什么是 DMS？
文件管理系统（DMS）是电子文档存储库，其功能可简化跨文档和文档内工作。DMS 的功能可包括存储、搜索、版本控制和工作流程。组织选择使用 DMS 来提高处理大量文档的效率、安全性和可追溯性。
为什么 DMS 很重要？
私营和公共部门的组织可以在日常运营中收集和存储成千上万的文档。文档可以在各种业务流程中累积，包括营销项目、供应商管理、财务发票和公司人力资源数据。整个企业的文档规模使文件管理成为重要的业务考虑因素。得益于技术的进步，我们不再需要处理纸质管理解决方案、简单的数字文件夹结构和文件命名惯例来整理文档。
简化文件管理
操作系统提供有限的内置文件管理，例如文件结构遍历和基本文件属性。但是，内置的文件管理解决方案可能难以让用户浏览或找到他们正在寻找的核心信息。
文件管理系统（DMS）为用户和团队在组织内存储、整理、排序和搜索电子文档提供了更简便的方式。
其他优势
文件管理系统的优势包括：
- 集中化、标准化的文档处理流程
- 减少了为提高生产力而花费的时间
- 无需向团队成员发送消息来查找文件
- 文件管理中的历史证据
- 精细控制用户访问管理
DMS 有哪些功能？
文件管理系统的功能可能会有所不同，具体取决于产品或产品堆栈的实施。我们在下面介绍了一些常见的 DMS 功能。
存储
该解决方案通常包括文档存储，因此用户可以随时访问、编辑、搜索和管理文件。文档存储应按需提供。
元数据
系统中的每个文档都将在其属性中定义相关的元数据。这些元数据通常包括文档所有者、编辑者和只读用户，以及文档的创建和修改日期。其中还可能包括其他字段，例如项目名称、工作日期、状态和其他自定义字段。例如，包含文本的图像可能将文档的全文存储在其元数据中。元数据用于搜索和筛选目的。
版本控制
版本控制会在文档更改时保留其副本，因此始终有以前的历史版本可供参考。该功能可确保关键信息不会被删除，并且可以恢复旧副本或文档部分。
协作
DMS 的目标之一是所拥有的功能系统让多个用户可以同时创建、修改、管理和搜索文档。每个系统处理协作的方式因其配置而异。有些系统允许多个用户同时修改同一个文档。
自动化流程
有些 DMS 的核心中内置了批准流程和自动存档流程等工作流程。有些则允许系统管理员或经批准的用户在需求出现时创建这些自动化流程。通过将工作流程管理纳入 DMS，用户可以节省时间，企业能够节省资源。
安全性
文件管理系统需要安全存储的安全配置、身份和访问管理（IAM）、文档删除策略以及工作流程创建和管理的高级权限。
DMS 搜索
基本搜索包括采用筛选功能的纯文本搜索，但系统通常包含更复杂的功能。DMS 的搜索功能必须足够强大，才能满足组织要求。搜索可包含近似匹配、元数据范围筛选和基于用户的限制。
现代搜索集成了人工智能，允许用户输入自然语言查询。例如，通过生成文档摘要和文档文本中的直接答案以及对相关文档的引用，人工智能可以做出智能回应。
选择 DMS 时的关键考虑因素有哪些？
每个组织对其文件管理系统都有不同的需求。以下是选择文件管理解决方案时的关键考虑因素。
安全性与合规性
DMS 应在现有的公司安全性与合规性政策范围内工作。例如，该系统应支持身份和访问管理（IAM）、区域内安全存储、加密、个人身份信息（PII）掩蔽和历史版本控制，以满足行业要求。
高级搜索
搜索必须解决的主要考虑因素是可用性。例如，仅返回文件名中某个短语的精确匹配项的搜索在可用性方面会受到限制。应改为寻找灵活的全文搜索功能，让用户能够快速找到所需内容。根据安全性与合规性义务，应在允许的情况下尽可能集成基于人工智能的搜索。
自定义
具有商业软件许可证的商用现成 DMS 的可自定义性会受到限制。例如，该软件可能不支持与当前的 IAM 解决方案集成，可能具有固定存储空间，或者在软件内自动化工作流程的能力可能有限。可自定义的 DMS 提供了可维护的解决方案，该解决方案可根据用户、组织和安全要求进行扩展。
控制
文件管理系统必须能够添加不同程度的控制。基于用户的访问权限必须符合组织结构、最低权限原则和现有文件访问权限的要求。复杂的权限由安全管理员定义。管理员、群组和基于角色的访问权限（包括客户和客户端）必须在整个 DMS 中可定义且可强制执行。
基于云的文件管理
基于云的文件管理系统允许用户进行远程工作，同时确保解决方案的可靠性和可用性。基于云的架构无需购买、维护和管理硬件。选择基于云的配置而不是本地 DMS，可以实现现代的工作和访问方式。
DMS 对比于CMS
内容管理系统（CMS）定义为整理文档、图像、媒体和文件以供发布的解决方案。CMS 的主要目的是整理内容以便在网络上发布。但是，CMS 也可用于内部门户、其他媒体出版渠道和技术文档。无外设 CMS 支持发布到任何前端或用户界面。
CMS 与文件管理系统类似；但是，其主要目标是内容发布，而非内部使用。如果需要，在文件管理中寻求发布组件的组织可以选择 CMS，或者将来通过 API 连接将用户界面层添加到其 DMS。
AWS 如何支持 DMS 管理？
AWS 通过一系列可自定义的服务、工具和支持，帮助组织创建、存储和管理基于云的文件管理系统。
AWS 云数据库和 AWS 云存储服务提供业界领先的可扩展性、数据可用性和性能，可安全地存储数据和文件。您将获得内置版本控制、区域存储、加密等功能。
Amazon Kendra 让开发人员能够将搜索功能集成到 DMS 中，从而支持最终用户发现存储在组织内所有类型文档中的信息。
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