ما المقصود بنظام إدارة المستندات (DMS)؟
ما المقصود بنظام إدارة المستندات (DMS)؟
يُعد نظام إدارة المستندات (DMS) مستودعًا للمستندات الإلكترونية يوفّر وظائف تسهّل التفاعل مع المستندات داخليًا وعبرها. من بين ميزات نظام إدارة المستندات (DMS) إمكانية التخزين، والبحث، وإدارة الإصدارات، وتنظيم مسارات العمل. تعتمد المؤسسات نظام إدارة المستندات (DMS) لتعزيز الكفاءة والحماية وتتبع العمليات عند إدارة كميات كبيرة من المستندات.
ما أهمية نظام إدارة المستندات (DMS)؟
تقوم المؤسسات في القطاعات الخاصة والعامة بتجميع وتخزين عدد كبير من المستندات ضمن أنشطتها اليومية. تتراكم المستندات ضمن العديد من العمليات التجارية مثل حملات التسويق، وإدارة المورّدين، والفواتير المالية، وبيانات الموارد البشرية في الشركات. نظرًا لضخامة عدد المستندات في الأعمال التجارية، تُعد إدارة المستندات جانبًا أساسيًا يجب مراعاته. لم يعد تنظيم المستندات يتطلب حلولًا ورقية أو مجلدات رقمية بسيطة أو تسمية يدوية للملفات، وذلك بفضل التقدم التكنولوجي.
تسهيل إدارة المستندات
تقتصر إمكانيات إدارة المستندات في أنظمة التشغيل على وظائف أساسية مثل التنقّل ضمن هيكل الملفات وعرض الخصائص البسيطة. إلا أن حلول إدارة المستندات المدمجة قد تُربك المستخدمين أو تعيقهم عن العثور على المعلومات الأساسية المطلوبة.
تساعد أنظمة إدارة المستندات (DMS) المستخدمين والفرق على تخزين وتنظيم وفرز والبحث عن المستندات الإلكترونية داخل المؤسسة بسهولة أكبر.
مزايا أخرى
من بين مزايا نظام إدارة المستندات:
- إجراءات موحّدة ومركزية للتعامل مع المستندات
- خفض زمن البحث لزيادة الإنتاجية
- توفير عناء التواصل مع أعضاء الفريق للعثور على الملفات
- سجلات تاريخية تدعم إدارة الملفات
- إدارة دقيقة لصلاحيات وصول المستخدمين
ما الإمكانات التي يوفرها نظام إدارة المستندات (DMS)؟
تتباين إمكانات أنظمة إدارة المستندات تبعًا لنوع المنتج أو كيفية تنفيذ مجموعة المنتجات. فيما يلي بعض الخصائص المتكررة التي توفرها أنظمة إدارة المستندات (DMS).
التخزين
يشمل الحل في العادة ميزة تخزين المستندات، مما يتيح للمستخدمين إمكانية الوصول إلى الملفات وتعديلها والبحث عنها وإدارتها في أي وقت. ينبغي أن يتوفر مخزن المستندات بشكل فوري عند الحاجة.
البيانات الوصفية
يحتوي كل مستند ضمن النظام على بيانات وصفية مرفقة به يتم تحديدها ضمن خصائصه. تحتوي البيانات الوصفية غالبًا على معلومات مثل مالك المستند والمستخدمين المصرح لهم بالتحرير أو العرض فقط، إلى جانب تاريخ الإنشاء والتعديل. يمكن أن تحتوي كذلك على حقول إضافية مثل اسم المشروع، وفترات العمل، وحالة المستند، وحقول مخصّصة أخرى. على سبيل المثال، يمكن أن تُخزن صورة تحتوي على نص كامل المستند ضمن بياناتها الوصفية. يتم الاعتماد على البيانات الوصفية في عمليات البحث والفرز.
إدارة الإصدارات
تعمل خاصية إدارة الإصدارات على حفظ نسخ من المستندات مع كل تعديل، مما يتيح الرجوع إلى الإصدارات السابقة عند الحاجة. تضمن هذه الميزة حماية المعلومات الحساسة من الحذف، مع إتاحة استرجاع النسخ أو الأجزاء السابقة من المستند.
