Wie ein Finanzleiter die Vertragsverwaltung mit der Cloud rationalisierte
Artikel | Lesedauer: 3 min.
Die Rolle des CFO verändert sich. Heutzutage umfasst sie üblicherweise die Suche nach neuen Wertquellen, die Abwehr digitaler Disruptoren und das Vorantreiben unternehmensweiter Transformationen. Doch bevor sie eine großangelegte Transformation leiten können, müssen CFOs ihre eigenen Abläufe modernisieren und ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben befreien.
Im Jahr 2020 verbrachte das globale Finanzteam von AWS mehr als 150 Stunden im Monat damit, nicht standardmäßige Kundenverträge manuell zu bearbeiten, um die Umsatzrealisierung zu ratifizieren. Es war eine mühsame Arbeit, und da die Einnahmen von AWS um 40 % pro Jahr wuchsen, nahm die Anzahl der zu prüfenden Verträge rapide zu. Das Finanzteam hatte Probleme, Schritt zu halten, und es wurde klar, dass es einen besseren Weg geben musste, die Arbeit zu verwalten, als das Team um weitere Mitarbeiter zu erweitern.
Die Antwort war ein intelligentes Tool zur Dokumentenverarbeitung.
Die Herausforderung: Manuelle Dokumentenverarbeitung
Es ist üblich, dass Finanzabteilungen, selbst bei Fortune-500-Unternehmen, 90 % ihrer Arbeit in Microsoft Excel erledigen und Teams von Mitarbeitern große Mengen an Papierkram manuell bearbeiten müssen. Bei AWS laden hochqualifizierte Analysten jeden Vertrag in ein System zum Scannen und Extrahieren der wichtigsten Vertragsbedingungen und laden sie in Excel-Arbeitsblätter.
Mike Pokorny, Director of AWS Accounting, brauchte eine Möglichkeit, mit der steigenden Workload Schritt zu halten und Analysten für wichtigere Arbeiten freizusetzen. Er bat das AWS-ProServe-Team um Hilfe.
Die Lösung: Automatische intelligente Dokumentenverarbeitung
In drei Wochen entwarf und baute das Team eine Lösung, die sie Intelligente Dokumentenverarbeitung für CFOs nannten (Intelligent Document Processing for the CFO, IDP-CFO). Das Tool wandelt gedruckte Verträge automatisch in digitale Form um, extrahiert wichtige Vertragsbedingungen und organisiert sie in einer Datenbank.
Diese Lösung zur intelligenten Dokumentenverarbeitung reduzierte die Zeit, die Analysten mit der Überprüfung von Verträgen verbrachten, um 80 % und brachte mehrere weitere Verbesserungen:
- Reduzierte die Anzahl der Personenstunden von 150 Stunden auf 30 Stunden pro Monat
- Reduzierte die Anzahl der beteiligten Analysten von fünf auf einen
- Reduzierte die durchschnittliche Bearbeitungszeit für einen Vertrag um 80 % auf weniger als eine Minute
- Reduzierte die Anzahl der Verträge, die manuell überprüft werden müssen, um 85 %
Wir sparen jeden Monat Hunderte von Stunden an Personal, Zeit und Mühe, die wir auf andere Bereiche unserer Buchhaltungsfunktion aufwenden können, um das schnellere Wachstum von AWS zu unterstützen.“
Noch wichtiger ist, dass das Tool Analysten von routinemäßiger, manueller Arbeit befreite, damit sie mehr Zeit für wichtige Finanzanalysen und die Unterstützung des Wachstums von AWS aufwenden konnten. Darüber hinaus arbeiten die Analysten gerne mit modernster Technologie. Da das Tool alle relevanten Vertragsdaten erfasst, können sie daraus Erkenntnisse über die Verträge ableiten, z. B. welche Bedingungen am wahrscheinlichsten zu verpassten Chancen für erhöhten Umsatz führen.
