melhorar a eficiência do atendimento da prefeitura à população. A aplicação de processos digitais na gestão pública visa economizar recursos financeiros, humanos, dar acesso à informação para toda população e preservar o meio ambiente. Estima-se que serão poupadas 150 árvores e mais de 11,5 milhões de litros de água por mês.

Nos primeiros 4 meses de uso, o projeto rendeu uma economia de mais R$250 mil aos cofres públicos que eram gastos com papel. Com a informatização de todos os processos da gestão pública municipal estima-se uma economia que ultrapasse R$190 mil por mês. Em quantidade de folhas de papel, isto significa que mais de 3 milhões de impressões deixaram de ser impressas.

Já são mais de 1.000 serviços internos e externos disponíveis para os aracajuanos, ou seja são milhares de tipos de demandas que podem ser abertas de qualquer lugar, a qualquer hora do dia, sem necessidade de deslocamento físico. Tudo isso de forma transparente e segura, já que o processo é iniciado e encerrado virtualmente, possibilitando que o cidadão monitore e acompanhe cada estágio do atendimento.

Além de contemplar a população, o projeto auxilia os servidores públicos a organizar o trabalho, se comunicar melhor e atender as demandas com maior eficiência, transparência e engajamento. E ainda monitora o andamento das rotinas diárias em cada setor e substitui o uso do papel a partir do registro das demandas internas e externas dos órgãos.”O Ajuinteligente representa uma ruptura cultural no setor público. Teremos a significativa redução de custos invisíveis como os gastos com resmas de papel, combustível, veículos e servidores que, muitas vezes, faziam essa entrega de documentos entre órgãos e setor da administração municipal” afirma Edvaldo Nogueira, prefeito de Aracaju.

Conclusão e próximos passos

Neste blog post mostramos como um parceiro AWS usou serviços em nuvem para criar uma solução que impacta em milhões de cidadãos além da economia e otimização de processos para o estado sergipano e também com a sustentabilidade a qualidade de vida das atuais e futuras gerações do estado de Sergipe.

As primeiras etapas do projeto na Prefeitura de Aracaju contemplaram os órgãos com maior demanda da população e agora o próximo passo será a integração de todas as secretarias internas e externas da prefeitura.

Sobre os autores

Ricardo Duarte, Líder de Customer Success da 1Doc

Jeferson Castilhos, Fundador da 1Doc

José Carlos Roso, Customer Success da 1Doc

Jaison Niehues, Fundador da 1Doc

Bruno Silveira, Arquiteto de Soluções da AWS no time de Setor Publico com foco em ISV Partners e Startups. Com carreira prévia em instituições como Globalweb, Hepta Tecnologia, Caixa, Itaipu Binacional, Parque Tecnológico Itaipu, Ministério de Minas e Energia e Ministério da Cultura, Bruno é entusiasta em práticas ágeis como Lean e Scrum e gosta muito de um bom rock’n roll com uma boa cerveja.

Leonardo Granja, Partner Development Manager na AWS no time de Setor Publico com foco em ISV Partners e Startups. Internacionalista pela Faculdade Damas, estudou Gestão Estratégica na London School of Economics e Liderança no Insper. Acumulou passagens pela Amcham e Twenty Six Trading, foi Head de Parcerias para a América Latina na Liferay e Advisor da CosmoBots. Atua ainda como Mentor de Startups.