التعاون
من بين أهداف نظام إدارة المستندات (DMS) توفير بيئة عملية تمكّن عدة مستخدمين من إنشاء المستندات وتحريرها وإدارتها والبحث عنها بشكل متزامن. تختلف آلية التعاون من نظام لآخر وفقًا لإعداداته. هناك أنظمة تسمح لأكثر من مستخدم بالعمل على تعديل نفس المستند بشكل متزامن.
العمليات المؤتمتة
تتضمن بعض أنظمة إدارة المستندات (DMSs) مسارات عمل مدمجة، مثل إجراءات الموافقة وعمليات الأرشفة الآلية. تتيح بعض الأنظمة لمسؤولي النظام أو المستخدمين المصرح لهم إنشاء عمليات آلية جديدة عند الحاجة. يساهم دمج إدارة سير العمل ضمن نظام إدارة المستندات (DMS) في توفير وقت المستخدمين وتقليل استهلاك موارد الشركات.
الأمان
يحتاج نظام إدارة المستندات إلى إعدادات أمان تشمل التخزين الآمن، وإدارة الهوية والوصول (IAM)، وسياسات حذف المستندات، بالإضافة إلى أذونات موسعة لإنشاء مسارات العمل وإدارتها.
وظيفة البحث في نظام إدارة المستندات (DMS)
يشمل البحث الأساسي البحث بالنصوص البسيطة مع إمكانية التصفية، إلا أن أنظمة إدارة المستندات غالبًا ما توفر خصائص أكثر تطورًا. ينبغي أن تتمتع إمكانات البحث في نظام إدارة المستندات (DMS) بالمرونة والكفاءة الكافية لتلبية احتياجات المؤسسات. قد يتضمن البحث خيارات مثل المطابقات الجزئية، وتصفية النتائج بناءً على نطاق البيانات الوصفية، وفرض قيود حسب المستخدم.
تعتمد أنظمة البحث الحديثة على الذكاء الاصطناعي للسماح للمستخدمين بطرح استفساراتهم باستخدام اللغة الطبيعية. يستطيع الذكاء الاصطناعي التفاعل بذكاء عبر توليد ملخصات للمستندات وتقديم إجابات مباشرة من نصوصها، إضافةً إلى توفير مراجع للمستندات ذات الصلة.
ما العوامل الأساسية التي ينبغي مراعاتها عند اختيار نظام إدارة المستندات (DMS)؟
تختلف متطلبات كل مؤسسة فيما يتعلق بنظام إدارة المستندات (DMS) الخاص بها. هذه هي أبرز العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام لإدارة المستندات.
الأمان والامتثال
ينبغي أن يتوافق نظام إدارة المستندات (DMS) مع سياسات الأمان والامتثال المعمول بها في الشركة. على سبيل المثال، ينبغي أن يوفّر النظام ميزات مثل إدارة الهوية والوصول (IAM)، والتخزين الآمن داخل المنطقة، والتشفير، وإخفاء البيانات الشخصية (PII)، بالإضافة إلى حفظ الإصدارات التاريخية وفقًا لمتطلبات القطاع.
البحث المتقدم
العامل الأساسي الذي ينبغي أن يركز عليه البحث هو قابلية الاستخدام. على سبيل المثال، إذا اقتصر البحث على عرض المطابقات الحرفية لعبارة ضمن اسم الملف، فإن ذلك يقلل من مستوى قابلية الاستخدام. من الأفضل الاعتماد على وظيفة بحث مرنة تدعم البحث الكامل في النصوص، بحيث تتيح للمستخدمين الوصول السريع إلى المعلومات المطلوبة. ينبغي إدماج البحث القائم على الذكاء الاصطناعي كلما كان ذلك ممكنًا ومتوافقًا مع متطلبات الأمان والامتثال.
التخصيص
تتميز أنظمة إدارة المستندات (DMSs) التجارية الجاهزة بتراخيص الاستخدام للأعمال، لكنها غالبًا ما تكون مقيدة من حيث إمكانات التخصيص. على سبيل المثال، قد يفتقر البرنامج إلى إمكانية التكامل مع أنظمة إدارة الهوية والوصول (IAM) القائمة، أو يقتصر على سعة تخزين ثابتة، أو يوفّر قدرات محدودة لأتمتة مسارات العمل. يقدّم نظام إدارة المستندات (DMS) القابل للتخصيص حلاً مستدامًا يتطور بما يتناسب مع احتياجات المستخدمين والمؤسسة ومتطلبات الأمان.