Wir konnten Mitarbeiter Dinge machen lassen, die ihnen viel mehr Spaß machen, und das hilft unserem Geschäft.“
Dank zweier einzigartiger Funktionen, die in anderen Tools nicht verfügbar sind, kann der IDP-CFO jede Aufgabe der Dokumentenanalyse übernehmen:
Flexibilität: Die AWS-Lösung verwendet die natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um die Vertragsbedingungen und ihre Werte zu identifizieren, wo immer sie in einem Vertrag geschrieben sind. Häufig finden Konkurrenzprodukte die relevanten Vertragsbedingungen nur in einer bestimmten Anordnung, beispielsweise in einer Tabelle.
Machine Learning: Die ML-Komponente ermöglicht es dem Tool, die Identifizierung von Begriffen in verschiedenen Dokumenten kontinuierlich zu verbessern. Wenn ein Dokument manuell überprüft wird, lernt die Technologie aus dem, was der Mensch getan hat, um die Probleme der Ausnahme zu beheben und wendet dies automatisch an, um fortzufahren. Dadurch wird sichergestellt, dass Finanzleiter keine Experten für komplexe Technologien werden müssen, um das Tool zu verwenden.
Das IDP-CFO-Tool kann verwendet werden, um viele Buchhaltungsprozesse wie Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung, Kontenabstimmung und Onboarding von Anbietern und Mitarbeitern zu automatisieren. Beispielsweise verwendete Broadridge Financial Solutions, ein Fintech-Unternehmen, das börsennotierten Unternehmen Finanzdokumente und Lösungen für die Kommunikation mit Aktionären bereitstellt, es, um einen manuellen Prozess zur Analyse von Vollmachtsformularen zu automatisieren. IDP-CFO extrahiert Environmental Social Governance (ESG) und andere Daten, damit das Unternehmen Herausforderungen bei bevorstehenden Aktionärsversammlungen vorhersagen kann. Zuvor hatte Broadridge ein Team von 160 Mitarbeitern, die mehr als 50 000 Stunden im Jahr damit verbrachten, Daten manuell zu sammeln. Mit dem IDP-CFO-Tool kann das Unternehmen jetzt Erkenntnisse aus mehr als 5 Millionen Proxy-Voting-Datenpunkten gewinnen, die mehr als 10 Jahre zurückreichen, mit einer erheblichen Reduzierung der Arbeitsstunden.
Einer der ersten Schritte bei der Finanztransformation besteht darin, die Dokumentation zu digitalisieren und so weit wie möglich zu automatisieren. IDP-CFO ermöglicht es Finanzabteilungen, den ersten Schritt in Richtung digitales Zeitalter zu tun, ohne ein eigenes Tool zu entwickeln oder ein anderes anzupassen, das nicht so effektiv ist.
Wir haben etwas sehr Manuelles und sich Wiederholendes genommen und es auf eine Weise automatisiert, die unsere Arbeit drastisch vereinfacht hat.“
Bitte wenden Sie sich an Ihren AWS Account Manager, wenn Sie mehr erfahren möchten.
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Über den Autor
Lou Perugini, AWS Worldwide Lead, CFO and Finance Transformation
Lou Perugini ist der weltweite go-to-market-Anführer für Finanztransformation und die CFO-Persönlichkeit bei Amazon Web Services. Er ist darauf spezialisiert, CFOs dabei zu helfen, den transformativen Charakter der AWS-Cloud zu verstehen und zu verstehen, wie die Cloud als Schwungrad für die Bereitstellung von Geschäftsagilität und den Umgang mit Hochfrequenzänderungen verwendet werden kann. Er hilft CFOs auch dabei, den Wert von Transformationen zu messen und sich auf die finanziellen Auswirkungen von Transformationsprojekten vorzubereiten.
Vor seinem Eintritt bei AWS war Lou CFO eines großen IT-Dienstleistungsunternehmens und verfügt über einen umfassenden Hintergrund in der IT-Dienstleistungs- und Outsourcing-Branche. Lou ist ein CPA (nicht praktizierender), der über eine breite Erfahrung in den Bereichen Buchhaltung, FP & A, Rechenzentrumsbetrieb und Geschäftsbetrieb verfügt.