التحكم
ينبغي أن يتمتع نظام إدارة المستندات بمرونة تتيح إضافة درجات متعددة من التحكم. ينبغي أن تراعي أذونات الوصول المبنية على المستخدمين الهيكل المؤسسي، ومبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات، وصلاحيات الوصول المعمول بها للملفات. يقوم مسؤول الأمان بتحديد الأذونات المعقدة وإدارتها. يجب تمكين تعريف وتطبيق أذونات الوصول المستندة إلى الدور، بما يشمل المسؤولين والمجموعات والعملاء والزبائن، عبر نظام إدارة البيانات (DMS).
إدارة المستندات عبر السحابة
تُمكّن أنظمة إدارة المستندات السحابية المستخدمين من العمل عن بُعد، مع الحفاظ على موثوقية الحل وتوافره. تزيل البُنى السحابية الحاجة إلى اقتناء الأجهزة وصيانتها وإدارتها. تمكّن تهيئة مستندة إلى السحابة بدلاً من نظام إدارة مستندات داخلي (DMS) من اعتماد طرق حديثة في العمل والوصول.
مقارنة DMS بـ CMS
يُقصد بنظام إدارة المحتوى (CMS) الحل الذي يتيح تنظيم المستندات والصور والوسائط والملفات لإعدادها للنشر. يتمثل الغرض الرئيسي من نظام إدارة المحتوى (CMS) في تنظيم المواد لتكون جاهزة للنشر عبر الويب. إضافةً إلى ذلك، يمكن توظيف أنظمة إدارة المحتوى (CMSs) في البوابات الداخلية، وقنوات نشر الوسائط المتنوعة، وكذلك في إعداد الوثائق التقنية. يمكّن نظام إدارة المحتوى غير المرتبط بالواجهة (Headless CMS) من النشر على أي واجهة أو بيئة مستخدم.
على غرار أنظمة إدارة المستندات، تعمل أنظمة إدارة المحتوى (CMSs) بطريقة مشابهة، لكن تركيزها الأساسي ينصب على نشر المحتوى بدلًا من الاستخدام الداخلي. يمكن للمؤسسات التي ترغب في إضافة جانب للنشر ضمن أنظمة إدارة المستندات أن تعتمد نظام إدارة المحتوى (CMS) أو تضيف لاحقًا طبقة واجهة مستخدم إلى نظام إدارة المستندات (DMS) من خلال واجهات API عند الحاجة.
كيف تستطيع AWS المساهمة في إدارة أنظمة إدارة المستندات (DMS)؟
تمكّن AWS المؤسسات من إنشاء أنظمة إدارة مستندات سحابية وإدارتها وتخزينها باستخدام حزمة متنوعة من الخدمات والأدوات والدعم المرن.
تقدم قواعد بيانات AWS السحابية وخدمات التخزين السحابي من AWS قدرات متقدمة من حيث التوسع، وتوافر البيانات، والأداء، مما يضمن تخزينًا آمنًا للبيانات والملفات. تتوفر لك مزايا مدمجة مثل إدارة الإصدارات، والتخزين الإقليمي، وخيارات التشفير، وغيرها.
تمكّن Amazon Kendra المطورين من إضافة ميزة البحث إلى نظام إدارة المستندات (DMS)، بحيث يتمكن المستخدمون من العثور على المعلومات داخل مختلف المستندات عبر المؤسسة.
تتيح إدارة الهوية والوصول من AWS إدارة وصول المستخدمين وأذوناتهم عبر ملفات نظام إدارة المستندات (DMS) والهيكل المؤسسي على AWS.
تمكّنك AWS DataSync من نقل بيانات المستندات من مراكز البيانات المحلية إلى AWS بأمان وسهولة، مع ضمان سلامة البيانات والحفاظ على الأذونات وحقوق الوصول.
بادر اليوم بإنشاء حساب مجاني لتبدأ في بناء نظام إدارة المستندات الخاص بك على AWS.